FINA Features

DETAIL FEATURES:

Multi-Organization
Kepemilikan data dan informasi spesifik organisasi tetap terjaga, sementara sharable information dan consolidated information dengan mudah diakses lintas organisasi.
Multi-Approval Hierarchy
Approval hierarchy dapat didefinisikan dan dilekatkan pada entitas-entitas bisnis dan transaksi misalnya organisasi atau dokumen-dokumen sehingga tercipta workflow yang fleksibel di lingkungan yang multi-organisasi.
Multi-Currency
Transaksi dan harga bisa dinyatakan dengan mata uang apapun. Nilai tukar dikelola secara historis
Single View of Partner
Desain ini memungkinkan agregasi yang menyeluruh dan konsisten tentang setiap pihak yang terlibat di Fina (customer, supplier, dll).
Run on Any Device
Fina diakses menggunakan web browser (HTML5, CSS3, ES5 compatible). Penerapan responsive web design pada user-interface mengoptimalkan akses dari semua perangkat.
API-Driven Architecture
API (Application Programming Interface) adalah central-hub ke seluruh proses dan data di Fina. Penerapan 100% API-driven architecture ini meningkatkan scalability sistem sekaligus memungkinkan integrasi dan interoperability dengan sistem-sistem lain.
Fine-Grained Access Control
Access Control mengatur hak akses user ke proses dan data di FINA secara detail (fine-grained). Penerapannya memperhatikan:
  • Hak akses user pada proses
  • Hak akses user pada data atau dokumen
  • Workstate data (status data dalam alir kerja)

FINA System

FINA adalah sistem keuangan untuk mencatat aktivitas-aktivitas keuangan dan aliran dana (sisi operation) dalam lingkungan KG Media.

Fungsi-fungsi Fina terbagi menjadi beberapa modul (sub-system), seperti: Bank Module, Cash Module, A/R sub-system, A/P sub-system, Accounting sub-system, dll.

Mencakup aktivitas-aktivitas di 2 alir besar operasional keuangan yaitu:

  1. Alir Penerimaan Dana (Receipt Workflow)
  2. Alir Pengeluaran Dana (Payment Workflow)

Agar dapat diintegrasikan dengan sistem-sistem yang digunakan oleh organisasi-organisasi dalam lingkungan KG Media, Fina menerapkan beberapa konsep:

Latar Belakang Pengembangan

Multi-Systems di KG (Media)
Sudah sejak lama KG (kelompok Media khususnya) berusaha mewujudkan sistem bisnis yang terintegrasi.
  • Penerapan Microsoft Connected Services Framework (2005), dengan pendekatan modular architecture. Berhenti di tataran konsep.
  • Penerapan SAP Media (2008), dengan pendekatan monolitik, sudah terimplementasi namun belum menggantikan seluruh fungsi sistem yang berjalan.
  • Inisiatif bersama PricewaterhouseCoopers (2016)
Usaha-usaha tersebut belum mencapai hasil yang diharapkan. Untuk memenuhi kebutuhannya, masing-masing unit tetap melakukan pengembangan-pengembangan, yang hasil akhirnya tidak terintegrasi satu sama lain.
  • Sangat sulit ditemui sistem yang bisa menjawab kebutuhan semua unit
  • Di beberapa bisnis proses, sistem-sistem hasil pengembangan internal sudah lebih unggul
SPSK, FastKom, AMS, GMMS, adalah contoh "multi-system" (polylitic) di KGMedia.
Single Financial Controlling System
Di tingkat unit usaha (legal entity), pengawasan keuangan dikelola oleh departemen keuangan masing-masing. Di tingkat kelompok usaha (KG, khususnya KGMedia) ada lembaga-lembaga pengawas (keuangan). Salah satu peran lembaga yang sering di sebut "Corporate" tersebut adalah mengembangkan dan mengimplementasikan sistem keuangan. Apapun sistem transaksi yang dikembangkan oleh unit usaha akan mem-posting data masuk ke sistem keuangan yang dikembangkan oleh "Corporate" tersebut.
Sering timbul masalah pertukaran data antar sistem karena pengembangan sistem-sistem tersebut tidak direncanakan dan dikembangkan dalam satu payung. Juga karena perbedaan prioritas pekerjaan pengembangan sistem unit dengan corporate.
Masalah Kontrol Saldo Customer
Salah satu masalah pertukaran data yang sudah lama terjadi adalah pertukaran informasi "Status Pembayaran" dari sistem Finance Corporate ke sistem-sistem penjualan (Gate✝, SPIK✝, SPSK, FastKom, AMS).
Masalah makin memburuk sejak kasir menggunakan SAP pada bulan Mei 2018. Di FastKom, informasi status pembayaran terlambat hingga 5 bulan (status Desember 2018). Beberapa kali rapat melibatkan Keuangan Corporate (Kasir, Penagihan, FSD), TI Kompas, dan CITIS, namun belum mencapai solusi seperti yang diharapkan.
Masalah tersebut juga sudah meningkat menjadi masalah kontrol saldo agen di SKG (SPSK) sehingga mendorong Bp.Titus (GM Marketing Produk Kompas) mengundang pihak-pihak terkait pada tanggal 21 Juli 2020 untuk mencari jalan keluarnya.
FINA = Keputusan Bersama
Rapat tanggal 21 Agustus 2020 memutuskan Usulan ke-2, dari 2 usulan solusi yang diajukan, untuk segera dikembangkan menjadi solusi masalah kemacetan informasi pembayaran customer. Rapat dihadiri oleh perwakilan-perwakilan dari Marketing Product Kompas, Accounting Kompas, SKG, FSD, CITIS, dan TI Kompas (GoMed).
Sistem yang baru akan digunakan oleh Kasir, para admin Bank dan diharapkan dapat dimanfaatkan oleh SPSK, FastKom, AMS, dan sistem-sistem lainnya. Diputuskan juga SKG (SPSK) akan menjadi yang pertama memanfaatkan versi pertama sistem yang baru (v1.0).

History Pengembangan

Fina v1.0
Rujukan spesifikasi Fina v1.0 adalah Usulan ke-2 yang disepakati dalam rapat tanggal 21 Agustus 2020. Karena anggota tim masih terikat ke proyek lain, pengembangan baru dimulai tanggal 10 Desember 2020 (project kick-off), selesai tanggal 18 Februari 2021 (total 43 hari kerja, terlambat 6 hari dari rencana semula 37 hari kerja).
Fina v1.0 berfokus pada penerimaan pembayaran agen SPSK baik melalui bank maupun langsung ke kasir. Sasaran utamanya adalah mempercepat arus informasi pembayaran.
  • Penerimaan Kas: multiple-allocation, multiple payment-methods
  • Pengelolaan Rekening Bank: import (manual/ import MT940)
  • Alokasi penerimaan Bank: multiple-allocation
  • Receipt List (=A/R Receipt wanna be)
  • Integrasi dengan SPSK melalui download - upload file DBF
Rencana implementasi di 2 Sirda Jakarta (Gajahmada & Fatmawati) tanggal 12 April 2021, sosialisasi sudah dilakukan tanggal 19 Maret 2021.
Fina v1.1
Pengembangan Fina v1.1 dimulai tanggal 5 April 2021 berdasarkan masukan-masukan saat sosialisasi. Penambahan fitur (minor) pada versi ini:
  • Refund1 dan koreksi (void)
  • Import Bank Statement via Paste Area
  • Pengiriman informasi pembayaran ke SPSK melalui jalur posting langsung, fitur download-upload file DBF dimatikan
  • Sinkronisasi daftar agen SPSK
  • Bukti Kas Penerimaan (Receipt Voucher)
  • COA, COA Addressing (hanya untuk proses bukti kas)
Rencana implementasi di 2 Sirda Jakarta (Gajahmada & Fatmawati) tanggal 12 April 2021 tidak terlaksana (tanpa kabar, tidak ada data masuk ke server production yang sudah dipersiapkan).
1 Transaksi Refund belum bisa dipenuhi, menunggu keseluruhan A/R sub-system selesai dikembangkan.
Fina v2.0
Tanggal 30 Maret 2021, tim menyusun dan menyepakati Roadmap Pengembangan Business System KG Media untuk menjawab kebutuhan fungsi sistem-sistem bisnis di KG Media (selain SPSK). Roadmap tersebut sudah masuk dalam agenda proyek pengembangan KG Media, sesuai keputusan Rapat Alignment (KG Media: IT, Finance, SMO) tanggal 25 Juni 2021.
Fina v2.0 mulai dikembangkan tanggal tanggal 1 Juni 2021, mencakup keseluruhan arus dana masuk:
  • Cash Balance (top-up, withdrawal, transfer, bank clearing)
  • Deposit (Customer/ Employee/ Organization/ Supplier)
  • Ovarhaul layar kasir untuk mengakomodir deposit dan informasi-informasi balance
  • A/R Invoicer (Generic)
  • A/R (Invoice, Receipt, Memo, Balance, Mutation, Allocation)
  • Taxation (PPN K, PPH WABA, Withholding)
  • Collection
  • Pre-Payment (BS)
  • COA (GL Accounts, Addressing)
Fina v3.0
Setelah mengalami beberapa kegiatan sela (Tribun, Reorganisasi KGX, Iklan), kegiatan pengembangan dilanjutkan untuk mewujudkan v3.0 yang mencakup keseluruhan proses keuangan dan akunting (operastional):
  • A/P Invoicer (Generic)
  • A/P (Invoice , Payment, Memo, Balance,...)
  • Payment Requisition (PD, Pesanan Dana)
  • Update (revisit) Pre-Payment (BS)
  • Bank Transfer List
Disepakati tanggal 18 Oktober 2021, Fina v3.0 mencakup sampai ke General Ledger, diharapkan KG Media sudah dapat melepaskan ketergantungan pada sistem SAP sepenuhnya pada awal 2023. Cakupan fungsi ditambah:
  • General Ledger (G/L)
  • Accounting Period Management

History Implementasi

KGX - 18 Agustus 2021
Fina v2.0 mulai digunakan oleh kasir dan FO KGX tanggal 18 Agustus 2021. Hanya sebagian fungsi-fungsi yang diimplementasikan:
  • Penerimaan Kas: multiple-allocation, multiple payment-methods
  • Pengelolaan Rekening Bank: import (Manual/ Paste Area/ MT940)
  • Alokasi penerimaan Bank: multiple-allocation
  • Pengelolaan Receipt Giro/ Cheque: registration, disbursement, clearing
  • Pengelolaan saldo kasir: Top-Up, Withdrawal, Transfer
  • Receipt List (A/R Receipt Register wanna be)
  • Report-report operasional, combined-report SPSK-FINA (outstanding payment, etc)
  • FINA - SPSK integration (API-sync, two-ways): Payment Post, Payment Verify, Payment ReSend, Customer Sync, Combined Reports.
  • Oct 11, 2021 update: FINA - SAP integration (.tsv download-upload, one-way)
Kompas (Iklan) - 4 Mei 2023
Fina v3.0 digunakan oleh iklan mulai 4 Mei 2023. Hanya sebagian fungsi-fungsi yang diimplementasikan:
  • Penerimaan Kas: multiple-allocation, multiple payment-methods
  • Pengelolaan Rekening Bank: import (Manual/ Paste Area/ MT940)
  • Alokasi penerimaan Bank: multiple-allocation
  • Pengelolaan Receipt Giro/ Cheque: registration, disbursement, clearing
  • Pengelolaan saldo kasir: Top-Up, Withdrawal, Transfer
  • Receipt List (A/R Receipt Register wanna be)
  • Report-report operasional, combined-report FastKom-FINA (outstanding payment, etc)
  • Pengelolaan deposit (titipan)
Kompas (Iklan) - 31 Mei 2023
Setelah dievaluasi, Fina sejak 31 Mei 2023 mulai menerima aliran Invoice dari FastKom.
  • Integrasi Invoice A/R FastKom dan FINA
  • Data mengalir ke A/R sampai ke G/L, bersifat non operasional sampai Kompas benar-benar meninggalkan SAP.

Fina Project

Initial project timeline seperti tertulis di dokumen Desain Usulan 2, mencakup 37 hari kerja.

Project Team

Yustinus Edi SusiloAccounting KompasProject Manager
Juanda Eka SetiawanKompas Product Sales ManagerRepresentative
HussintoAccounting KompasBusiness Analyst, Financial Analyst
Adiyan Randal SingarimbunSirkulasi Kompas GramediaBusiness Analyst - Marketing
EriyantoSirkulasi Kompas GramediaBusiness Analyst - Marketing
EliadaSirkulasi Kompas GramediaBusiness Analyst - Back Office
Yettie KrisnhaCorp. FSDFinancial Analyst, implementor
Prima DyahCorp. FSDFinancial Analyst, implementor
Darma DatuCorp. FSDFinancial Analyst, implementor
RudyantoTI Kompas/ GoMedProject liaison, implementor
Heru MargowiyonoTI Kompas/ GoMedSystem Analyst, programmer
Daniel KurniawanTI Kompas/ GoMedSystem Analyst, programmer
Mukhlis WicaksonoTI Kompas/ GoMedProgrammer
Immanuel SaragihTI Kompas/ GoMedProgrammer
RohimamTI Kompas/ GoMedProgrammer
Wiwik DyahTI Kompas/ GoMedSQA, implementor
Setyo SabdonoTI Kompas/ GoMedSPSK matter-expert

Project Log

21 Juli 2020
Online Meeting (Marketing/SKG/ Accounting/ FSD/ CITIS/ IT).
  • Agenda: Persoalan kontrol saldo agen SKG menggunakan sistem SPSK
  • Disampaikan: masalah kelambatan status pembayaran adalah masalah global di KG apalagi sejak Mei 2018 ketika kasir berpindah ke sistem SAP
  • Disampaikan: Sudah disepakati berulangkali agar CITIS membuka akses API di SAP namun belum terealisasi.
  • Disepakati: Menjajaki 2 alternatif solusi: 1. Membuka API di SAP (CITIS), 2. Mengembangkan sendiri sistem penerimaan pembayaran (TI Kompas)
  • Disepakati: CITIS dan TI Kompas masing2 akan men-submit usulan dan timeline nya ke Sdr. Agus Ramdhani (GM IT Enterprise Solution GoMed)
5 Agustus 2020
Rapat Penyusunan Usulan 2 (FSD/ IT)
  • Agenda: Menyusun spesifikasi Usulan 2 (mengembangkan sendiri)
  • Ditemukan: Proses manual identifikasi pembayar (agen) memakan waktu, berpotensi menjadi penghambat utama kelancaran informasi pembayaran.
  • Ditemukan: SPSK ternyata sudah ada penerimaan pembayaran sederhana (spt kasir)
7 Agustus 2020
Desain Usulan 2 (TI Kompas) di submit ke Bp. Agus Ramdhani
21 Agustus 2020
Online Meeting (Marketing Kompas/ SKG/ Accounting/ FSD/ CITIS/ IT).
  • Agenda: Memutuskan akternatif solusi penerimaan pembayaran (SPSK)
  • Disepakati: Usulan-2 (mengembangkan sendiri) dipilih
  • Disepakati: Pengembangan akan dimulai setelah tim TI dan FSD selesai melakukan pengembangan dan implementasi GMMS di Harian Kompas (rencana: 1 November 2020)
    Note: Implementasi GMMS di harian Kompas baru dimulai 1 Desember 2020 (mundur 1 bulan) sehingga menunda kickoff proyek ini.
10,11,14 Des 2020
Rapat Penyusunan Spesifikasi Sistem (SKG/ Accounting/ FSD/ IT)
  • Project Kickoff
  • Penetapan tim proyek
  • Disampaikan: Gambaran umum sistem2 keuangan, kendala, dan ekspektasi
  • Disampaikan: Kendala-kendala dan ekspektasi-ekspektasi operasional di SKG
  • Disampaikan: Skenario dan alternatif integrasi SPSK dengan sistem yang akan dikembangkan
  • Disepakati: SPSK tidak ada perubahan, integrasi dengan sistem penerimaan pembayaran yang baru melalui jalur import yang sudah tersedia di SPSK.
  • Dikirimkan: Screnshot layar2 Bank Handling (Yettie via WA)
  • Outstanding: Screenshot layar2 Kasir akan menyusul karena FSD belum bisa simulasi.
21 Desember 2020
Briefing ke tim teknis, Basic Accounting, Design Overview, Project Overview. Fina for Developer
24,28,29,30,31 Des 2021
Libur Natal, Tahun Baru beberapa anggota tim cuti secara bergantian. Proyek kembali aktif: 4 Januari 2020.
13 Januari 2021
WFH@Yettie
  • Disampaikan: modul-modul pengelolaan master data yang sudah selesai (demo)
  • Disampaikan: mockup layar Bank Statement (masih tanpa valas)
  • Disampaikan: untuk bank-bank tertentu, sandi BI mengacu ke kantor pusatnya.
  • Disepakati: perlunya penambahan entitas Sales Org karena invoice diinput manual (AR belum ada tahap ini). Jalur [Customer-->Applikasi] belum cukup untuk merujuk entitas organisasi yang menerbitkan invoice.
  • Outstanding: Screenshot layar kasir, Daftar Transaksi Bank dan Kasir, Daftar House Bank Kompas (sample saja)
15 Januari 2021
WFH@Yettie
  • Disampaikan: Update mockup layar Bank Import dan Bank Statement
  • Disampaikan: Rekening setoran kasir hanya 2, milik Kompas atau Gramedia. Bukan disetorkan langsung ke Sales Org yang bertransaksi.
  • Disepakati: Penambahan "Required Bank Issuer" di master Payment Type
  • Disepakati: Penambahan "Swift Code" dan "IBAN Code" di master Bank
  • Disepakati: Bank Account tidak harus merujuk ke Master Bank untuk antisipasi data Bank Account yang dipost dari sistem pengumpan. Bank Account yang di "manage" tetap harus merujuk ke Master Bank
  • Outstanding: Screenshot layar kasir CMS
  • Outstanding: Daftar kode transaksi yang akan digunakan di Bank dan Cash Counter, termasuk mapping-nya
  • Outstanding: Daftar House Bank Kompas
27 Januari 2021
WFH@Yettie
  • Disampaikan: Draft skenario valas karena perbedaan mata uang antara: Invoice, Bank Account, Sales Org, Organisasi pemilik rekening (Kompas/ Gramedia)
  • Disampaikan: Layar Kasir CMS (ditunjukkan)
  • Disepakati: Mockup layar Bank Import dan Bank Statement (perubahan bisa terjadi karena skenario valas)
  • Outstanding: Skenario Forex transaksi penerimaan pembayaran di Bank
  • Outstanding: Skenario Forex transaksi penerimaan pembayaran di Cash Counter/ Kasir
  • Outstanding: Daftar kode transaksi yang akan digunakan di Bank dan Cash Counter, termasuk mapping-nya
  • Outstanding: Kesepakatan mockup layar Cash Receipt (kasir)
1 Februari 2021
WFH@Yettie
  • Disepakati: Tanggal transaksi Kasir faktual sesuai tanggal sistem, namun tanggal posting boleh diubah dengan approval atasan di Cash Counter
  • Disepakati: Posting transaksi Kasir bisa dilakukan atas seluruh transaksi hari itu atau per transaksi. Tanggal postingnya boleh diubah
  • Outstanding: Skenario Forex transaksi penerimaan pembayaran di Bank
  • Outstanding: Skenario Forex transaksi penerimaan pembayaran di Cash Counter/ Kasir
  • Outstanding: Daftar kode transaksi yang akan digunakan di Bank dan Cash Counter, termasuk mapping-nya
  • Outstanding: Kesepakatan Mockup layar Cash Receipt (kasir)
3 Februari 2021
WFH@Yettie
  • Disampaikan: Perlu dibuat menu di Cash Counter yang berbeda dengan menu Customer untuk mencatat mata uang asing yang dibeli dengan mempertahankan nilai tukar saat mata uang tersebut dibeli.
  • Disepakati: Penomoran transaksi penerimaan pembayaran di Cash Counter (Kasir) tidak perlu mencantumkan kode cash counternya (ikut cara SAP sekarang). Format: [StaticCode]-[Year]/[Sequence]. Misalnya: PR-2021-00000001. Agar format penomoran bisa diatur maka Fina akan menyediakan master penomoran seperti di GMMS.
  • Dinikmati: Bakmi Surya Gading Serpong
  • Disepakati: Skenario Forex transaksi penerimaan pembayaran di Bank (dikirimkan oleh Prima ke WAG)
  • Disepakati: Skenario Forex transaksi penerimaan pembayaran di Cash Counter/ Kasir (dikirimkan oleh Prima ke WAG)
  • Disepakati: Mockup layar Cash Receipt (kasir)
  • Disepakati: Penggunaan running-balance di Bank dan di Cash Counter
  • Outstanding: Daftar kode transaksi yang akan digunakan di Bank dan Cash Counter, termasuk mapping-nya
18 Februari 2021
Diskusi Online Tim Teknis
  • Peserta: Daniel, Heru Margowiyono, Rudyantos
  • Disampaikan: Semua modul selesai di coding (total 43 hari kerja, terlambat 6 hari dari rencana semula 37 hari kerja)
  • Disampaikan: Security belum dipasang karena menunggu input data awal dan testing fungsi (butuh 1 minggu untuk pasang dan test)
  • Disampaikan: Berdasarkan log, belum ada data awal diinput kecuali oleh tim teknis sendiri, belum ada testing kecuali internal tim teknis sendiri, belum ada evaluasi apapun sejak rapat pertama 10 Des 2020.
  • Disepakati: Jika tidak ada masukan baru, security akan di pasang, dokumentasi diupdate sesuai kondisi terakhir, dan tim mendorong agar proyek bisa dinyatakan selesai
19 Februari 2021
WFH@Yettie
  • Disampaikan: Tim teknis sudah menyelesaikan seluruh modul, jika tidak masukan maka pekerjaan teknis dapat dianggap selesa (setelah security dipasang, dokumentasi disesuaikan kondisi terakhir).
  • Disampaikan: Keputusan tentang deposit dana di cash counter --> gabungan antara cara SAP dengan CMS
  • Didemokan: Cash Transaction, Cash Counter Activity (CheckIn, CheckOut, Rest), Bank Import, Bank Statement, Cash Receipt Posting, Payment List
  • Gagal didemokan: Proses menggeser tanggal posting Cash Transaction (proses sudah tapi input tanggal posting belum ada).
  • Gagal didemokan: Input manual di Bank Import karena masalah sequence data yang diketikkan, input upload juga gagal didemokan karena tidak ada file MT940 yang sesuai
  • Disepakati: Informasi yang muncul di payment list sudah OK jika Nomor Invoice ditampilkan.
  • Disepakati: Customer yang dipilih dalam transaksi-transaksi Bank dan Cash adalah customer masing-masing aplikasi (bukan gabungan-nya) supaya statusnya dapat dikembalikan ke aplikasi sumber nya. Satu transaksi bisa melibatkan lebih dari satu customer (asal makhluknya sama).
  • Disepakati: Posting Cash Transaction akan mengubah workstate transaksi menjadi "Need Approval" jika:
    • Atasan ada, terdefinisi dalam hirarchy di cash counter
    • Transaksi tidak di-posting di tanggal yang sama dengan tanggal transaksi penerimaan
    • Tanggal posting di geser mundur (back date)
    Atasan tinggal melakukan posting ulang, sehingga workstatenya berubah menjadi "Posted". Kecuali kondisi tersebut di atas, transaksi akan langsung berubah menjadi "Posted".
  • Disepakati: Workflow Cash Receipt. Tidak perlu ada proses UNCONFIRM menjadi CONFIRM karena dilakukan oleh orang yang sama.
  • Disepakati: Tim FSD membutuhkan waktu 1 minggu untuk test fitur2 FINA
  • Disepakati: Penerimaan pembayaran sebagian nilai invoice/ pembayaran tidak penuh (tidak sengaja terakomodir di Fina karena invoice tidak ada, siap di turn-off di kemudian hari jika dikehendaki)
  • Disepakati: Transaksi (cash) yang sudah di-posting tidak bisa dianulir namun bisa dikoreksi dengan transaksi kebalikannya
  • Disepakati: Tolakan kliring bank (BG, etc) dilakukan dengan menginput amount negative.
  • Outstanding: Daftar kode transaksi yang akan digunakan di Bank dan Cash Counter, termasuk mapping-nya
  • Outstanding: Test dan konfirmasi fungsi-fungsi yang sudah jadi
24 Februari 2021
Online Meeting (undangan Kompas Product Marketing)
  • Agenda: Evaluasi progress proyek
  • Hadir: Juanda (pengundang), Sinto, Eriyanto, Daniel, Rudyanto, Heru Margowiyono
  • Disampaikan: Secara teknis sudah selesai per 18 Februari 2021, security belum dipasang agar fungsi2 bisa di test. Saat ini tim teknis terus malakukan iterasi test, peningkatan dan perbaikan bersama SQA (Wiwik).
  • Disampaikan: Tim FSD sedang melakukan evaluasi pada fitur2 FINA yang sudah ada (1 minggu, mulai Senin 22 Februari 2021)
  • Didemokan: Overview layar2 Kasir, Bank Import, Bank Statement, Payment List
  • Disepakati: Report pembayaran agen per periode waktu (customer per periode) untuk membantu pemantauan saldo agen
  • Disepakati: Pemantauan saldo akan dilakukan dari 2 sistem SPSK dan FINA karena omzet belum mengalir ke FINA
  • Disepakati: Mas Sinto akan melaporkan progress kepada Bp. Edi. Akan diadakan meeting untuk evaluasi dan persiapan langkah selanjutnya, menunggu kesiapan tim FSD dan Bp. Edi
26 Februari 2021
Diskusi Online Tim Teknis
  • Peserta: Daniel, Setyo Sabdono, Heru Margowiyono (terpisah)
  • Disampaikan: Masih menunggu kabar tentang timing posting pembayaran ke SPSK, apakah disaat bank dan kasir posting ke Payment List atau di-posting dari PaymentList.
  • Disepakati: Improvement, posting pembayaran dari Fina ke SPSK tidak melalui download-upload file DBF tapi melalui API. Mekanisme ini dinilai lebih cepat dan reliable
  • Disepakati: Improvement, posting pembayaran dari Fina ke SPSK tidak dilakukan per-batch sehingga real-time dan tidak perlu menunggu proses akhir hari di kasir atau bank
  • Disepakati: Data yang tidak valid tidak akan terposting ke SPSK (periode tutup, dll), user control dilakukan langsung dari layar FINA.
  • Disepakati: Mapping tabel dbo.PaymentTable di Fina ke dbo.TrxBayar di SPSK
  • Disepakati: Procedure dbo.PaymentPostSPSK akan difinalisasi hari Senin, 28 Februari 2021.
4 Maret 2021
Diskusi Online (Dadakan sehabis Rapat atas undangan Agus Ramdhani)
  • Peserta: Daniel, Yettie, Prima
  • Disampaikan: Masih menunggu kabar tentang timing posting pembayaran ke SPSK, apakah disaat bank dan kasir posting ke Payment List atau di-posting dari PaymentList.
  • Disampaikan: Tanggal 3 Maret 2021 di diskusi internal KG Media IT (AHA, DAN, YON, RDY) disepakati modul AR dan Invoice adalah modul yang paling besar berdampak pada integrasi sistem2 sales sehingga akan diusahakan agar prioritas pengembangan berikutnya mengarah ke modul AR tersebut.
  • Disepakati: Posting ke sistem asal (SPSK) dilakukan bersamaan dengan posting Cash dan Bank ke Payment List. Jika terjadi kesalahan (posting gagal) maka transaksi penerimaan pembayaran dicegah masuk ke Payment List. Berhenti di Cash dan Bank dengan status "Posting Gagal"
  • Disepakati: Di Payment List ada proses harian untuk membuat bukti kas. Proses itu akan dilakukan akhir hari.
  • Disepakati: Beberapa transaksi penerimaan pembayaran dapat digabungkan menjadi satu jika:
    • Cash Counter atau Bank Account nya sama
    • SalesOrg yang sama
    • Application yang sama
  • Disepakati: Nomor Referensi di Payment List harus ikut dibawa ke Bukti Kas
  • Disepakati: Pertemuan IT Media dengan FSD akan dilakukan setiap hari Selasa, dengan topik-topik terkait proyek bersama: GMMS, FINA, dll
8 Maret 2021
Diskusi Online (undangan Bp. Juanda, Marketing Produk)
  • Peserta: Pak Titus, Juanda, Terry, Edi Susilo, Sinto, Eriyanto, Yono, Daniel, Yettie, Prima
  • Disampaikan: Status proyek per 8 Maret 2021
  • Disepakati: Yang meng-upload RC Bank tetap SKG karena rekening Bank untuk SKG selama ini dipegang oleh Mas Eliada.
  • Disampaikan: Diharapkan ada kontrol dipihak penerbit terkait pembayaran
  • Disampaikan: Sedang akan disepakati ulang kerjasama-kerjasama termasuk dengan SKG, akan termasuk proses-proses dengan FINA
  • Disepakati: Akan diadakan pertemuan dengan SKG untuk mengawali implementasi FINA, dimulai dari Sirda-Sirda di Jakarta
  • Disampaikan: Diharapkan 1 April 2021, FINA sudah mulai dijalankan
  • Disepakati: Laporan progress mingguan ke Pak Edi.
  • Disepakati: Pertemuan dengan user akan diadakan Selasa, 16 Maret 2021.
  • Outstanding: Format Bukti Kas yang bisa diterima oleh SAP, format laporan ke SAP.
16 Maret 2021
Rapat Rutin FSD IT Media
  • Disepakati: Penambahan "Company Code" di struktur organisasi
19 Maret 2021
Sosialisasi Fina kepada Front Office dan Cashier SKG Jabodetabek (Offline)
  • Disepakati: Modul Cash dan Bank mudah dioperasikan oleh tim SKG untuk selanjutkan perencaan training dan GO LIVE
  • Disepakati: Jika terjadi kesalahan input alokasi payment dan sudah di-posting maka dilakukan proses KM,DM sesuai SOP (SAP)
  • Disampaikan: Pembayaran type GIRO pengakuan pembayaran mengekuti SOP saat ini
  • Disepakati: User diatur hak aksesnya hanya boleh alokasi terhadap no rekening yang di ijinkan
  • Disepakati: Batasan Backdate tetap mengikuti SOP sekarang proses approval dilakukan di pusat (Mas Ely, Mas Erwan)
  • Disepakati: Monitoring alokasi data di Bank Statement dilakukan oleh Mas Ely , Mas Erwan memastikan tidak ada data yang gantung
  • Disepakati: RC dari bank yang didapat tidak realtime ini dikarenakan adanya proses konsolidasi data antar bank , proses alokasi dilakukan seperti SOP sekarang
  • Disepakati: Pilot Project : Sirda Fatmawati dan Gajahmada
  • Disampaikan: Proses refund akan dikembangkan di staging berikutnya baik model full atau sebagian
  • Disampaikan: Proses Cashier akan di import ke SAP setelah Closing Cashier dan proses Bukti Kas
25 Maret 2021
Rapat Online (Product Marketing, Accounting, SKG, FSD, IT)
  • Disampaikan: Butuh fungsi Refund, Koreksi (transaksi koreksi) di FINA untuk koreksi kesalahan input kasir.
  • Disampaikan: Sedang dikembangkan fungsi paste area sebagai alternatif yang lebih untuk meng-upload RC bank selain MT940. Paste area untuk mengupload excel, csv, dll.
  • Disampaikan: Rencana implementasi awal Gama dan Fatmawati, sementara upload ke SAP dibantu oleh FSD.
  • Disampaikan: Informasi pembayaran langsung mengalir ke SPSK ketika transaksi penerimaan di-posting dari Cash dan Bank.
  • Disampaikan: Sebaiknya rekening bank dikelola di KGMedia (inkaso) atau Akunting Kompas (sekarang di Dana)
  • Disampaikan: Data RC bank yang bisa ditarik hanya BCA, yang lainnya dikirimkan lewat email, kadang tidak rutin setiap hari.
  • Disepakati: Input alokasi bank dilakukan oleh masing-masing Sirda, posting tetap dilakukan oleh tim SKG Mas Eliada.
  • Disepakati: Alokasi untuk sirda-sirda yang belum menggunakan FINA (masa transisi) dilakukan oleh tim Mas Eliada. Supaya baris RC tersebut teralokasi penuh.
  • Disepakati: Target terbaru go live implementasi: 12 April 2021 di Gajahmada dan Fatmawati, tanpa fungsi refund dan koreksi. Sementara fungsi tersebut dilakukan manual di SAP dan SPSK oleh tim SKG Mas Eliada.
29, 30 Maret 2021
Rapat Rutin FSD IT Media
  • Disepakati: Roadmap Pengembangan Business System KG Media.
  • Disepakati: Currency Conversion, tidak ada perubahan dari kesepakatan
  • Disepakati: Deviasi akan diinput per baris alolasi, disimpan dalam baris yang sama di Payment, namun akan dipecah menjadi pembayaran dan biaya atau pendapatan selisih kurs
  • Disepakati: Deviasi juga akan diinput di header disertai pilihan alasan deviasi
  • Disepakati: Penambahan filter WorkstateID dan Tanggal Transaksi di Cash Transaction History
  • Disepakati: Untuk transaksi BG, posting bisa belok menjadi "Outstanding" jika tanggal jatuh tempo BG masih jauh.
  • Disepakati: Bukti Kas Penerimaan digunakan juga sebagai Bukti Bank. Nama Document: Receipt Voucher. Untuk pembayara akan ada dokumen lain yaitu: Payment Request (pesanan dana), bukti Bank tidak perlu dibuat tapi ditulis oleh admin di Payment Request tersebut.
  • Disepakati: Bukti Kas Penerimaan (Receipt Voucher) akan merujuk ke COA yang dikelola di FINA. Struktur data sudah disepakati. Proses GL sendiri baru akan dibangun di fase paling akhir dari pengembangan FINA.
  • Disepakati: Secara umum, target COA tidak akan dilekatkan ke entitas-entitas transaksi seperti CUSTOMER, ORGANIZATION, dll. Target COA akan ditentukan menggunakan COA Addressing Logic. Di versi FINA 1.1, COA Addressing logic akan dibuat khusus untuk addressing COA di proses Bukti Kas.
  • Outstanding: Selisih waktu (tanggal) BG yang boleh di-posting, akan ditanyakan FSD ke Kasir
  • Outstanding: Proses-proses lain di Bank Statement dan Cash Counter selain alokasi ke pembayaran.
1,2,3,4 April 2021
Kamis Putih, Jumat Agung, Paskah, very long weekend
5 April 2021
Pengembangan FINA v1.1 dimulai sesuai kesepakatan dalam roadmap. Target selesai: 30 April 2021. Hanya beberapa fitur yang akan masuk dalam implementasi 12 April 2021, karena tim teknis masih harus deploy ke production server dan memasang security2 (7 work days full team).
  • Bukti Kas Penerimaan (Receipt Voucher)
  • Refund, Correction
  • Paste Area
  • SPSK Agency Integration
  • COA, COA Addressing (hanya untuk proses bukti kas)
6, 7 April 2021
Rapat rutin IT Media & FSD.
  • Disampaikan: Deviasi di Bank Allocation sudah jadi, siap di coba
  • Disampaikan: COA dan kelengkapannya sudah jadi, siap dicoba
  • Disepakati: Kelengkapan data dan UI COA sudah ok
  • Disepakati: Penerapan forex (cash dan bank) sudah sesuai skenario forex, tidak ada perubahan.
  • Disepakati: Ada proses-proses lain setara alokasi di Bank Statement yaitu Penerimaan Customer (alokasi yg sekarang), Penerimaan Supplier, Titipan Customer, Titipan Internal, Biaya Bank, Jasa Giro, Selisih Kurs, Selisih Bayar
  • Disepakati: Jenis-jenis transaksi alokasi akan didaftarkan ke Transaction Type
  • Disepakati: Penambahan "for Allocation" di Transaction Type
  • Disepakati: Transaction Type Mapping perlu dibuka untuk semua transaksi, perlu penambahan parameter debit/ credit.
  • Disepakati: Deviasi di Bank Alokasi di drop, deviasi berupa biaya atau pendapatan muncul sebagai baris baru (setara alokasi).
  • Disepakati: Bukti Kas menjadi 2 dokumen: Receipt Voucher (Bukti Kas Masuk) dan Payment Voucher (Bukti Kas Keluar). Struktur data sudah disepakati.
  • Disepakati: Penambahan kriteria pengelompokan bukti kas dari proses payment.
  • Disepakati: Proses Correction (koreksi) diarahkan menggunakan CM/DM, tidak disediakan fasilitasnya di kasir
  • Disepakati: Proses Refund di kasir sama persis dengan Receipt, tetapi alat bayar hanya Kas saja (tidak semua bisa dipilih)
  • Disepakati: Payment Type (Payment Method) akan ditambah flag: "for Cash Receipt", "for Cash Refund"
  • Disepakati: Pengembangan yang terhubung ke Bank Statement baru akan dimulai setelah 12 April 2021 karena server development masih harus berfungsi dengan skenario proses yang ada.
  • Outstanding: Proses bukti kas akan ditanyakan, datang dari proses mana saja, transaksi-transaksinya termasuk dari proses titipan (BS?)
13, 14 April 2021
Rapat rutin IT Media & FSD.
  • Disepakati: Agenda: Menelusur ulang arus masuk dan keluar kas dan bank agar keseluruhan proses dapat di dokumentasikan
  • Disampaikan: Proses Bukti Kas, proses Bon Sementara, proses Deposit
  • Disampaikan: Deposit tidak hanya dari Customer saja tapi juga datang dari proses BS
  • Disepakati: Bank account untuk penerimaan pembayaran customer akan dibedakan dengan bank account untuk setoran kasir sehingga mempermudah proses alokasi --> SOP
  • Disepakati: Fitur Bon Sementara akan dibuat untuk melengkapi proses di kasir.
  • Disepakati: Di kasir payment, titipan, dan receipt akan diakumulasi menjadi 1 tabel (accumulator), lengkap dengan running-balance nya.
  • Outstanding: Setoran modal kasir menggunakan Deposit, diskusi terputus, kemudian dilupakan tanpa kesepakatan.
  • Outstanding: Skenario penyelesaian BS dan hubungannya dengan penerbitan Bukti Kas
  • Outstanding: Skenario Pembatalan BS dan hubungannya dengan penerbitan Bukti Kas
19 April 2021
Rapat mendadak IT Media & FSD setelah rapat dengan Ibu Sumani.
  • Disepakati: Proses-proses Pengajuan BS (paperless seperti GMMS.Request), Pendanaan BS, Pencairan BS.
  • Disepakati: Posting dari Cash Counter akan langsung menghasilkan Bukti Kas (Voucher). Proses generate voucher dari Payment List diputus.
  • Disepakati: Posting dari Bank Allocation akan langsung menghasilkan Bukti Kas (Voucher). Proses generate voucher dari Payment List diputus.
  • Disepakati: Rapat rutin 20, 21 April ditiadakan, tim IT akan mendokumentasikan mengukur dampak perubahan-perubahan yang disepakati di atas
  • Disepakati: Posting BS Transfer, BS Giro, BS Cheque akan langsung menghasilkan Bukti Bank Keluar (Bank Payment Voucher). BS Tunai (pencairan kasir maupun bank) Bukti Kas Keluar dibuat setelah posting di kasir (Mbak Yettie habis mandi).
  • Disepakati: FSD akan menyusun skenario deposit cash counter, penyelesaian BS, dan pembatalan BS secepatnya (20 April 2021)
  • Outstanding: Skenario deposit kasir dan hubungannya dengan penerbitan Bukti Kas
  • Outstanding: Skenario penyelesaian BS dan hubungannya dengan penerbitan Bukti Kas
  • Outstanding: Skenario Pembatalan BS dan hubungannya dengan penerbitan Bukti Kas
21 April 2021
Diskusi IT, FSD by Chat, Phone.
  • Disampaikan: Hasil diskusi FSD tentang deposit kasir dan bukti kas dan pengisian modal cash counter
  • Disampaikan: Hak akses sudah dipasang, Supplier, Purchasing Org sudah dibuat, COA sudah ditambahkan ke Bank Account.
  • Disepakati: (oleh DAN-YON): FSD gagal dikonfirmasi, deposit kasir dan voucher belum bisa disesuaikan. Enhancement proses kasir tidak mungkin di deliver sebelum rencana implementasi 26 April 2021 (SPSK). No-point rushing, lebih baik IT slowing down menyesuaikan FSD.
  • Disepakati: (oleh DAN-YON): Grouping Kasir dan Bank Admin menjadi employee, hirarki BS menjadi hirarki employee.
  • Outstanding: Skenario pencatatan deposit kasir dan hubungannya dengan penerbitan Bukti Kas
  • Outstanding: Skenario penyelesaian BS dan hubungannya dengan penerbitan Bukti Kas
  • Outstanding: Skenario Pembatalan BS dan hubungannya dengan penerbitan Bukti Kas
22, 23 April 2021
WFH@Yettie, Konfirmasi by phone
  • Disepakati: Skenario deposit di Cash Counter dan penerbitan Bukti Kas, akan segera didokumentasikan agar mengikat
  • Disepakati: Penyelesaian BS kurang bayar dengan membuat BS baru, flow sama.
  • Disepakati: Penyelesaian BS lebih bayar langsung menjadi titipan di kasir jika Cash. Jika transfer atau alat bayar lainnya masih outstanding.
  • Disepakati: BS+ dan BS- tidak masuk menjadi summary Cash Counter, akan di track langsung dari layar BS.
  • Disepakati: Cash BRI (kas tapi ambil di bank) akan masuk menjadi proses kasir, tracking menggunakan fasilitas deposit di kasir.
  • Outstanding: Skenario penyelesaian BS lebih bayar
  • Outstanding: Skenario Pembatalan BS dan hubungannya dengan penerbitan Bukti Kas
28 April 2021
Rapat Rutin TI Media & FSD
  • Disepakati: Mekanisme deposit Cash BRI, penambahan sudah diupdate ke Skenario deposit di Cash Counter
  • Disepakati: Nilai yang masuk ke Cash BRI sesuai dengan jumlah uang yang diminta saja
  • Outstanding: Skenario penyelesaian BS lebih bayar
  • Outstanding: Skenario Pembatalan BS dan hubungannya dengan penerbitan Bukti Kas
5 Mei 2021
Rapat Rutin TI Media & FSD
  • Disepakati: Penambahan Business Area di Organization
  • Outstanding: Skenario penyelesaian BS lebih bayar
  • Outstanding: Skenario Pembatalan BS dan hubungannya dengan penerbitan Bukti Kas
5-31 Mei 2021
Proyek FINA diliburkan karena masa lebaran dan konsentrasi ke proyek GMMS menjelang implementasi di Grid tgl. 1 Juni 2021.
  • GMMS: Penambahan TOP sbg kriteria pemilihan vendor
  • GMMS: Report integrasi ke SAP yang terpending sejak November 2020.
(sesuai dengan Roadmap Pengembangan Sistem Bisnis KG Media yang telah disepakati)
18 Mei 2021
Rapat Rutin TI Media & FSD
  • Disepakati: Skenario deposit di Cash Counter
  • Disepakati: Penambahan link di Bank Account ke Payment Method untuk masalah Cash BRI dan E-Banking di kasir, sekaligus antisipasi untuk auto-credit
  • Disepakati: Laporan Harian Kasir
  • Outstanding: Skenario penyelesaian BS lebih bayar
  • Outstanding: Skenario Pembatalan BS dan hubungannya dengan penerbitan Bukti Kas
1 Juni 2021
Pengembangan FINA v2.0 dimulai sesuai kesepakatan dalam roadmap. Target siap digunakan: September 2021.
  • Deposit (Customer/ Employee/ Organization/ Supplier)
  • Invoicer (Generic)
  • Taxation (PPN K, PPH WABA)
  • Collection
1 Juni - 21 Juli 2021
Pengembangan FINA tertunda karena tim TI dan FSD berkonsentrasi pada implementasi GMMS Media yang mundur 1 bulan.
  • GMMS: Implementasi mundur 1 bulan dari 1 Juni ke 1 Juli, request pertama masuk 8 Juli 2021.
  • GMMS: Tim IT dan FSD terlibat aktif dalam training, konfigurasi, dan baby sitting sampai 21 Juli 2021.
21 Juli 2021
Diskusi Online DAN - YETTIE
  • Disepakati: Simulasi A dan Simulasi B pencatatan deposit dari transaksi penerimaan kasir, split nilai alat bayar ke alokasinya.
  • Disepakati: Transaksi DEPOSIT-IN (debit) dicatat sebagai penambah tagihan yang harus dibayar (sebagai item).
  • Disepakati: Transaksi DEPOSIT-OUT (credit) dicatat sebagai pengurang tagihan yang harus dibayar (sebagai item)
  • Disepakati: Saat transaksi cash receipt disimpan (save) namun masih ada selisih antara tagihan dengan pembayaran maka sistem akan memunculkan 3 opsi: Rounding, Deposit, dan Revisi.
  • Disepakati: Maksimum selisih yang boleh di rounding: Rp. 1000 (setara), minimum selisih yang boleh disimpan sebagai deposit: Rp. 50000 (setara).
  • Disepakati: Master data transaksi (Transaction Type) sementara dikontrol oleh IT karena tidak terupdate sesuai kesepakatan2 terakhir, sedangkan IT sangat membutuhkannya untuk men-coding alir proses dari setiap jenis transaksi
  • Outstanding: Skenario posting transaksi vs kebutuhan untuk revisi
26 Juli 2021
Rapat Online (Product Marketing, Accounting, SKG, FSD, IT)
  • Dilaporkan: Pengembangan FINA sudah masuk ke v2.0 (in-progress), keseluruhan fitur akan siap bulan September 2021.
  • Dilaporkan: Fitur-fitur di FINA v1.0 dan FINA v1.1 sudah jadi sebelumnya dan sudah sempat disosialisasikan tidak lagi siap digunakan karena terjadi perubahan-perubahan untuk fitur v2.0.
  • Dilaporkan: Perlambatan pengembangan FINA karena pekerjaan implementasi GMMS
  • Disampaikankan: Kebutuhan pemantauan saldo sangat dinantikan, delay akan memperparah situasi (sales)
  • Disepakati: Sebagian fitur FINA 2.0 akan diimplementasikan pada pertengahan Agustus 2021. Fitur yang diimplementasikan setara dengan fitur yang ada di FINA 1.1.
  • Disepakati: Implementasi akan langsung ke semua Sirda
29 Juli 2021
Diskusi Online DAN - YETTIE
  • Disampaikan: Ada perbedaan metode pencatatan antara Simulasi A dan Simulasi B. Simulasi A mencatat deposit out sebagai item pengurang tagihan sedangkan Simulasi B mencatat deposit out sebagai alat bayar.
  • Disampaikan: Perbedaan metode pencatatan di atas menyebabkan kebingungan pada saat coding, dan menghasilkan alir input tidak sesuai harapan.
  • Disampaikan: 3 layar CASH RECEIPT yang pernah dikembangkan. 1. Layar lama, 2. Layar baru (deposit sebagai alat bayar), 3. Layar baru (deposit sebagai item pengurang tagihan).
  • Disepakati: Layar ke-3 yang akan dilanjutkan pengembangannya.
  • Outstanding: Skenario posting transaksi vs kebutuhan untuk revisi
  • Outstanding: Contoh cetakan Tanda Terima Titipan
3 - 4 Agustus 2021
Diskusi Online YETTIE, DARMA, DAN, YON, RDY (, SAB secara terpisah)
  • Disampaikan: Fitur untuk pencatatan receipt baik dari cash counter maupun bank sudah dapat dicoba.
  • Disampaikan: Security yang sebelumnya sudah dipasang (v1.1) sudah dibuka lagi saat pengembangan v2 untuk kemudahan testing
  • Disampaikan (IT): Belum cukup jelas skenario posting transaksi vs kebutuhan untuk revisi
  • Disampaikan (Yettie): Seluruh jenis transaksi di-posting ke payment list, hanya pembayaran customer yang dilanjutkan sampai ke SPSK.
  • Disampaikan: Void transaksi tetap diperlukan untuk kepentingan koreksi. Saat ini void hanya dapat dilakukan sebelum posting
  • Disampaikan: Koreksi setelah posting dilakukan langsung di SAP sampai void pembayaran SPSK dari FINA dapat dilakukan (kebutuhan baru).
    Note: hasil diskusi DAN-SAB 3 Agst 2021, Void dapat dilakukan dengan "membatalkan" baris status bayar yang sudah dikirimkan sebelum di-posting menjadi RC. Tidak dapat dilakukan dengan transaksi balikan atau amount negatif. Hal ini sudah disampaikan ke tim 4 Agst 2021. Pengembangan fitur ini langsung dilakukan namun perlu waktu untuk menyelesaikannya).
  • Disepakati: Testing diarahkan untuk menguji kebenaran input transaksi, sementara tim TI akan berfokus pada penyesuaian proses posting
  • Disepakati: Status bayar ke aplikasi sumber (SPSK) dikirimkan saat posting baik dari Cash maupun Bank
  • Disepakati: Semua jenis transaksi alokasi (Receipt, Deposit, dan Rounding) dikirimkan ke "Payment List" (akan diubah menjadi "Receipt List").
  • Outstanding: Contoh cetakan Tanda Terima Titipan
10 Agustus 2021
Sosialisasi FINA secara online
  • Hadir: Adi, Adiyan, Agus Hendarto, Agus Rahmadi, Alia, Anis Musa, Ari, Ariel Satya, Asep, Atik, Cahya Pamungkas, Cahyono Bayu Aji, Chrisma, Daniel Kurniawan, Darma Datu, Dasep Rustaone, Demang, Didiet Raditya, Dina, Donie, Edi Susilo, Eliada, Eriyanto, Erwan, Fadjar Kurniadi, Ferdinandus SAW, Harjanto, Hermawan Kristanto, Heru Margowiyono, IIs Sugiarto, Iman Sabarudin, Johanes Deddy, Juanda, Jumahira, Kristanto, Kuncoro, Laurentius Nirmono, LG K10, Margaretta Elrina, Niko Dwiputra, Novie, Nurul, Petrus Supatno, Prima, Redmi Note 9, Rika Trisna, Riswan Tohir, Rudyanto, Surochman, Tamara, Tari, Titik, Tri Irianto, Unggul, Widyawati, Wilson, Wiwik Dyah, Yettie Krisnha, Yuli, Yustinus Aji Endaryanto
  • Pembukaan: Bp. Ferdinandus SAW, Bp. Titus Kitot, Bp. Edi Susilo
  • Disampaikan: Tujuan utama adalah RC bayangan SPSK se-update mungkin
  • Disampaikan: Alir proses dan informasi Kas dan Bank saat ini dan menggunakan FINA (Yettie)
  • Disampaikan: Alir proses di aplikasi FINA Cash dan Bank (Darma)
  • Diskusi dan Masukan
    • Ingin dibantu proses penagihan
    • Proses penarikan dan setoran saldo cash counter
    • Proses pembayaran dengan BG, pembayaran BG untuk beberapa tagihan
    • Saldo lebih/ kurang, masuk mana, bagaimana masuk saldo agen
    • Ingin dibantu kebijakan transfer di akhir bulan (sudah dijawab dengan backdate posting)
10 Agustus 2021
Diskusi online DAN - YETTIE
  • Disampaikan (dan): Proses posting dan void (sblm posting) sudah dihidupkan kembali.
  • Disampaikan (dan): Layar untuk Top Up, Mutasi Saldo Kasir yang sebenarnya sudah jadi namun belum tahu akan diletakkan di mana (belum ada arahan dan keputusan, ditanyakankan ulang lewat WA 4 Agustus 2021). Sementara sampai diputuskan, dibuat link dari "Cash Summary" menuju ke halaman tersebut.
  • Disampaikan (yettie): Ada perubahan cara pencatatan BG. Saat diterima, BG harus dicatat sebagai titipan dan tidak boleh memotong tagihan agen. Hal ini sesuai dengan keputusan rapat (tgl 5 Agustus 2021??) di mana IT Kompas/ Media memang tidak hadir. Mekanisme yang terpasang di sistem-sistem penjualan Kompas (SPSK, FastKom, dll) selama ini adalah mekanisme yang sudah harus diubah.
  • Disampaikan (dan): Aplikasi FINA sejak v1.0 (selesai Feb 2021) sudah dapat membayar banyak tagihan sekaligus dengan banyak alat bayar sekaligus. Tagihan yang dibayar agen (Receipt) ada di atas, sedangkan BG sebagai alat bayar ada di bawah. Cara mencatat tersebut itulah yang dipahami bersama dan sudah diuji bersama oleh tim IT Media dan FSD. Tidak ada masukan baru sampai tanggal 10 Agustus 2021 malam.
  • Disepakati: Cegatan transaksi BG tidak bisa posting dihilangkan (module posting sudah langsung diupdate).
  • Disepakati: Penambahan tab "balance" di kasir menampilkan informasi yang sama seperti di "Cash Summary" namun dibatasi di cash counter di mana kasir login. "Cash Summary" perlu menampilkan total di bawah masing masing kolom angka.
  • Disepakati: Diskusi akan dilanjutkan siangnya (11 Agustus 2021) sambil mencari cara agar perubahan skenario BG dapat diakomodir dengan perubahan aplikasi yang seminimal mungkin mengingat implementasi 16 Agustus 2021.
  • Outstanding: Pengembangan tab "balance" di layar kasir
  • Outstanding: Kesepakatan penanganan BG (perubahan menjadi titipan)
  • Outstanding: Contoh cetakan Tanda Terima Titipan
12 Agustus 2021
Last Minute Updates
  • Minor development: Penambahan tab balance di layar kasir (ditambah dengan daftar BG/CQ yang tersimpan di cash counter tempat kasir login)
  • Minor update: Penambahan total di "Cash Summary"
  • Ujicoba Cash dan Bank oleh calon pengguna menggunakan server development
  • Outstanding: Kesepakatan penanganan BG (perubahan menjadi titipan)
  • Outstanding: Contoh cetakan Tanda Terima Titipan
14 Agustus 2021
Implementasi 16 Agustus 2021 ditunda
  • Bp.Edi Susilo melalui WA Group "FINA KOMPAS" mengumumkan ujicoba masih akan dilanjutkan sampai 16 Agustus 2021
  • Outstanding: Kesepakatan penanganan BG (perubahan menjadi titipan)
  • Outstanding: Contoh cetakan Tanda Terima Titipan
18 Agustus 2021
Implementasi 18 Agustus 2021
  • Sistem mulai digunakan untuk real transaksi. Address ke production server dan login user diinformasikan melalui WA Group "FINA KOMPAS".
  • Penanganan BG (Giro) dan Cheque dikembalikan ke sistem SAP karena belum tersedia cara yang sesuai di FINA.
  • Outstanding: Kesepakatan penanganan BG (perubahan menjadi titipan)
  • Outstanding: Contoh cetakan Tanda Terima Titipan
23 Agustus 2021
Rapat Online Evaluasi Implementasi FINA Kompas (SPSK)
  • Hadir: Titus Kitot, Edi Susilo, Juanda, Eriyanto, Eliada, Daniel, Rudyanto, Prima, Yettie, Darma
  • Dilaporkan (Yettie, Edi Susilo):
    • Sistem FINA sudah digunakan mulai tanggal 18 Agustus 2021, mundur 2 hari dari rencana 16 Agustus 2021 karena beberapa kendala. Belum semua cabang menjalankan FINA (daftar ada dlm slide presentasi)
    • Informasi penerimaan pembayaran Agen yang dari FINA sudah mengalir ke SPSK
    • Kendala di awal implementasi, beberapa hardware PC tidak dapat digunakan untuk mengakses FINA, menyebabkan user tidak bisa ikut ujicoba. Masalah sudah teratasi menggunakan PC bekas yang sudah tidak ada nilai bukunya (update dari Yettie, Eliada)
      NOTE: Secara terpisah, dikonfirmasi ke unit operation KG Media, memang alat kerja mereka tidak di dalam wilayah support KG Media.
    • Kendala setelah implementasi, karena prosedur kerja terutama untuk cabang-cabang yang akun bank nya tergabung berubah dari training. Sudah disepakati pembagian kerja import dan posting
    • Penanganan BG dan Cheque sementara masih menggunakan SAP, karena fitur BG dan Cheque di FINA masih perlu disesuaikan.
  • Disampaikan (Yettie, Edi Susilo): Giro dan Cheque selama ini memang diakui setelah dicairkan baik menggunakan SAP maupun sebelumnya saat menggunakan CMS
  • Disampaikan (Titus): Pengakuan kapan diakuinya dana BG diserahkan sepenuhnya kepada Accounting, meskipun demikian, Marketing untuk kepentingan kontrol oplah, tetap memerlukan informasi bahwa agen sudah datang 'membayar', ada yang belum di-posting, ada BG yang belum cair dan cair nya kapan. Keputusan itu diharapkan mengakhiri perbedaan pendapat mengenai pengakuan omzet.
  • Disampaikan (Titus): Diharapkan (ekspektasi minggu depan) tim sudah dapat menyelesaikan fitur BG dan Cheque sehingga tujuan utama: akurasi informasi saldo agen untuk kontrol oplah tercapai.
26 Agustus 2021
Rapat Online IT Media - FSD
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma Datu
  • Disampaikan (DAN): Sudah tersedia 3 jalur pemrosesan giro/ cheque di FINA
    • Jalur Receipt Customer --> tidak sesuai policy pengakuan pembayaran
    • Jalur Titipan Customer --> tidak sesuai keinginan karena baru akan menjadi "pengurang tagihan" pada pembayaran kas berikutnya
    • Jalur Titipan Giro/ Cheque --> flow baru yang diusulkan
  • Disampaikan (RDY): Demo
    • Flow pemrosesan giro/ cheque melalui jalur titipan giro/ cheque yang diusulkan
    • Laporan Pembayaran Agen SPSK All Status (khusus SPSK).
      Report ini dibuat untuk kepentingan kontrol oplah dan collection seperti disampaikan oleh Pak Titus dalam rapat tgl 23 Aug 2021.
    • Sinkronisasi master data agen SPSK dengan master customer FINA
      Modul ini sudah ada sejak April 2021 namun belum disepakati dipasang di mana dan siapa yang akan melakukannya. Untuk sementara sudah dibuat link di Master Customer, layar historynya ada di setting, sampai disepakati ulang.
  • Disepakati: Flow pemrosesan giro/ cheque melalui jalur "Titipan Giro"
  • Disepakati: TI Media akan mengusahakan agar kombinasi jenis alokasi dengan alat bayar (bg dan cheque) yang sesuai policy bisa "dipaksakan" dalam design yang multi alokasi multi alat bayar.
  • Disepakati: "Manual Disburse" oleh kasir dari menu Receipt BG/ CQ dihapus digantikan dengan menu "Disbursing" yang menandakan giro/ cheque sudah disetorkan ke bank untuk pencairan.
  • Disepakati: Transaksi tolakan giro (sangat jarang) akan diselesaikan dengan CM/DM seperti biasa karena A/R masih di SAP.
  • Disepakati: Akan ditambahkan filter "from date" dan detail ke report "Pembayaran Agen SPSK All Status"
  • Disepakati: Sinkronisasi Agen SPSK - Customer FINA hanya meng-copy yang baru dari SPSK. Modifikasi dan perubahan status (inactivate, delete) SPSK diabaikan --> sudah dieksekusi.
  • Outstanding: Contoh cetakan Tanda Terima Titipan
  • Outstanding: (Darma) penataan ulang layar2 informasi “Cash” yang sekarang terdistribusi di beberapa layar dengan mempertimbangkan:
    • Siapa yang akan mengakses
    • Informasi yang dibutuhkan setiap pengakses
27 Agustus 2021
Rapat Online IT Media - FSD
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma Datu
  • Disampaikan: Flow pemrosesan giro dan cheque melalui titipan sudah siap diuji coba.
  • Disampaikan: Perlu penjelasan tentang balance-out giro dan cheque apakah saat disbursing atau saat disburse dari bank.
  • Disepakati: Balance out kasir dilakukan saat "disbursing". Proses disburse di bank hanya mengubah status giro/ cheque menjadi "disburse" tanpa ada dampaknya lagi pada saldo kasir --> sudah langsung dieksekusi, siap dicoba.
  • Outstanding: Contoh cetakan Tanda Terima Titipan
  • Outstanding: (Darma) penataan ulang layar2 informasi “Cash” yang sekarang terdistribusi di beberapa layar dengan mempertimbangkan:
    • Siapa yang akan mengakses
    • Informasi yang dibutuhkan setiap pengakses
6 September 2021
Rapat Online Operasional FINA dan Kebutuhan Report
  • Hadir: Juanda, Ucok, Eliada, Eriyanto, DAN, RDY
  • Disampaikan (Ucok): Kebutuhan report penunjang operasional harian kasir.
  • Disampaikan (Ucok): Kebutuhan report yang 'link' dengan SPSK untuk kontrol saldo agen
  • Disampaikan (DAN): (demo) "RPT SPSK Receipt Transaction" untuk laporan harian kasir/ FO dan "RPT SPSK Receipt All Status" sebagai penunjang kontrol saldo.
  • Disampaikan (DAN): Ada kendala teknis untuk menyajikan Omzet dan Tagihan SPSK dalam listing "All Status" karena prosesnya dapat membebani server SPSK yang sudah tua. Saat ini Omzet dan Tagihan SPSK disajikan hanya di detail per agen dari laporan tersebut.
  • Disampaikan (Eliada): Kesepakatan yang berlaku tentang back-date posting, saat ini setting di FINA belum sesuai dengan kesepakatan tersebut.
  • Disepakati: Akan diusahakan agar laporan Omzet dan Tagihan SPSK dapat disajikan dalam listing "all-status"
  • Disepakati: Akan dikembangkan report-report lain untuk kepentingan analisa, format dan data yang ditampilkan menyusul.
  • Outstanding: Diskusi lanjutan tentang policy back-date (TI - Mas Eliada)
  • Outstanding: Format laporan-laporan yang dibutuhkan. Update 7 Sep 2021: sudah diterima beberapa format laporan dari Mas Ucok via Rudyanto.
7 September 2021
Rapat Online Evaluasi 2 Implementasi FINA Kompas (SPSK)
  • Hadir: Titus Kitot, Edi Susilo, Juanda, Adiyan, Eriyanto, Eliada, Bruno, Daniel, Rudyanto, Prima, Yettie, Darma
  • Dilaporkan (Yettie): Masih ada beberapa kasir yang belum menggunakan FINA (listing ada di slide presentasi)
  • Disampaikan (Yettie): Sedari awal ada 2 masalah terkait lambatnya informasi pembayaran agen
    1. Masalah sistem yang lambat mengembalikan status bayar
    2. Masalah identifikasi pembayar saat alokasi transfer rekening bank
    FINA dikembangkan untuk mengatasi masalah yang pertama.
  • Dilaporkankan (Yettie): Sudah disediakan report "SPSK Receipt All-Status" yang menampilkan seluruh penerimaan pembayaran agen baik yang sudah di-posting maupun yang belum di-posting atau outstanding. Saat ini report tersebut masih diharus dibandingkan dengan report "Rekap Pra Tagihan" keluaran SPSK. Diperlukan kerja sama agar nilai-nilai sementara FINA dapat masuk ke laporan SPSK tersebut. Perlu keputusan dari GM IT (Agus Ramdhani) Media agar pengembangan tersebut dapat dilakukan
  • Dilaporkan (DAN): Hal-hal yang sudah dibahas dalam rapat 6 September 2021 antara Marketing, KGX, dan IT Media.
    • Sudah disepakati oleh FSD dan IT Media (26 Agustus 2021) proses penanganan giro dan cheque melalui "Deposit BG/CQ" yang sesuai dengan ketentuan. Beberapa perubahan minor yang disepakati dalam rapat tersebut sudah jadi dan siap diuji sejak 27 Agustus 2021.
    • (demo) Sudah ada report baru "SPSK Receipt Transactions" yang menampilkan semua penerimaan pembayaran agen pada periode waktu tertentu yang dapat dipilah berdasarkan Area Distribusi (SIRDA) dan kanal penerimaannya (kasir/ bank account). Report ditujukan untuk kontrol operasional kasir dan FO.
    • (demo) Report "SPSK Receipt All-Status" sudah diperbarui sehingga hanya menampilkan transaksi penerimaan pembayaran agen pada periode SPSK yang masih terbuka ditambah seluruh penerimaan pembayaran yang masih outstanding. Pada detail per-agen sudah ditampilkan informasi saldo, omzet dari Rekap Pra Tagihan SPSK. Report ini menjadi "combined-repost" sistem FINA dan SPSK, ditujukan untuk menunjang kontrol saldo agen.
    • Ada kendala teknis untuk menampilkan informasi saldo, omzet SPSK di dalam listing karena bisa terjadi pengambilan data secara massive (5600+ agen) yang akan memberatkan sistem SPSK.
    • Yang disimpan di SPSK adalah saldo awal, sedangkan saldo akhir harus dihitung dari transaksi pada periode yang dilaporkan. Hal ini menyebabkan angka saldo akhir yang ditampilkan oleh FINA untuk periode yang masih terbuka masih belum final (asumsi).
    • Sesuai kesepakatan rapat tanggal 6 September 2021, IT Media akan berusaha sedapat mungkin agar angka-angka omzet dan tagihan dari SPSK dapat ditampilkan dalam listing "all-status"
  • Disampaikan (Yettie): Jika angka-angka SPSK memang dibawa ke FINA, lebih baik pengembangan A/R FINA dipercepat sehingga laporan menjadi lebih riil.
  • Dilaporkan: Dari rapat tanggal 6 September 2021, ada celah di mekanisme pembatasan back-date posting di FINA (dilanjutkan diskusi tentang back-date posting: (Eliada, Adiyan, Yettie, Bruno, Edi Susilo)
  • Disampaikan (RDY, DAN): Mekanisme back-date posting berdasarkan kesepakatan selama pengembangan, boleh dilakukan jika mendapat approval atasan. Sudah tersedia flag (belum ditampilkan), untuk mencegah back-date posting dilakukan dari cash counter tertentu.
  • Disampaikan (Eliada): Jika memungkinkan posting penerimaan pembayaran dari sirda-sirda yang sudah memiliki rekening bank sendiri dapat dilakukan langsung oleh FO masing-masing untuk mempercepat proses.
  • Disepakati: Akan di set agar ada "atasan" di setiap cash counter sehingga back-date dapat dilakukan setelah mendapat approval. SOP tetap diberlakukan agar back date posting terkontrol.
  • Disepakati: Akan di set agar FO di cabang yang sudah memiliki akun bank sendiri dapat melakukan posting alokasi secara mandiri.
  • Disepakati: Report-report yang didemokan akan dinaikkan ke production server besok, 8 September 2021. Report-report lain untuk kebutuhan lain akan dikembangkan
  • Disepakati: Pemrosesan giro dan cheque di FINA melalui "Titipan Giro dan Cheque" akan dibuka. Untuk sosialisasi, akan dibuat video tutorial (Rudyanto). Video akan disebarkan setelah diperiksa oleh FSD.
20 September 2021
Sosialisasi Report-Report SPSK ke ME dan FO KGX
  • Hadir: Sekitar 30 orang ME, FO, dan ASM/BSM KGX
  • Disampaikan (Rudyanto): Penggunaan report-report khusus SPSK di FINA. Report yang dibahas: Report Transaction, Report Posting, Report Balance, Report Balance Detail
27 September 2021
Rapat Online Evaluasi 3 Implementasi FINA Kompas (SPSK)
  • Hadir: Titus Kitot, Edi Susilo, Juanda, Adiyan, Eriyanto, Eliada, Bruno, Daniel, Rudyanto, Prima, Yettie, Darma
  • Disampaikan (Darma, Yettie):
    • Report SPSK Transaction
    • Report SPSK Posting
    • Report SPSK Balance
    • Report SPSK Balance Detail
    • Report SPSK Balance Summary (older version)
  • Disampaikan (Daniel)
    • Di report SPSK Balance Summary sudah ditambahkan section "Open Period Summary" sehingga menggambarkan posisi terakhir per sirda (dan nasional).
    • Angka Penjualan dan Pembayaran di periode SPSK yang sudah ditutup sudah tidak bergerak lagi
    • Angka Penjualan dan Pembayaran di periode SPSK yang masih terbuka masih bersifat sementara
    • Angka Penjualan dihitung berdasarkan harga eceran, akan dikoreksi menjadi harga sebenarnya saat periode ditutup
    • Angka Penjualan sudah dikurangi nilai retur pada periode yang dilaporkan, jika retur sudah diinput dan diproses di SPSK
  • Diskusi: Laporan SPSK yang ditarik ke FINA mengikuti periode keuangan (RC/ Tagihan), bukan periode penjualan yang berbasis edisi.
  • Diskusi: Untuk analisa trend penjualan masih diperlukan laporan penjualan berbasis edisi, retur akan diakumulasi juga ke edisi. Report semacam ini hanya bisa disediakan oleh sistem penjualan (SPSK).
  • Disampaikan (Pak Titus): Report-report khusus SPSK di FINA sudah cukup memenuhi kebutuhan kontrol saldo piutang agen dan oplah
  • Disepakati: Akan segera disusun policy-policy yang berkaitan kontrol oplah dan saldo piutang agen untuk menjaga availability produk dan keamanan finansial. Bp. Titus mengajak Akunting, KGX, dan FSD dalam penyusunan policy tersebut.
28 September 2021
Rapat Rutin IT Media - FSD (R.Rapat TI Kompas)
  • Hadir: DAN, RDY, YON, Prima, Yettie, Darma
  • Disampaikan (Yettie): Selisih antara laporan SPSK Balance dengan SPSK Posting
  • Disampaikan (DAN): Selisih antara laporan SPSK Balance dengan SPSK Posting terjadi karena penggunaan report yang tidak sesuai peruntukannya. Report SPSK Balance berdasarkan "User Defined Posting Date" sedangkan report SPSK Posting berdasarkan "System Posting Date" (timestamp). Report Posting SPSK melaporkan posting yang dilakukan oleh operator pada suatu periode tanggal. Target postingnya bisa masuk ke periode bulan berjalan atau bulan lalu (backdate). Report Posting SPSK adalah report operasional bukan untuk pencocokan posting yang masuk pada periode bulan tertentu.
  • Disampaikan (DAN): Perlu segera diselesaikan aliran data menuju ke SAP (GL?). Topik: voucher, account addressing
  • Disampaikan (DAN): Kesalahan posting di awal implementasi FINA - SPSK, sudah di-posting ulang ke SPSK. Sudah disediakan perangkat untuk mengantisipasi kejadian2 luar biasa --> SPSK Console, Resend, Verify
  • Disampaikan (Yettie): Istilah "posting" harus diganti dengan "send" karena istilah posting "milik keuangan". Kolom "Posting Date" di laporan SPSK Posting harus diganti menjadi "System Posting Date". (update: langsung dieksekusi)
  • Diskusi: Account addressing, parameter yang sudah bisa digunakan:
    • Transaction Type
    • Payment Type
    • Party (Cust/Emp/Org/Supp)
    • Company --> Sales Org, Puchasing Org (kurang kode)
    • Application
    • Source (Cash Counter/ Bank Account) --> respective COA
  • Disepakati: Akan ditambahkan field "Code" di Organization, field "In COA" dan "Out COA" di Cash Counter dan Bank Account (update: sudah dipenuhi 30 Agustus 2021)
  • Disepakati: Akan dibuat report posting berbasis "User Defined Posting Date" untuk keuangan dan akunting, generic report, not SPSK specific. (update: sudah dipenuhi 29 Sept 2021 23:31)
  • Disepakati: Sebelum report selesai, IT Media akan menurunkan data posting bulan agustus ke excel. (update: sudah dipenuhi 28 September 2021 22:30)
  • Disepakati: Darma akan mencoba dan memeriksa kelengkapan data "Voucher" di FINA yang sudah tersedia, akan mengisi informasi COA di akun2 bank dan cash counter
  • Outstanding: Topik utama tentang Voucher generation dan Account addressing tidak sempat dibahas karena kesibukan update perubahan pajak.
4 Oktober 2021
Rapat Rutin IT Media - FSD (R.Rapat TI Kompas)
  • Hadir: DAN, RDY, YON, Yettie, Darma
  • Disampaikan (Yettie): Dari rapat manajemen, report "SPSK Balance Summary" diberi penanda naik/ turun, sehat kurang sehat berdasarkan angka-angka pada periode sebelumnya --> (persentase dan kode warna lupa... someone?)
  • Disampaikan (Darma): Report "Receipt Posting" sudah benar, namun belum sesuai dengan template upload ke SAP.
  • Disampaikan (Darma): Format template upload ke SAP disertai darimana data tersebut diambil dari FINA, diharapkan report "Receipt Posting" dapat disesuaikan agar mempermudah proses upload ke SAP.
  • Disampaikan (Darma): Filter "Source" di laporan "Receipt Posting" agar dipisah menjadi sehingga dapat di pilah antara penerimaan dari "Bank" atau dari "Cash"
  • Disepakati: Untuk memenuhi kebutuhan upload ke SAP akan ditambahkan field-field Posting Code, In Posting Code, Out Posting Code di Cash Counter dan Bank Account
  • Disepakati: Report "Receipt Posting" akan disesuaikan agar dapat langsung diupload ke SAP dan dilengkapi dengan export as "tab-delimited text".
  • Disepakati: Penambahan persentase dan kode warna di Report "SPSK Balance Summary" akan diselesaikan setelah urusan ke SAP selesai. Report-report "penjualan" tidak akan disediakan oleh FINA, didorong untuk disediakan oleh SPSK.
  • Disepakati: Urusan gagal posting di awal implementasi bulan Agustus dapat dianggap selesai dengan langkah koreksi yang sudah diambil.
  • Outstanding: Topik utama tentang Voucher generation dan Account addressing belum selesai dibahas sampai ke level siap di code
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Voucher yang sudah ada di FINA, sehingga siap dilanjutkan ke Voucher Generation (Darma)
11 Oktober 2021
Rapat Rutin IT Media - FSD (R.Rapat TI Kompas)
  • Hadir: DAN, YON, Yettie, Darma
  • Disampaikan (DAN): Report "SAP Posted Receipt" sesuai spesifikasi upload SAP tanggal 7 Oktober 2021 (Darma) sudah selesai di hari yang sama.
  • Disepakati: Report "SAP Posted Receipt", termasuk penyesuaian minor pada deskripsi (long-text) sudah sesuai dan berhasil diupload ke SAP.
  • Disampaikan (Yettie): Alir Proses Pembayaran.
  • Disampaikan (Yettie): Alir Proses A/R.
  • Disepakati: Pemisahan function yang lebih strict antara sistem penjualan dengan sistem keuangan, terutama yang terkait "produk".
  • Disepakati: Pengembangan lanjutan FINA tetap mengikuti roadmap: A/R, Invoicer, dst
  • Outstanding: Voucher generation dan Account addressing belum selesai dibahas sampai ke level siap di code
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Voucher yang sudah ada di FINA, sehingga siap dilanjutkan ke Voucher Generation (Darma)
18, 25 Oktober 2021
Rapat Rutin IT Media - FSD (R.Rapat TI Kompas, 2x half-day)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Ramdhani (18 Oct), Yettie, Darma, Sumani (18 oct)
  • Disampaikan (Ramdhani): Hasil diskusi dengan CITIS, KG Media sudah harus lepas dari SAP paling lambat awal tahun 2023
  • Disampaikan (Yettie): Cakupan FINA harus sampai ke General Ledger ketika KG Media sudah "lepas" dari SAP karena belum ada "stok" sistem yang dapat menggantikan. Hal ini sejalan juga dengan kebutuhan Tribun yang sejak awal tidak menggunakan SAP.
  • Diskusi & Simulasi: A/R Invoice, A/R Table
  • Disepakati: Transaksi "Advanced Payment" (DP)
  • Disepakati: Transaksi "Advanced Billing"
  • Disepakati: Transaksi "Allokasi DP"
  • Disepakati: Transaksi Pembatalan Penerimaan Pembayaran menggunakan "Reversed Receipt"
  • Disepakati: Transaksi Mutasi dengan menggunakan Reversed Receipt + Receipt"
  • Disepakati: Skenario "late-binding" mapping produk dari aplikasi sumber ke produk di FINA
  • Disepakati: A/R Invoice segera masuk ke fase coding
  • Outstanding: Voucher generation dan Account addressing belum selesai dibahas sampai ke level siap di code
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Voucher yang sudah ada di FINA, sehingga siap dilanjutkan ke Voucher Generation (Darma)
25 Oktober 2021
IT Media (R.Rapat TI Kompas)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, AHA
  • Disampaikan (DAN): Rencana implementasi FINA-AMS, sesuai roadmap pengembangan FINA
  • Disepakati: Invoice AMS di generate di FINA dari Order AMS, user (admin) tidak menginput secara langsung.
  • Disepakati: Perlu diciptakan mekanisme dan kesepakatan bersama user agar paket diupdate mengikuti dealing dengan customer. Hal ini sangat penting agar nantinya analisa berbasis produk dapat disediakan.
  • Disepakati: Pengembangan integrasi FINA-AMS akan mengakibatkan pengembangan di masing-masing aplikasi. Pengembangan akan dilakukan bersama.
1 November 2021
Rapat Rutin IT Media - FSD (R.Rapat TI Kompas)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma
  • Disampaikan (DAN, YON): Usulan untuk mencatat Advanced Billing hanya menggunakan A/R table, tanpa "Unearned Table" --> dilanjut diskusi
  • Diskusi: Product di FINA
  • Disampaikan (DAN, RDY): Pengelompokan produk menjadi Online, Print, Event, Service, dll adalah hasil pengolahan tim Marketing, sehingga tidak bisa di supply dari sistem di depan nya (FastKom, AMS)
  • Disepakati: Usulan IT tentang Advanced Billing di tolak, Advanced Billing tetap harus menggunakan "Unearned Table".
  • Outstanding: Voucher generation dan Account addressing belum selesai dibahas sampai ke level siap di code
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Voucher yang sudah ada di FINA, sehingga siap dilanjutkan ke Voucher Generation (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur A/R Invoicer yang draftnya sudah ada di FINA (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Payment BG/ CQ (Darma)
3 November 2021
Diskusi Online IT Media - FSD
  • Hadir: DAN, Yettie, Darma
  • Disepakati: Referensi no BS atau no. Pesanan Dana di layar payment kasir ada di detail Item, bukan di header dokumen.
  • Disepakati: Invoice di layar detail payment kasir dihilangkan karena invoice tidak boleh menjadi referensi pembayaran. Detail invoice seharusnya ada di BS atau PD.
  • Outstanding: Voucher generation dan Account addressing belum selesai dibahas sampai ke level siap di code
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Voucher yang sudah ada di FINA, sehingga siap dilanjutkan ke Voucher Generation (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur A/R Invoicer yang draftnya sudah ada di FINA (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Payment BG/ CQ (Darma)
8 November 2021
Rapat Rutin IT Media - FSD (R.Rapat TI Kompas)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma, Prima, Hermann
  • Disepakati: Pengurutan display A/R (dan A/P) bertingkat dari induk (Invoice, Receipt DP, Payment DP) diikuti turunannya (Alokasi, Payment, Credit Invoice, dll).
  • Disepakati: Penambahan kolom "Level" di transaction type untuk kepentingan pengurutan.
  • Disepakati: Workflow dasar pembayaran (payment): BS/PD --> Payment Disposition --> Bukti Kas --> (banking) --> RC Bank --> Alokasi (tdk bikin bukti kas). Dalam kasus BS Cash, disposisi tetap dilalui tanpa proses user
  • Disepakati: Product dari Sales System disimpan apa adanya sebagai Reference Product. Product FINA dipilih oleh user (Manual Invoice), atau dihasilkan dari proses mapping (posting dari source application). Pemetaan Sales Product ke FINA Product dilakukan di belakang (late-binding)
  • Outstanding: Voucher generation dan Account addressing belum selesai dibahas sampai ke level siap di code
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Voucher yang sudah ada di FINA, sehingga siap dilanjutkan ke Voucher Generation (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur A/R Invoicer yang draftnya sudah ada di FINA (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Payment BG/ CQ (Darma)
9 November 2021
Rapat Roadmap Fina (R.Rapat Proyek)
  • Hadir: DAN, Yettie, Sumani
  • Disampaikan: Periodisasi akunting.
  • Disampaikan: Periode adalah bulan, dan tahun, company-wise
  • Disampaikan: Paralel open periode diijinkan, open-closed dikontrol oleh user. Period addressing berdasarkan PostedDate (default) transaksi, tapi dapat juga diarahkan langsung (dipilih) oleh operator
  • Disepakati: Mapping Sales Product ke FINA Product
  • Outstanding: Voucher generation dan Account addressing belum selesai dibahas sampai ke level siap di code
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Voucher yang sudah ada di FINA, sehingga siap dilanjutkan ke Voucher Generation (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur A/R Invoicer yang draftnya sudah ada di FINA (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Payment BG/ CQ (Darma)
16 November 2021
Rapat Rutin IT Media - FAS (R.Rapat Proyek)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma
  • Disampaikan: Open Close period bisa dipilih sub ledger yang di open atau closed.
  • Disepekati: Penambahan "Workstate" di COA
  • Disepekati: Penambahan flag "General Journal" di Sub Ledger untuk mengontrol apakah account2 terkait Sub Ledger tersebut boleh digunakan saat journal memorial (general journal)
  • Disampaikan: Tidak semua jenis alokasi Cash dan Bank dikirimkan ke A/R, A/P. Semuanya dikirimkan ke G/L.
  • Disepakati: Transaksi penerimaan Cash dan Bank tidak meng-generate voucher tapi langsung masuk ke Cash/ Bank Receipt List. Berdasarkan Receipt List dicetak dokumen Receipt Register.
  • Disepakati: Transaksi penerimaan Cash dan Bank masuk ke "Receipt List" dengan COA hasil "COA Addressing". Receipt kemudian di-posting menjadi "Receipt Voucher". Jika posting berhasil maka ID Voucher di post back ke "Receipt List". Akan disediakan fasilitas re-read COA Addressing.
  • Disepakatikan: Voucher di ganti menjadi "Payment Requisition". Strukturnya dan Cetakan akan disesuaikan lagi.
  • Outstanding: Transaksi2 yang akan dikirimkan ke AR/AP/GL
  • Outstanding: Voucher generation dan Account addressing belum selesai dibahas sampai ke level siap di code
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Voucher yang sudah ada di FINA, sehingga siap dilanjutkan ke Voucher Generation (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur A/R Invoicer yang draftnya sudah ada di FINA (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Payment BG/ CQ (Darma)
17 November 2021
Rapat Rutin IT Media - FSD (R.Rapat Proyek)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma, Hermann
  • Disepekati: Pencatatan CI di A/R, menggunakan MUTIN/ MUTOUT untuk melepaskan Receipt dari Invoice yang dibatalkan
  • Disepekati: Penambahan Debit Cash Flow, Credit Cash Flow di Receipt bersamaan dengan COA Debit dan COA Credit
  • Disepekati: Flow pembatalan BG/ CQ, melalui "BG/CQ Rejection" yang akan men-trigger transaksi RBGCQRJK jika sudah dialokasi, dan akan mengupdate workstate di listing Receipt BG/CQ
  • Outstanding: Transaksi2 yang akan dikirimkan ke AR/AP/GL
  • Outstanding: Voucher generation dan Account addressing belum selesai dibahas sampai ke level siap di code
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Voucher yang sudah ada di FINA, sehingga siap dilanjutkan ke Voucher Generation (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur A/R Invoicer yang draftnya sudah ada di FINA (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Payment BG/ CQ (Darma)
23 November 2021
Rapat Rutin IT Media - FSD (R.Rapat Proyek)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma, Hermann, Prima
  • Disepekati: Receipt Workflow
  • Disepekati: Payment Workflow
  • Disepekati: Tambahan Payment Method, Manual eBanking dan eBanking Auto Credit
  • Disepekati: Change management implementasi FINA di unit-unit finance/ accounting KG Media dan unit-unit lain yang terdampak (Corporate, SKG, dll) menjadi tanggung jawab FSD.
  • Disepekati: A/R Alokasi, A/R Mutasi, A/R Memo diakses dari menu A/R, akan disediakan link dari A/R Detail
  • Disepekati: Disediakan menu A/R Consolidation untuk mengumpulkan sisa DP menjadi satu.
  • Disepekati: A/R Receipt Mutasi (one-to-many) akan menutup nomor lama, dan menghasilkan nomor baru.
  • Disepekati: Untuk proyeksi saldo bank, akan disediakan laporan salda bank ditambah bg/cq dan transfer out (BTO) yang belum ter-kliring. Pengganti Buku Bank.
  • Diskusi: Tolakan transfer?, Clearing BS? Otorisasi Payment? Penomoran Dokumen apakah per Company, Bank Book --> belum ada keputusan
  • Outstanding: Transaksi2 yang akan dikirimkan ke AR/AP/GL
  • Outstanding: Voucher generation dan Account addressing belum selesai dibahas sampai ke level siap di code
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Voucher yang sudah ada di FINA, sehingga siap dilanjutkan ke Voucher Generation (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur A/R Invoicer yang draftnya sudah ada di FINA (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Payment BG/ CQ (Darma)
25 November 2021
Rapat Online Evaluasi Proyek FINA - SPSK (Closing)
  • Hadir: Edi Susilo, Titus Kitot, Juanda, Ferdi SAW, Adyan, Eriyanto, Eliada, Yettie, Darma, Daniel, Agus Ramdhani, Bruno
  • Disepakati: Pengembangan report (update dan baru) terkait omzet diarahkan untuk diselesaikan bersama pengembangan SPSK karena memang SPSK yang mengelola data-data dalam report yang diminta.
  • Disepakati: Proyek pengembangan FINA versi SPSK sudah bisa ditutup agar tim bisa fokus ke pengembangan modul-modul lainnya. Masih ada beberapa sisa pekerjaan terkait SPSK seperti tolakan giro/ check (new on 17 November 2021) akan segera diselesaikan.
30 November 2021
Rapat Rutin IT Media - FSD (R.Rapat Proyek)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma, Hermann, Prima
  • Disepakati: Void Cash Payment yang mengandung BG/ CQ akan mengubah workstate Payment BG/CQ menjadi "outstanding"
  • Disepakati: Transaction Type Mapping akan dibuka untuk semua jenis transaction, sekarang hanya terbuka untuk external transaction.
  • Outstanding: Voucher generation dan Account addressing belum selesai dibahas sampai ke level siap di code
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Voucher yang sudah ada di FINA, sehingga siap dilanjutkan ke Voucher Generation (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur A/R Invoicer yang draftnya sudah ada di FINA (Darma)
7 Desember 2021
Rapat Rutin IT Media - FSD (R.Rapat Proyek)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma, Hermann, Yori
  • Disepakati: Satu voucher berisi gabungan transaksi receipt dengan kriteria penggabungan yang sudah disepakati.
  • Disepakati: Voucher diposting dari Receipt List ke G/L. Yang diposting adalah header Voucher bukan detail voucher.
  • Disepakati: Status posting di Receipt List akan ditambah status untuk Voucher dan A/R (seperti status post back ke source apps)
  • Disampaikan: Flow penerimaan bukti potong (sekarang)
    • Bukti potong diterima dan dicap di loket pajak
    • Bukti potong diserahkan ke collecting untuk dialokasikan ke invoice
    • Customer membayar senilai invoice dikurangi nilai bukti potong
  • Disepakati: Flow penerimaan bukti potong (draft)
    • Bukti potong diterima FO dan di input ke FINA dan langsung dialokasi ke invoice nya
    • Kasir menerima sisa pembayaran customer, dan menginput sesuai nilai yang dia terima dengan layar cash yang sekarang
    • Bukti potong yang sudah dialokasikan ke invoice di-posting menjadi A/R Memo (tipe: CM)
    • Orang A/R akan mem-posting Memo (CM) tersebut ke A/R
  • Disepakati: Perlu ditambahkan: Nomor Item A/R Allocation.
  • Disampaikan: Atribut2 Form Bukti Potong (Yettie)
  • Disepakati: A/R Alokasi bisa dilakukan ke invoice2 yang currency nya sama. Konversi mata uang dilakukan pada saat alokasi jika diperlukan.
  • Outstanding: Skema konversi mata uang sejak invoice/ dp sampai ke A/R akan dikonfirmasi oleh FSD
  • Outstanding: Voucher generation dan Account addressing belum selesai dibahas sampai ke level siap di code
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Voucher yang sudah ada di FINA, sehingga siap dilanjutkan ke Voucher Generation (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur A/R Invoicer yang draftnya sudah ada di FINA (Darma)
8 Desember 2021
Rapat Online Mendadak IT Media - FSD (Zoom invitation oleh FSD, melanjutkan diskusi via WA)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma, Hermann, Yori
  • Diskusi: Atribut-atribut bukti potong PPH, beberapa data masih belum jelas asal dan inputnya, ditanyakan ke bagian pajak
  • Diskusi: Fokus pengembangan FINA bulan Nov 2021 - Jan 2022, rencana implementasi mulai Februari 2022 dikaitkan dengan kebutuhan Tribun jangka dekat (awal tahun)
  • Disepakati: Bukti Potong PPH akan dibuat berdasarkan asumsi IT Media agar aliran data ke A/R bisa segera diselesaikan.
  • Disepakati: Fokus pengembangan FINA Nov - Des: A/R, Jan-Feb: A/P, Bank & Cash Payment, tetap seperti kesepakatan semula
  • Outstanding: Atribut-atribut Bukti Potong PPH, asal dan inputnya akan ditanyakan ke bagian Pajak oleh FSD (Yettie)
  • Outstanding: Skema konversi mata uang sejak invoice/ dp sampai ke A/R akan dikonfirmasi oleh FSD
  • Outstanding: Voucher generation dan Account addressing belum selesai dibahas sampai ke level siap di code
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Voucher yang sudah ada di FINA, sehingga siap dilanjutkan ke Voucher Generation (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur A/R Invoicer yang draftnya sudah ada di FINA (Darma)
14 Desember 2021
Rapat Rutin IT Media - FSD
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma, Hermann, Yori
  • Disepakati: Perubahan attribut di Income Tax
    • Form Code (hapus)
    • Jenis Pendapatan (baru)
    • Jenis PPH (21,23,26,etc)
    • Penambahan master data baru: Income Type
  • Disepakati: Perubahan pada Customer, Supplier, Employee, Org. Implikasi: Multi Address di drop
  • Disepakati: Fokus pengembangan FINA Nov - Des: A/R, Jan-Feb: A/P, Bank & Cash Payment, tetap seperti kesepakatan semula
  • Outstanding: Contoh Excel yang memuat rumus perhitungan PPH
  • Outstanding: Skema konversi mata uang sejak invoice/ dp sampai ke A/R akan dikonfirmasi oleh FSD
  • Outstanding: Voucher generation dan Account addressing belum selesai dibahas sampai ke level siap di code
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Voucher yang sudah ada di FINA, sehingga siap dilanjutkan ke Voucher Generation (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur A/R Invoicer yang draftnya sudah ada di FINA (Darma)
21 Desember 2021
Rapat Rutin IT Media - FSD
  • Hadir: DAN, YON, RDY, MUKHLIS, ROHIMAM, Yettie, Darma, Hermann, Yori, Andika, Prima
  • Disepakati: Produk FINA hanya untuk kepentingan membedakan "Account/ COA", tidak digunakan untuk "Sales Product"
  • Disepakati: Income Type, Income Tax sudah OK, Nama di Income Tax di build berdasarkan atribut2 di income tax ybs.
  • Disepakati: Penambahan flag KG/ Non KG di Customer.
  • Disepakati: Penambahan flag di Income Tax untuk menandai Income Tax yang digunakan dalam commission.
  • Disepakati: Penambahan parameter "Tax Type" di Income Tax (incl/ excl).
  • Diskusi: Penambahan "Media/ Publication" di Invoice Item sebagai bagian dari atribut "Produk".Terkait dengan penambahan field ini:
    • Tidak sesuai dengan kesepakatan tanggal 4 & 11 Oktober 2021 tentang pemisahan fungsi sistem.
    • Perlu tambahan master data "Publikasi/ Media"
    • Perlu "mapping" antara "publikasi/ media" di sistem sales (source) dengan "publikasi/ media" di FINA --> Paket?
    • Invoicer Generic tidak lagi "generik" karena akan berkiblat pada penjualan berbasis "publikasi/ media"
    • FINA akan diminta untuk menyediakan laporan "penjualan/ produk" yang karena perbedaan dimensi, detail, periodisasi akan tetap sulit untuk mencukupi kebutuhan analisa produk yang sebenarnya.
  • Disepakati: Penambahan atribut "Publication/ Media" di Invoice Item, naming "Publication/ Media/ lainnya" akan diputuskan oleh FSD. Waktu untuk mengupdate aplikasi akan dihitung, karena tidak mungkin hanya input bebas saja.
  • Outstanding: Skema konversi mata uang sejak invoice/ dp sampai ke A/R akan dikonfirmasi oleh FSD
  • Outstanding: Voucher generation dan Account addressing belum selesai dibahas sampai ke level siap di code
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur Voucher yang sudah ada di FINA, sehingga siap dilanjutkan ke Voucher Generation (Darma)
  • Outstanding: Simulasi dan review fitur A/R Invoicer yang draftnya sudah ada di FINA (Darma)
22 Desember 2021
Rapat Internal IT Media
  • Hadir: DAN, YON, RDY
  • Perlu ditelusur di mana saja atribut "Publikasi/ Media" perlu dilekatkan dan keterkaitan dengan mapping produk yg belum sempat dicoba.
  • Dengan asumsi penambahan hanya di "Invoice Item" saja, maka perlu penambahan 3 minggu kerja untuk coding: Update DB structure, Master Publikasi/ Media (simple CRUD), Mapping Publikasi/ Media (complex CRUD), update Invoice (complex CRUD), update Credit Invoice (complex CRUD), dan Lookup (simple read), test.
22 Desember 2021
Rapat Internal IT Media
  • Hadir: DAN, YON, RDY
  • Perlu ditelusur di mana saja atribut "Publikasi/ Media" perlu dilekatkan dan keterkaitan dengan mapping produk yg belum sempat dicoba.
  • Dengan asumsi penambahan hanya di "Invoice Item" saja, maka perlu penambahan 3 minggu kerja untuk coding: Update DB structure, Master Publikasi/ Media (simple CRUD), Mapping Publikasi/ Media (complex CRUD), update Invoice (complex CRUD), update Credit Invoice (complex CRUD), dan Lookup (simple read), test.
27 Desember 2021 - 10 Februari 2022
Proyek FINA diliburkan karena libur Natal Tahun Baru, fokus tim proyek dialihkan ke Sirkulasi.
  • Tim IT cuti (masal) sejak 27 Desember 2021, masuk kembali 10 Januari 2022 (10 hari kerja)
  • Pekerjaan tim beralih ke Sirkulasi sejak 10 Januari 2022 (membahas usulan solusi menggunakan SPSK dan ADS oleh FSD)
  • Keputusan rapat tanggal 11 Januari 2022 (Bp. Andreas, SMO, FSD, IT, Sirkulasi), proyek FINA (dan proyek lainnya) "diparkir" sementara agar tim IT dan FSD bisa fokus ke Sirkulasi.
  • Jika pekerjaan Sirkulasi berjalan sesuai timeline (22 hari kerja), maka target dan timeline FINA akan molor total 32 hari kerja. Target yang sudah direvisi dapat dilihat di tab "Delivery Schedule".
22 Februari 2022
Rapat Rutin IT Media - FSD (Zoom Meeting 10.00 - 12.30)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma, Hermann, Yori
  • Disampaikan (Yettie): Pekerjaan di Sirkulasi belum selesai, masuk minggu terakhir sebelum go-live tanggal 1 Maret 2022
  • Disampaikan (DAN): Modul A/R yang tertunda karena cuti natal-tahun baru dan pekerjaan Sirkulasi sudah diselesaikan, menunggu test dan masukan dari FSD. Fungsi-fungsi dalam modul A/R yang sudah siap:
    • A/R Balance
    • A/R Invoice
    • A/R Payment
    • A/R Memo
    • A/R Allocation
    • A/R Mutation
  • Disampaikan (DAN): Modul Tax yang terkait ke alir penerimaan dana dan A/R sudah selesai. Fungsi-fungsi dalam modul Tax antara lain:
    • Withholding Tax In
    • Tax Processing
    • eFaktur
  • Disampaikan (DAN): Modul COA sudah ditambah dengan fungsi addressing untuk masing-masing account dalam COA:
    • Fungsi "Save" account di COA sekarang sekaligus menyimpan informasi addressing Debit dan Credit untuk account tersebut. Tujuannya untuk memudahkan pengelolaan account dan pengelolaan addressing nya.
    • Sudah disediakan fungsi "COA Addressing Simulation"
  • Disampaikan (DAN): Pembatalan receipt yang salah karena kegagalan penerapan SSO sudah diperbaiki. Logic perbaikan data (database) tanpa menu sehingga jika terjadi lagi butuh "bantuan TI" untuk menjalankannya. Untuk ke depannya diharapkan penanganan masalah ini dapat dilakukan sendiri oleh user. Mekanisme dan prosedurnya masih perlu disepakati.
  • Disampaikan (DAN): Master Supplier sudah diupdate sehingga informasinya tersimpan di Master tersebut, tidak tergantung pada BP nya. Setelah master Customer dan Supplier update akan dilanjutkan ke Master Organization dan Master Employee.
  • Diskusi: Penyatuan pengelolaan COA dan COA Addressing menjadi satu berpotensi membingungkan, akan ditinjau ulang setelah ditest oleh FSD
  • Diskusi: Informasi "External/ Internal" perlu ditambahkan di master Customer dan Supplier. Hal ini sudah pernah dibahas namun lupa ditambahkan padahal informasi ini menentukan COA Addressing
  • Disepakati: Tim FSD (Hermann, Darma, Yori, Andika) akan segera mulai melakukan simulasi pada fungsi-fungsi yang dilaporkan di atas
  • Disepakati: Tim FSD (Hermann, Darma, Yori, Andika) akan menyusun skenario pembatalan receipt setelah posting dengan memperhatikan kondisi-kondisi di A/R (sudah dimutasi, sudah dialokasi, dll) dan kondisi-kondisi di sistem sumber.
  • Disepakati: Penambahan informasi internal/ eksternal --> KG/ non KG di master data Customer dan Supplier
  • Disepakati: Target waktu pengembangan dan delivery yang sudah direvisi, di tab "Delivery Schedule" (paling bawah).
1 Maret 2022
Rapat Rutin IT Media - FSD (R.Rapat TI 14.00 - 18.30)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma, Prima, Andika
  • Disampaikan (Darma, Andika): Modul-modul yang sudah dilaporkan tanggal 22 Februari 2022 belum sempat diperiksa dan disimulasi. FSD masih sibuk dengan sirkulasi dan lainnya.
  • Disampaikan (DAN): Dokumentasi alir proses penerimaan sudah diperbarui, akan menyusul dokumentasi alir proses pembayaran keluar
  • Diskusi: Alir proses Reversed Receipt (void payment dari kasir)
  • Diskusi: Pencatatan tolakan Giro dan Cheque
  • Diskusi: Posting ke G/L pada alir proses receipt
  • Diskusi: Hubungan antara BS dengan Invoice AP
  • Disepakati: Alir proses ralat/ pembatalan receipt untuk 5 kondisi sbb:
    1. Cash transaction belum posting: Ralat/ Void
    2. Cash transaction sudah posting: buat transaksi pembalik, di posting, di mutasi, di alokasi
    3. Bank Import belum posting: edit/ delete
    4. Bank Statement belum posting: buat transaksi pembalik, transaksi lama dan transaksi pembalik kemudian di close
    5. Bank Statement sudah posting: buat transaksi pembalik dan transaksi baru, di posting, di mutasi, di alokasi
    (Detail alir pembatalan dapat dilihat di dokumentasi Reversed Workflow yang sudah diupdate tanggal 2 Maret 2022.)
  • Disepakati: Void payment ke sistem SPSK melalui posting transaksi pembalik, mekanisme void akan di drop setelah sistem di update
  • Disepakati: Tolakan giro dan cheque dicatat melalui proses reversed receipt dari modul kasir, sistem akan disesuaikan. Layar khusus pencatatan tolakan giro/ cheque tidak perlu dibuat.
  • Disepakati: Posting ke G/L dari Voucher akan mengirimkan informasi Receipt, Reversed Receipt, sedangkan posting ke G/L dari A/R hanya mengirimkan Invoice, Credit Invoice, Debit Memo, Credit Memo
  • Disepakati: Tim FSD (Hermann, Darma, Yori, Andika) akan segera mulai melakukan simulasi pada fungsi-fungsi yang dilaporkan di atas
  • Disepakati: Tim FSD (Hermann, Darma, Yori, Andika) akan menyusun skenario pembatalan receipt setelah posting dengan memperhatikan kondisi-kondisi di A/R (sudah dimutasi, sudah dialokasi, dll) dan kondisi-kondisi di sistem sumber.
8 Maret 2022
Rapat Rutin IT Media - FSD (R.Rapat TI 14.00 - 18.16)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma, Prima, Andika, Yori, Hermann
  • Disampaikan (DAN): Modul Prepayment Submission sudah selesai, siap diuji
  • Disampaikan (Yettie): Workflow pembayaran versi CMS, SAP, dan Oracle
  • Disepakati: Invoice A/P TIDAK punya tipe "invoice" dan "prepayment".
  • Disepakati: Struktur A/P Invoice: AP - Item (one-to-many), AP - Installment (one-to-many), AP - Prepayment (one-to-many)
  • Disepakati: Satu BS (prepayment) hanya akan memuat satu installment (tgl bayar). Jika lebih dari satu installment, tinggal displit ke beberapa BS
  • Disepakati: Satu BS (prepayment) bisa untuk pembelanjaan multiple cost center, penentuan cost center saat invoice AP (displit barangnya)
  • Disepakati: Beberapa "Installments" dapat digabung menjadi 1 PaymentRequest (PD) jika Company sama, Tujuan (PayTo) sama, no account bank/ cash counter sama
  • Disepakati: Hirarki Otorisasi Invoice AP dilekatkan ke "Company"
  • Disepakati: Hirarki Otorisasi PD dilekatkan ke "Company"
  • Disepakati (ulang): Akan disediakan input Giro/ Cheque/ slip di modul Dispatcher untuk dilekatkan di PD
  • Disepakati: Pengiriman Giro, Cheque, dan Slip2 ke Cash Counter akan menambah saldo alat bayar kasir
  • Disampaikan (Yettie): Saat Giro/ Cheque/ Slip/ Auto Credit dibuat akan menimbulkan Voucher Bank (kliring pada bank? embuh)
  • Disamoaikan (Yettie): Saat Giro/ Cheque/ Slip dibayar oleh kasir akan muncul Voucher Kasir (kas pada kliring? embuh)
  • Outstanding: Tim FSD (Hermann, Darma, Yori, Andika) akan segera mulai melakukan simulasi pada fungsi-fungsi yang dilaporkan di atas
  • Outstanding: Tim FSD (Hermann, Darma, Yori, Andika) akan menyusun skenario pembatalan receipt setelah posting dengan memperhatikan kondisi-kondisi di A/R (sudah dimutasi, sudah dialokasi, dll) dan kondisi-kondisi di sistem sumber.
15 Maret 2022
Rapat Rutin IT Media - FSD (R.Rapat TI 14.00 - 17.30)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma, Prima, Andika
  • Disampaikan (DAN): Mockup layar AP Invoice dan mockup Layar Installment, Workflow Integrasi dengan sistem procurement (GMMS, ...)
  • Disepakati: Akan dibuat modul "Penerimaan Barang dan Jasa" untuk kepentingan integrasi sistem-sistem pembelian, HR, dan FINA
    • Not a full-fledge GR system, berfungsi sebagai "Buffer" untuk kepentingan FINA
    • Menyimpan produk asli sebagai catatan dan mapping ke product category (formerly: Product) di FINA
    • Berfungsi sebagai catatan penerimaan barang untuk pembelian non PO atau non GR
    • berfungsi sebagai rujukan AP Invoice Item
  • Disepakati: Layar AP Invoice seperti mockup dengan beberapa perubahan:
    • Cost Center dan Project turun ke Item level
    • Type Invoice (header): Invoice Reguler dan Invoice Uang Muka (DP)
    • Informasi bank account di Installment, terhubung dengan payment type (8 Maret 2020: diskusi DAN + Yettie)
    • Notes ke bagian eksekutor installment (PD) (8 Maret 2020: diskusi DAN + Yettie)
  • Disepakati: Entitas "Product" di FINA akan "menggunakan" Product Hirarki dan Product Usage GMMS
  • Disepakati: Ditambahkan tracker uang muka (DP) terpisah dari tracker AP
  • Disepakati: Tipe Installment di Invoice AP ada 3
    • Reguler, akan mengalir menjadi PD saat di posting
    • Pre Payment (BS), TIDAK mengalir menjadi PD saat di posting untuk clearing Pre Payment.
    • Down Payment (DP), TIDAK mengalir menjadi PD saat di posting, untuk clearing Invoice Down Payment.
  • Disepakati: Layar Installment, dan generation PD dari layar tersebut.
  • Disepakati: Biaya Bank, Biaya Transfer (kasus transfer ke karyawan dari HR) akan di alokasi sebagai payment menggunakan modul Bank. Nilai transfer yang dicatatkan sebagai Invoice AP adalah nilai murni tanpa biaya2 bank/ transfer
  • Outstanding: (Yettie) Struktur Budget per account akan coba dialirkan ke tingkat Cost Center/ Profit Center yang lebih "operasional"
  • Outstanding: (All) Hirarki Otorisasi dan View Invoice AP dibahas ulang, terkait juga dengan otorisasi Budget
  • Outstanding: Tim FSD (Hermann, Darma, Yori, Andika) akan segera mulai melakukan simulasi pada fungsi-fungsi yang dilaporkan di atas
  • Outstanding: Tim FSD (Hermann, Darma, Yori, Andika) akan menyusun skenario pembatalan receipt setelah posting dengan memperhatikan kondisi-kondisi di A/R (sudah dimutasi, sudah dialokasi, dll) dan kondisi-kondisi di sistem sumber.
17 Maret 2022
WA Group Chat IT - FSD
  • Hadir: DAN, Yettie, Darma
  • Pertanyaan (DAN): Informasi "Cost Center" dan "Project" sudah diturunkan dari header AP Invoice ke Item AP Invoice. Sehingga 1 dokumen AP dapat mencakup multiple cost-center dalam 1 company. Implikasinya:
    • Installment yang muncul dari AP Invoice tidak dapat dirujukkan ke level "Cost Center" atau "Project"
    • Pemisahan installment berdasarkan Cost Center/ Project tidak dapat dilakukan sejak installment sampai ke proses-proses pembayaran
    • Pre payment yang menimbulkan installment setara AP Invoice (beda tipe) tidak bisa dirujukkan ke Cost Center tertentu.
    Apakah skenarionya memang demikian?
  • Disepakati:
    • Satu AP Invoice dapat diassign ke multiple cost center/ project pada masing-masing itemnya
    • Sikron dengan penjelasan FSD (Yettie) tentang Pre-Payment, di mana satu BS bisa dibelanjakan untuk multiple cost center
    • IT: Mockup AP Invoice disesuaikan, tabel AP Invoice, tabel AP Invoice Item, db logic diupdate, pengembangan AP Invoice dilanjutkan berdasarkan keputusan ini, Informasi Cost Center di cabut dari Pre Payment (BS)
  • Outstanding: (Yettie) Struktur Budget per account akan coba dialirkan ke tingkat Cost Center/ Profit Center yang lebih "operasional"
  • Outstanding: (All) Hirarki Otorisasi dan View Invoice AP dibahas ulang, terkait juga dengan otorisasi Budget
  • Outstanding: Tim FSD (Hermann, Darma, Yori, Andika) akan segera mulai melakukan simulasi pada fungsi-fungsi yang dilaporkan di atas
  • Outstanding: Tim FSD (Hermann, Darma, Yori, Andika) akan menyusun skenario pembatalan receipt setelah posting dengan memperhatikan kondisi-kondisi di A/R (sudah dimutasi, sudah dialokasi, dll) dan kondisi-kondisi di sistem sumber.
22 Maret 2022
Rapat persiapan implementasi SPSK untuk Periodical (catatan di bawah hanya memuat part yang terkait FINA)
  • Hadir: DAN, SAB, Yettie, Prima, Darma, Andika, Eliada, Ucok, Eriyanto, Oman, Dono, ...
  • Disepakati: Posting mundur penerimaan pembayaran (receipt back date posting)
    • Posting back date ke periode bulan sebelumnya masih dapat diterima sampai tanggal 7 bulan berjalan
    • Pemeriksaan back date di sistem FINA dengan approval atasan berdasarkan keputusan rapat tanggal 7 September 2021 akan disesuaikan untuk mencegah posting back date setelah tanggal 7.
    • Pemeriksaan back date diharapkan sudah terimplementasi (di Cash & di Bank) sebelum closing periode Maret 2022.
5 April 2022
Diskusi: DAN - Yettie (10 min, waktu tunggu kedatangan tim Kompas TV)
  • Disepakati: Dalam 1 form invoice (AP) hanya boleh ada 1 jenis VAT (1%, 1.1%, 11%, dll), namun di itennya diijinkan "tax free". Sehingga kombinasi yang benar adalah: 11% dan 0%, 1.1% dan 0%. Kombinasi yang tidak diijinkan misalnya: 1.1% dengan 11%.
  • Disepakati: Pilihan jenis VAT akan diinput di header
  • Disepakati: Akan disediakan chekbox "Tax Free" pada item untuk mengakomodir VAT 0% (BTKP). Untuk party memang bebas pajak maka cukup diset VAT 0% di header.
  • Disepakati: Di header akan dimunculkan 2 total:
    • Total untuk dikenakan VAT
    • Total yang "Tax Free"
  • Disepakati: Invoice diskon dan Invoice surcharge jika ada dikenakan pada kedua Total (Kena pajak dan Tidak kena pajak)
  • Disepakati: Nilai VAT hanya dikenakan pada Total Kena Pajak - porsi diskon kena pajak + porsi surcharge kena pajak.
  • Disepakati: Kalkulasi tersebut di atas akan langsung diterapkan pada modul2 AP FINA.
Diskusi: IT Media - FSD - Kompas TV (14.10 - 16.00)
  • Hadir: DAN, YON, Yettie, Andika, (teman FSD terbaru), Tim Kompas TV
  • Disampaikan (TV):
    • Jika TV atau unit lain punya kebutuhan yang lebih detail atau spesifik, bagaimana sistem (FINA) dapat mengakomodirnya sedangkan unit lain mungkin butuh yang jauh lebih sederhana.
    • Semua kegiatan keuangan di TV sudah ter-sistem, Orlansoft sudah memenuhi kebutuhan karena sudah disesuaikan untuk TV. Hanya Bank Auto Credit saja yang masih menggunakan aplikasi internal KG. Interoperability dengan Gen21 sudah ada.
  • Disampaikan (DAN):
    • FINA awalnya dikembangkan hanya untuk mengatasi masalah penerimaan pembayaran. Kemudian dilanjutkan untuk melepaskan ketergantungan KG Media pada sistem SAP
    • FINA tidak dikembangkan sebagai monolitic system (tunggal, centralistic) melainkan sebagai sistem keuangan yang di dapat berintegrasi dengan sistem sekitar
    • FINA didesain dengan konsep: API-driven, single database tenancy model, self-contained modularity, berangkat dari kesadaran sulit sekali menemukan sistem yang fit dengan kebutuhan seluruh unit bisnis di KG Media.
    • Target penyelesaian FINA sudah ditetapkan: 2023 KG Media sudah tidak tergantung ke sistem SAP, artinya akhir tahun sudah harus selesai.
  • Disampaikan (Yettie):
    • FINA Sudah digunakan di kasir Sirkulasi sejak Agustus 2021, support cepat, tidak ada kendala yang harus mengotak-atik data secara langsung
    • FINA Sudah digunakan di kasir Sirkulasi sejak Agustus 2021, support cepat, tidak ada kendala yang harus mengotak-atik data secara langsung
    • Budget FINA belum ada, sekarang masih menempel di GMMS. Itu masih belum sesuai untuk kebutuhan TV. Tentang budget masih akan diusulkan agar lebih sederhana namun tetap mengakomodir kebutuhan informasi proyek.
    • Timeline pengembangan FINA beberapa kali direvisi menyesuaikan desakan kebutuhan implementasi dan kegiatan lainnya (Tribun, SPSK, GMMS, dll).
  • Disepakati:
    • Kompas TV belum akan dapat menggunakan FINA ditahun 2022. Karena keterbatasan tim, terutama FSD.
    • Pertemuan akan dilanjutkan ke topik yang lebih detail untuk memastikan kebutuhan TV akan terakomodir oleh FINA dikemudian hari. Topik pertama yang akan dibahas: arus pembayaran (pengeluaran dana) sejak dibudgetkan, direquest, sampai diselesai.
    • Pertemuan lanjutan akan memanfaatkan waktu pertemuan rapat rutin IT Media - FSD hari Selasa.
12 April 2022
Rapat Rutin IT Media - FSD (10.30 - 13.30)
  • Disampaikan (DAN): Layar AP Invoice, Pre Payment, Installment, Payment Requisition, Bank Payment sudah jadi, siap diuji skenarionya.
  • Diskusi: Ada kebutuhan untuk mencatat hutang employee ke perusahaan. Kasus: reimburse rumah sakit, Invoice 100%, Perusahaan menanggung 90%, 10% ditanggung karyawan (potong gaji/ bayar langsung). Ada 2 pendekatan: Invoice diakui 100% atau diakui 90%.
  • Diskusi: Tentang Pre Payment, jika belanja lebih apakah lebih baik BS lagi atau langsung muncul installment baru dari AP Invoice
  • Disepakati: Tentang hutang employee akan dibahas oleh FSD, baru kemudian disepakati menjadi spec. FINA
  • Disepakati: Bank Payment sudah berfungsi sebagai Voucher (Bank Payment Voucher)
  • Disepakati: Cash Payment harus memanggil PD sebagai rujukan pembayaran (selalu bayar penuh).
  • Disepakati: Receiving vs Invoice AP = 1:1. Jadi satu receiving tidak bisa di invoice ap berkali-kali.
Diskusi: IT Media - FSD - Kompas TV (14.36 - 16.00)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Andika, Tim Kompas TV: Shofikh
  • Disampaikan (as is TV):
    • Proses Create Budget, sekretariat unit (setiap bulan utk bulan depan), OPEX, CAPEX, Program jadi satu. Yang diinput budget setelah final. Sudah ada fasilitas untuk draft budget.
    • Update budget: bikin memo diapprove BMA, additional masuk ke budget.
    • Browser untuk mengakses Orlansoft: Firefox.
    • Satu budget bisa melibatkan departemen terkait. Budget bisa melekat ke Qty atau Value
    • Request Item merujuk ke item dalam budget (Qty, Value) atau ke kelompok itemnya (Value). Request dibuat oleh sekretariat unit ditujukan ke departemen terkait.
    • PR dibuat oleh departemen terkait, jika ingin dilanjutkan ke procurement
    • Receiving dibuat oleh pihak yang ditunjuk untuk menerima barang/ jasa dalam PO.
    • Untuk barang yang dibeli harga di set, kalau tidak dibeli harga = 0, sejak dari Budget.
    • Purchase Request tidak dapat digabungkan menjadi satu PO/MO/RO, dll.
    • Supplier di masterkan ke dalam system sedangkan barang tidak di master kan, sejak dari budget, request, sampai ke pembelian semuanya diketikkan.
    • Invoice AP di buat oleh departemen terkait/ GA/ Procurement (siapa yang PO), di approve, diposting oleh GMA.
    • Partial receiving belum disupport. Perubahan barang yang datang dengan barang yang di PO harus membatalkan PO dan buat baru lagi.
19 April 2022
Rapat Rutin IT Media - FSD (11.00 - )
  • Hadir: DAN, WIK, YON, RDY, Yettie, Prima, Darma, Andika, Sandy
  • Disepakati: Fitur cek duplikasi data di BP (Cust, Supp, dll) berdasarkan kesamaan No Identitas dan NPWP tidak bisa diberlakukan. Pemeriksaan ini dicabut.
  • Disepakati: Data SPSK yang sudah ditolak masuk ke FINA tanggal 31 Maret 2022 (464 data) akan di proses dari backend, hari Kamis sudah masuk ke FINA.
  • Disepakati: NPWP Pemungut di WAPU mengikuti NPWP Purchasing Org.
Diskusi: IT Media - FSD - Kompas TV (14.00)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Prima, Andika, Sandy, Tim Kompas TV: Shofikh
  • AP Invoice disusun oleh user departemen terkait, diajukan kepada BMA, setelah diverifikasi diposting kepada Finance. Akan dieksekusi pembayarannya oleh Finance, setelah itu Payment Voucher.
  • Issue Check dibuat untuk melakukan pembayaran atas satu atau banyak invoice AP (same vendor/ supplier)
  • Issue Check diposting akan keluar jurnal dan menghasilkan payment voucher. Payment Voucher tidak dibuat tapi dihasilkan dari posting payment voucher
  • Layar Jurnal list melisting daftar transaksi yang dijurnal. Di detailnya baru dimunculkan detail akun2 yang terlibat
  • Orlansoft tidak dirancang multi company, meskipun company diinput hanya sebatas untuk membatasi akses saja, tapi secara (data) database tidak dipisah.
  • Orlansoft tidak dapat menangani posting transaksi ke periode sebelumnya (backdate) atau ke peride berikutnya (next period)
22 April 2022
Waktu Jeda Rapat Skenario ERP Tribun (11.00 - 13.50) --> hanya mencatat bagian yang terkait FINA saja.
  • Hadir: DAN, WIK, YON, RDY, Yettie, Prima, Darma, Sandy, Sumani, Agus Ramdhani (pengundang), Sys.Dev Tribun (6 orang)
  • Ditanyakan (DAN): Apakah 1 slip pembayaran boleh membayar beberapa PD sekaligus
  • Disampaikan (YON): Fitur menggabungkan item-item yang berbeda pengenaan income tax menjadi satu AP Invoice terkendala format bukti potong/ bukti pungut PPH yang hanya bisa memuat 1 jenis PPH dalam 1 invoice.
  • Disepakati: Jenis PPH, persentase yang sebelumnya ada di Item dinaikkan ke header AP Invoice. Di Item hanya ditandai bahwa item tersebut dikenakan PPH atau tidak. Perubahan akan langsung di apply ke modul AP Invoice dan Receiving.
  • Outstanding: Semua fitur FINA belum diujicoba kecuali fitur terkair Cash and Bank Receipt --> A/R, A/P, PrePayment, Receiving, Voucher, COA, Taxation, etc.
  • Outstanding: Slip pembayaran apakah bisa membayar beberapa PD sekaligus.
26 April 2022
Alignment pengembangan FINA - HR Tribun (10.32 - 15.55)
  • Hadir: DAN, WIK, YON, Aulia, Wiwid, Ryan
  • Disampaikan (DAN):
    • Positioning sistem FINA sebagai kolaborator, integrator dengan sistem2 sekitaran termasuk HR Tribun yang akan dikembangkan.
    • Pengembangan sistem HR oleh tim SysDev Tribun perlu mempertimbangkan kebutuhan operasional di seluruh KG Media, konteks: multi organizations, multi applications.
  • Diskusi tentang konsep dan struktur Fina (dijelaskan tanpa hands-on workshop)
    • BP: Customer, Employee, Internal Organization
    • Internal Organization: Hirarki, inherintance, tree-contextual
    • Employee: User association, Employee Association
    • Alir dana keluar (Payment Workflow), terutama yang terkait dengan biaya2 karyawan
    • Bank Import, Bank Statement allocation, Kasir

  • Disampaikan (Wiwid): Item-item di HR yang mungkin terhubung ke FINA

    Items Occurence Partition
    Payroll: Gaji, Tunjangan, PPH, BPJS Tenaga Kerja, BPJS Kesehatan Bulanan Per Company, Per Cost Center
    Reimburse Medical: Obat, Dokter, Alat Kesehatan Accidental Per Employee
    Perjalanan Dinas (DLK/DLN) Accidental Per Employee
    Pinjaman Karyawan: pengajuan Accidental Per Employee
    Pinjaman Karyawan: cicilan Bulanan Per Employee
    Pinjaman Koperasi: cicilan Bulanan Per Employee
    Pesangon: Uang Pesangon, PPH Accidental Per Company, Per Cost Center
    Formulir A1 (SPT) Tahunan (Jan) Per Company, Per Cost Center
  • Usulan-Usulan:
    • Selain Payroll, perlu dikembangkan modul-modul "operasional" HR sebagai bagian dari keseluruhan sistem HR KG Media, yaitu:
      • Dinas Luar (DLK/DLN)
      • Pinjaman Karyawan
      • Reimburse Karyawan
      Modul-modul tersebut terintegrasi dengan FINA dan menjadi bagian dari keseluruhan ERP KG Media.
    • Kerjasama IT Media dan Sysdev dilanjutkan dalam konteks ERP KG Media.
2 May 2022 - 13 May 2022
Proyek FINA diliburkan karena libur dan cuti lebaran, tim kembali bekerja 17 Mei 2022.
  • Libur: 2, 3, 16 Mei 2022 (3 hari kerja)
  • Tim IT cuti tanggal 4,5,6,9,10,11,12,13 Mei 2022 (8 hari kerja)
  • Target delivery dalam timeline akan terkoreksi total 11 hari kerja. Target yang sudah direvisi dapat dilihat di tab "Delivery Schedule".
17 Mei 2022
Rapat Rutin FSD (11.00 - 17.00)
  • Hadir: DAN, WIK, YON, RDY, Yettie, Prima, Darma
  • Disepakati (ulang): Proses BS, Installment, Pre-Payment, sudah sesuai dan benar.
  • Disepakati: BS otomatis menghasilkan Installment (state: processed) dan Payment Requisition (state: new) saat BS di approve --> Payment Requisition (PD) dari BS tidak mungkin berisi gabungan installment. PD dari BS menggunakan nomor dokumen yang sama dengan nomor BS nya.
  • Disepakati: Satu slip pembayaran (Giro, Cheque, Deposit Withdrawal) bisa untuk membayar beberapa Payment Requisition (PD)
  • Disepakati: Flow penyelesaian BS yang kurang Bayar (BS < Invoice)
    1. Cara paling aman: Bikin BS baru, sama dengan proses BS biasa.
    2. Membuat Installment dari AP Invoice untuk menambal BS yang kurang. Installment bisa bertipe "Reguler" untuk dibayarkan kepada Paid To Party atau bertipe "Reimburse" untuk dibayarkan kepada employee yang nombokin.
  • Outstanding: Semua fitur FINA belum diujicoba kecuali fitur terkair Cash and Bank Receipt --> A/R, A/P, PrePayment, Receiving, Voucher, COA, Taxation, etc.
  • Outstanding: Slip pembayaran apakah bisa membayar beberapa PD sekaligus.
24 Mei 2022
Rapat Rutin FSD (11.00 - )
  • Hadir: DAN, WIK, YON, RDY, Yettie, Prima, Darma, Andika, Rohimam, Nuel, Mukhlis, Aulia, Zahra
  • Disepakati (ulang): Proses Installment, Pembayaran PD melalui bank transfer.
  • Disepakati (ulang): Proses Installment, Pembayaran PD melalui cash.
  • Disepakati (ulang): Proses Installment, Pembayaran PD melalui slip.
  • Disepakati: Saat diproses, Bank Payment akan menghasilkan Bank Payment Voucher. Nomor Bank Payment Voucher akan dilekatkan ke Payment Requisition (PD)
  • Disepakati (new): Akan dibuat layar Bank Payment Voucher (listing). Dilengkapi dengan fasilitas posting ke GL, export ke excel (various format).
  • Disepakati (new): Confirm cash payment dari PD bisa rombongan (bulk).
  • Disepakati (new): Penomoran Slip bisa auto, bisa manual. Ditambahkan checkbox "Auto Number" saat pembuatan slip (slip.new)
  • Disepakati: Satu Slip bisa membayar beberapa Payment Requisition (PD)
  • Disepakati: Penambahan jenis installment "Reimburse" di AP Invoice dengan Paid to yang berbeda dengan Paid to di AP Invoice.
  • Disepakati: Pembatalan Payment Requisition (PD) yang belum "Paid" melalui pembatalan slip, pembatalan Bank Transfer, pembatalan cash payment.
  • Outstanding: Pembatalan Payment Requisition (PD) yang sudah "Paid" --> BS Batal, Invoice batal, dll.
  • Outstanding: Outstanding penyelesaian BS, pengarsipan Invoice
  • Outstanding: Semua fitur FINA belum diujicoba kecuali fitur terkair Cash and Bank Receipt --> A/R, A/P, PrePayment, Receiving, Voucher, COA, Taxation, etc.
7 Juni 2022
Rapat Rutin FSD (11.00 - 17.25)
  • Hadir: DAN, WIK, YON, RDY, Yettie, Prima, Darma, Andika, Rohimam, Nuel, Mukhlis
  • Disepakati: Proses dalam sistem akan disepakati lebih dulu, baru konfigurasi penomoran dokumen, dan lainnya
  • Disepakati: Saat slip di confirm oleh kasir, sistem menerbitkan Bank Payment Voucher
  • Disepakati: Layar cash-payment yang baru (yang lebih sederhana)
  • Disepakati: Bank Payment Voucher untuk BS boleh digabung tapi sesama BS
  • Disepakati: Cash Payment Save --> sudah potong balance cashier
  • Disepakati: Cash Payment Post --> status2 PD, Installment, BS diupdate menjadi "Paid"
  • Outstanding: Outstanding penyelesaian BS, pengarsipan Invoice
8 Juni 2022
Rapat ERP Media Timeline (10.35 - 12.30)
  • ERP Project Kickoff??
  • Hadir: DAN, WIK, RDY, RAM, Yettie, Prima, Darma, Andika, Ninik, Yvanna, Tia, Sumani, Dobith
  • Disampaikan (DAN): Background
    1. IT Media butuh pendampingan dari "Ahli Keuangan" yang paham bisnis proses keuangan spesifik KG secara detail.
    2. Paralel proyek dan pekerjaan sela yang membengkak dikerjakan oleh tim proyek yang sama. Timeline masing-masing proyek/ pekerjaan tidak teragregasi ke timeline "global".

  • Disampaikan (DAN): Daftar proyek dan pekerjaan per 8 Juni 2022

    Pekerjaan Status ERP Scope
    FINAon going✓
    Sirkulasi 1: Migrasi KGX dari SAP ke SPSKon going, 99%−
    Sirkulasi 2: SPSK Extensionon going−
    Sirkulasi 3: All New SPSKbelum mulai✓
    Migrasi Tesys v1 ke v2stop, dialihkan ke ERP, support menyita potensi development SysDev Tribun−
    Sistem untuk Tribun unit kecilon going✓
    HR Tribunon going, lihat catatan 26 April 2022✓
    GMMS Updatebelum mulai✓
    FastAMSbelum mulai✓
    Pengganti Orlansoft TVbelum mulai✓

  • Disampaikan (DAN): Susunan tim kerja per 8 Juni 2022.

    Jenis Keterangan HR
    Developer/ Software EngineerProgrammer, Syetem Analyst, SQA, Technical Doc.IT-ES/CS: 5 orang
    IT-ES/OS: 3 orang (akan ditambah)
    SysDev: 4 orang
    IT SpecialistBusiness Analyst, Implementator, Business Support, UAT, Data transformation, Manual Doc.IT-ES/CS: 1 orang (akan ditambah)
    IT-ES/OS: 1 orang
    SysDev: 2 orang
    Financial Analyst (expert)Advise, directionCorp.FSD: 3 orang
  • Disampaikan (Dobith):
    • Kompas TV baru akan "menerima" implementasi KGMedia ERP setelah semua modul selesai dan tested.
    • Akan berkontribusi selama proyek berlangsung.
  • Disepakati: Beberapa proyek disatukan menjadi proyek KGMedia ERP dan akan disusun timeline ditingkat KGMedia ERP.
  • Disepakati: Tim FSD akan menyediakan waktu 2 hari Senin dan Selasa setiap minggu (tatap muka) untuk proyek KGMedia ERP
  • Disepakati: Tim SMO KGMedia akan mengikuti diskusi proyek setiap minggu untuk lebih memahami perkembangan dan kendala proyek, Tim SMO KGMedia (bersama yang lain) menerapkan prioritas dan fokus pekerjaan, mengupdate status dan timeline.
  • Outstanding: Rapat lanjutan untuk inventarisasi pekerjaan dan menyusun timeline "global" baru
13 Juni 2022
Rapat Rutin IT Media - FSD
  • Hadir: DAN, WIK, YON, Yettie, Darma, Andika, Rohimam, Immanuel
  • Disepakati: Saat pinjaman karyawan disetujui (approve), otomatis akan menghasilkan 1 invoice AP untuk pembayaran, 1 invoice AR untuk cicilan. Nilai AP Invoice dan AR Invoice --> gelondongan, bukan per individu.
  • Disepakati: HR memelihara sub AR dan sub AP di HR KG Media untuk tracking pinjaman individu. FINA hanya akan menerima gelondongannya.
  • Disepakati: Dinas luar yang disetujui akan menghasilkan BS dan PD untuk selanjutnya dibayarkan. Approval dinas luar sekaligus merupakan approval pada BS dan PD. Ada 2 jenis Dinas Luar, dengan BS dan tanpa BS.
  • Disepakati: Saat pertanggungjawaban Dinas Luar, form pertanggungjawaban Dinas diisi dan akan menghasilkan 1 invoice AP dengan reimburse installment atau BS installment. Item2 pengeluaran dinas luar akan langsung menjadi receiving untuk AP invoice tersebut. Approval form pertanggungjawaban dinas luar akan sekaligus mengapprove AP invoice tersebut. Proses closing tetap harus dilakukan di kasir (bukti2 fisik, dll)
  • Diskusi: Inventarisasi pekerjaan2 terkait modul atau item yang masuk dalam scope ERP.
  • Catatan: tim SMO sudah hadir di pagi hari, tapi batal rapat karena tim IT/ FSD masih menyelesaikan pekerjaan masing-masing. Akan datang lagi hari Selasa 14 Juni 2022 (miss comm).
14 Juni 2022
IT Media - FSD - SMO Media (10.15 - 12.06, 16.00 - 17.32)
  • Hadir: DAN, WIK, YON, RDY, SAB, Yettie, Darma, Andika, Yvanna, Tia, Zahra, Aulia
  • Disampaikan: Draft daftar pekerjaan terkait ERP KG Media
  • Disampaikan: Perlu segera dicari kesepakatan tentang scope dan status proyek HR KGMedia. Isu: Beberapa Tribun sudah sepakat menggunakan HR System dari Citis. Fokus: apakah perlu dilanjutkan, kalau dilanjutkan di mana "area bermain" nya.
  • Disepakati: Tim SMO akan melanjutkan inventaris pekerjaan dan menyusun timeline berdasarkan skala prioritas, terutama untuk pekerjaan-pekerjaan yang sudah jelas (scope, kebutuhan, dll).
  • Disampaikan (Yettie, ttg Sirkulasi/ SPSK): Diperlukan fasilitas untuk membuat invoice kepada special channel (toko buku, dll). Saat ini diinput ke SAP SD tapi ada kesulitan cetakan invoice nya. Kandidat solusi:
    • Menggunakan AR Invoice FINA -> Untested, tidak support produk issue, tidak support harga incl.PPN
    • Menggunakan Invoicer SPSK Extension -> Untested, sudah support product issue, sudah support harga incl.PPN
  • Disampaikan (Yettie, ttg Sirkulasi/ SPSK): PPN ikut NPWP Induk tapi alamat pajak ikut cabang. Aturan pajak baru ini berlaku juga untuk Iklan.
  • Diskusi:
    • Hanya SPSK yang punya struktur induk-anak untuk customernya (agen), sistem lain tidak menerapkan struktur tersebut.
    • Sales tidak tahu apakah customer yang bertransaksi adalah induk/ anak. NPWP dientry sesuai dengan yang diserahkan oleh customer.
  • Disepakati: Sementara terkait PPN dan NPWP tidak ada yang perlu diubah baik di SPSK maupun sistem2 penjualan lainnya.
20 Juni 2022
IT Media - FSD - SysDev (10.15 - 12.06, 16.00 - 17.32)
  • Hadir: DAN, RDY, Yettie, Sumani, Zahra, Aulia, Wiwid, Ryan, Hamzah, Yudi
  • Disampaikan (Sumani): Rencana implementasi sistem HR di Tribun terbagi 2
    1. Tribun Digital Network (TDO), Indopersda (IP), dan Wartakota, selama ini menggunakan SAP HR dan Payroll Legacy, selanjutnya akan menggunalam Odoo HR.
    2. Tribun-Tribun yang lain (Daerah) menggunakan SiSDM dan Payroll Tesys, selanjutnya akan menggunakan HR KGMedia (ERP)
    Proyek pengembangan HR KGMedia tetap dilanjutkan bahkan scopenya diperluas untuk seluruh KGMedia, bukan hanya Tribun.
  • Disepakati: Entitas Employee di KG Media mencakup
    • Karyawan yang terdaftar di HR Corporate, apapun sistemnya (SAP/ Odoo)
    • Karyawan yang terdafar hanya di sistem HR Tribun --> kontrak, kontributor, outsoucing, etc.
  • Disepakati: Akan disediakan interface ke entitas employee untuk HR Dept (karyawan) dan GA (outsource, etc)
  • Disepakati: Pembagian kerja yang lebih strict untuk development dan support di internal SysDev
  • Disepakati: Master Application akan dikelola secara terpusat pada tingkat ERP
  • Disepakati: Master organization akan dikelola secara mandiri di HR dengan rujukan (referensi) ke Organization di tingkat ERP.
  • Disepakati: Senin 27 Juni 2021 Master Employee HR KGMedia akan dipresent ke tim teknis, selanjutnya API master employee dengan FINA.
21 Juni 2022
IT Media - FSD - SysDev (10.15)
  • Hadir: DAN, RDY, YON, WIK, Yettie, Darma, Prima, Dobith, Tia (pagi)
  • Disampaikan (Darma): Jurnal-jurnal Bank Payment dan Cash Payment --> masih outstanding
  • Disepakati: Ditambah Cash Counter khusus untuk pemindahan transfer bank ke kasir karena BS (KM). Cash Counter ini melayani multi company tergantung dari company yang melakukan KM. Hanya ada 1 cash counter KM BS di seluruh sistem
  • Disepakati: Ditambah flag BS di Cash Counter, hanya boleh ada 1 cash counter yang memiliki flag ini.
  • Disepakati: Ditambah flag "Transaction types" yang boleh dilakukan disuatu cash counter.
  • Disepakati: Ditambah menu new di payment requisition (PD Manual), dapat digunakan untuk pengisian saldo kasir, dll --> skenario blm cukup jelas.
  • Outstanding: Closing BS.
    1. Alternatif 1: alat bayar "BS"
    2. Alternatif 2: (diterangkan oleh Yettie, saya masih belum jelas, anyone?)
28 Juni 2022
IT Media - FSD - SysDev - SMO (10.30)
  • Hadir: DAN, RDY, YON, WIK, Darma, Prima, Tia, [Zahra, Aulia, Wiwid, Ryan, Hamzah, Yudi] (half day)
  • Disampaikan (SysDev): Master Employee
    • Sudah ditambahkan "Relatives"
    • Organization masih dalam desain
  • Diskusi: Draft timeline ERP KG Media (Tria)
  • Disepakati: Diskusi tentang rancangan organsasi, perbedaan level organisasi antar unit bisnis, dll./li>
  • Disepakati: Timeline yang disusun oleh SMO disepakati untuk dilaporkan
  • Disepakati: Penyelesaian FINA memberikan dampak paling besar diantara penyelesaian modul-modul lainnya
  • Disepakati: Akan dilanjutkan pertemuan teknis antara SysDev - IT Media untuk detail desain master employee, organization, pertukaran data
28 Juni 2022
Rapat Core HR ERD IT Media - SysDev (14.00)
  • Hadir: DAN, RDY, YON, WIK, AHA, Zahra, Aulia, Wiwid, Ryan, Hamzah, Yudi
  • Disampaikan (SysDev): Initial ERD Core HR
  • Disampaikan (SysDev): Organization Chart Tribun (2 versi)
  • Diskusi: Entitas-entitas Core HR
    • Organization Layer: Directorate, Division, Sub Division,...
    • Position Layer: Director, GM, Manager, Supervisor,...
    • Employee Grade dan Position grade range: 1,2,3,....
    • Grade Group: A, B, C, D,.... untuk DLK, Medical, dll
    • Organization Hierarchy and Context: Organization Hierarchy Context, Organization Hierarchy
    • Employee Hierarchy and Context (operasional): Employee Hierarchy Context, Employee Hierarchy
    • Position Hierarchy
  • Disepakati: Core HR ERD, akan dilanjutkan pertemuan tentang atribute tanggal 30 Juli 2022
30 Juni 2022
Rapat ERD Core HR IT Media - SysDev
  • Hadir: DAN, RDY, YON, WIK, Zahra, Aulia, Wiwid, Ryan, Hamzah, Yudi
  • Disampaikan (SysDev): ERD dan atribut-atribut data Core HR
  • Diskusi: Atribut-atribut Core HR: Employee, Organization, Position, Employment
  • Diskusi:
    • Skenario mapping grade ke grade group: A, B, C, D,.... untuk DLK, Medical, dll
    • Organization Hierarchy and Context: Organization Hierarchy Context, Organization Hierarchy
    • Position Hierarchy
  • Disepakati: Atribut2 entitas-entitas HR Core
  • Disepakati: HR Core akan dibuat sebelum meminta masukan HR unit mengingat sudah ada pertemuan-pertemuan sebelumnya (KCM, Tribun)
  • Disepakati: HR Core akan menjadi "master" untuk entitas Organization dan Employee. Entitas sejenis di modul-modul lain (FINA, GMMS, ...) akan meng-copy dan meng-extend jika diperlukan.
  • Disepakati: Spesifikasi HR Core + Training sudah harus dapat menjawab kebutuhan yang disampaikan HR KCM kepada AHA
4 Juli 2022
Rapat Rutin IT Media - FSD
  • Breaking News: Covid-19 outbreak in Corporate Accounting Division, pembatasan pertemuan fisik disepakati.
  • Hadir: DAN, RDY, YON, WIK, Prima, Darma
  • Disampaikan (Darma, Prima): Skenario closing BS, pengalihan BS dari Bank ke Cash
  • Diskusi: Skenario jurnal dan timing proses BS, skenario pengalihan BS ke kasir.
  • Disepakati: Skenario Closing BS (tab: DEAL). IT dan FSD sepakat skenario tersebut dapat diterima dan dikerjakan. Namun akan dimintakan persetujuan Yettie yang hari itu sedang sakit.
7 Juli 2022
IT Media - SysDev
  • Hadir: DAN, RDY, YON, WIK, Zahra, Aulia, Wiwid, Yudi
  • Disampaikan (SysDev): Hasil pertemuan dengan HR Tribun (Mbak Iin) terkait golongan fasilitas (DLK, Medical). Di Tribun dikenakan pada posisi, posisi tertinggi yang diambil.
  • Diskusi: Separasi pengelolaan Employee misalnya: KGHR, Tribun HR, Kompas HR, KG Media HR, dll
  • Diskusi: Pemberian fasilitas di Kompas dan KCM yang melekat ke golongan employee
  • Diskusi: Skenario penyatuan data "employee" dari berbagai sistem HR dan pendukungnya di KG Media HR, skenario pertukaran data.
  • Diskusi: Progress development --> mundur
  • Disepakati: Penambahan atribut pengelolaan employee sehingga pengelolaan dapat dioper antar HR
  • Disepakati: Mekanisme penyatuan data "employee" di HR KG Media (pengepul) sehingga modul2 lain (FINA, GMMS, etc) tinggal mengambil sesuai kepentingan
8 Juli 2022
IT Media - FSD
  • Hadir: DAN, RDY, YON, WIK, Yettie, Darma, Prima
  • Diskusi: ERD HR Core Final
  • Diskusi: Work History
  • Disepakati: Layar Realisasi BS, flow pengisian:
    • Pilih (add) AP Invoice yang sudah posted
    • Sistem menampilkan installment AP Invoice yang dipilih
    • Sistem menampilkan informasi BS yang melekat ke Invoice yang dipilih
    • Jika ada sisa BS maka input receipt pengembalian dana BS (bank/ cash)
  • Disepakati: Realisasi BS sudah bisa di coding
11 Juli 2022
IT Media - SysDev
  • Hadir: DAN, RDY, YON, WIK, Zahra, Aulia, Wiwid, Ryan, Yudi
  • Diskusi: Progress pengembangan modul HR
  • Diskusi: Employment dan Assignment
  • Diskusi: Work history (pengalaman kerja)
  • Disepakati: Modularity KG Media HR: Core, Expense and Benefit, Competency,...
  • Disepakati: Module-modul HR akan diselesaikan sesuai urutan:
    • HR Core selesai Juli 2022.
    • Training selesai Juli 2022.
    • Expense & Benefit
    • Time Management
    Pertimbangan-pertimbangan: akan digunakan oleh KCM (ikut absensi HR Pusat), akan digunakan oleh Tribun daerah (presensi tidak pengaruh ke uang makan)
12 Juli 2022
Progress Report Proyek ERP 1
  • Hadir: Andreas Tirtarianto, Miftahun Nimah, Hadrianus Tjiptyantoro, Yettie, Sumani, RAM, DAN, RDY, WIK, AHA, Dobith Mulyawan
  • Disampaikan (RAM):
    • Scope, Modularity ERP KG Media
    • Time line untuk FINA, Sirkulasi, dan HR
    • FINA perlu mendapat fokus karena memberikan dampak terbesar
  • Disampaikan (Sumani):
    • Tribun2 baru yang tidak menggunakan Tesys sudah makin banyak, laporan keuangan sudah bisa diolah (GL Window?), akan menggunakan fasilitas Invoicer yang tersedia di FINA
    • SysDev Tribun masih banyak pekerjaan support tapi pengembangan modul HR sudah lebih cepat. HR sistem diperlukan oleh Tribun2 daerah, outsourcing, dll
    • Ruangan untuk tim KG Media HR sudah disediakan dan sudah digunakan
  • Disampaikan (Pak Tjip):
    • Tanya: apakah September sudah dapat digunakan, dijawab oleh RAM bisa dengan penyesuaian khusus untuk unit penggunanya
    • Kehadiran ERP sudah sangat dibutuhkan apalagi sudah makin banyak muncul tribun-tribun digital yang baru, saat ini menggunakan excel dan inisiatif "Invoicer" sudah masuk ke FINA
    • FSD perlu diperkuat karena sangat dibutuhkan untuk percepatan penyelesaian proyek
  • Disampaikan (Andreas):
    • Perlu diskusi dengan pengguna (user) supaya inisiatif perubahan sistem dapat diterima. Keluhan dan keinginan user perlu didengar.
    • Sistem diharapkan dapat digunakan oleh unit-unit dengan karakteristik yang berbeda-beda, sistem harus cukup fleksibel mengantisipasi kebutuhan kontrol yang berbeda-beda.
    • User jangan sampai merasa dipersulit karena kontrol yang tidak dibutuhkan muncul bersama sistem yang baru.
    • KG Media sedang menyusun standar agar perbedaan proses di masing-masing unit tidak terlalu jauh.
    • Diharapkan sistem dapat menyediakan report yang lebih realtime.
  • Disepakati: FINA mendapat prioritas.
  • Disepakati: Scope dan Timeline ERP
13 Juli 2022
IT Media - SysDev (Zoom, 17.00)
  • Hadir: DAN, Yettie, Darma, Prima
  • Disampaikan (DAN): Layar Realisasi BS (List, Edit)
  • Disampaikan (DAN): Save belum bisa
  • Diskusi:
    • Jurnal-jurnal
    • AP Invoice installment yang belum terbayar
    • Penundaan verifikasi realisasi sampai seluruh installment terbayar
  • Disepakati: Layar Realisasi BS sudah OK, diskusi selanjutnya tentang jurnal dan timingnya.
19 Juli 2022
WA Call DAN - YETTIE (08.00)
  • Disampaikan (DAN): Layar Realisasi BS sudah selesai, siap dicoba
  • Disampaikan (DAN): DAN, tidak hadir rapat online karena keluarga sedang sakit. Diharapkan rapat Selasa tetap berjalan.
    Update 11.00: DAN kena covid, YON tidak bisa masuk kantor karena blm booster. Rapat Selasa ditunda.
  • Disepakati: Layar Realisasi BS akan dicoba oleh FSD.
26 Juli 2022
Rapat Rutin IT Media - FSD (14.00)
  • Hadir: YON, RDY, Yettie, Darma, Andika
  • Disampaikan: Temuan dari test, Bank Payment Voucher yang dihasilkan dipisah sampai per rekening penerima dana. Saat ini Bank Payment Voucher dipisah sampai ke Party penerima dana.
  • Disampaikan: Ketika PD New diminta ada action Send dan Approve, setelah di approve baru bisa dilanjut ke proses berikut nya PD Generate Transfer (Transfer) / Generate Slip (BG/CQ) / Process (Cash) --> belum sepakat karena sudah ada action "proses" yang setara.
  • Disampaikan: Pada saat cash payment save mengechek balance counter jika kurang maka muncul message error dan tidak bisa di save . Cashier harus lakukan top up --> (update: tdk bisa dilakukan karena against mekanisme otomatis pinjam Funder)
  • Disampaikan: AP Invoice bisa di posting tanpa melakukan WAPU --> saat ini posting tidak bisa dilakukan kecuali WAPU sudah diproses.
  • Disampaikan: Proses intallment verified atau generate PD jika ada income tax harus dilakukan WAPU baru bisa di proses create PD --> tidak perlu ada pemeriksaan karena Installment dan PD baru muncul dari Invoice AP yang sudah diposting
  • Disampaikan: Masih muncul protocol error 500 jika menyimpan AP invoice dengan kombinasi item VAT, Include Tax ,dll --> check
  • Disepakati: Ditambahkan Paid Ammount di AP Invoice rumus Netto - Income Tax --> ditambahkan
  • Disepakati: Generate Bank Transfer - Jika no tujuan Bank Account berbeda maka BPV akan terbuat sesuai Bank Account sekarang masih ke PARTY
27 Juli 2022
IT Media - FSD (10.30)
  • Hadir: YON, RDY, Nuel, Rohimam, Yettie, Darma, Andika
1 Agustus 2022
IT Media - SysDev R.Rapat Tribun (10.30)
  • Hadir: DAN, AHA, Wid, Ryan
  • Diskusi: Kesesuaian desain dengan hasil
    • One to many Employment
    • Legal marital status, marital status
  • Diskusi: Kesulitan teknis untuk deploy dengan https ke hr.kgmedia.id (diskusi dengan AHA)
1 Agustus 2022
IT Media - FSD (14.30)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma, Andika, Mukhlis, Immanuel
  • Disepakati: PD Approval ditambahkan untuk semua pembayaran, sebelum diproses masing-masing sesuai alat bayarnya
  • Disepakati: DP Installment tidak perlu diproses langsung menjadi PD, ikut proses penggabungan, boleh digabung sesama DP.
  • Disepakati: DP Invoice tambah PPH, diperlakukan pada DP Amount
  • Disepakati: Ditambahkan beberapa kolom di Installment untuk mengontrol bukti potong PPH (WAPU) yang menjadi pengurang pembayaran:
    • InstallmentAmount --> Original Installment Amount
    • IncomeTaxAmount --> Income Tax Amount (WHT Out/ WAPU)
    • Informasi WHT Out/ WAPU --> IncomeTaxID, IncomeTaxNumber, IncomeTaxLocked (agar tidak diproses menjadi PD)
    IncomeTax Amount diisi saat Invoice AP/ Invoice DP diposting Nilai IncomeTax akan mengurangi nilai yang harus dibayar (Amount = InstallmentAmount - IncomeTaxAmount). Jika bukti potong belum diproses, maka Installment akan di locked, tidak bisa diproses menjadi PD (overule all). Installment yang dipotong dengan IncomeTax adalah installment terakhir dari AP Invoice ybs.
  • Disepakati: Ditambahkan filter "Workstate" di report SPSK_Receipt_Transaction
  • Akan didiskusikan dengan Mas Yono:
    AP Invoice Installments I.Amount PPH Amount Keterangan
    AP Invoice 14,000.00 700.00 13,300.00 header, PPH: 5%
      DP Installment 1 2,000.00 100.00 1,900.00 PPH sudah diregister
      DP Installment 2 2,000.00 0.00 2,000.00 DP tanpa PPH
      DP Installment 3 2,000.00 100.00 1,900.00 PPH sudah diregister
      Regular Installment 1 4,000.00 0.00 4,000.00 Tanpa PPH
      Regular Installment 2 4,000.00 500.00 3,500.00 Rule: sisa PPH di installment terakhir
    (update: 2 Agustus 2022 → WHT perlu input DP, hitungan di atas bisa dikembangkan).
2 Agustus 2022
Rapat Rutin Selasa (10.30)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Prima, Darma, Andika, Tria, Mukhlis, Nuel
  • Disepakati: Pengembangan kalkulasi PPH di installment Reguler dan DP seperti usulan tanggal 1 Agustus 2022.
  • Disepakati: WHT Out searching di Add/ Edit perlu ditambah untuk mencari ke Invoice DP
  • Disepakati: Penambahan "masa pajak" di WHT IN dan WHT Out, default: TaxDate (tanggal pajak). Format masa pajak: YYYY-MM. Rentang 5 tahun
  • Outstanding: Determinasi Budget dan Cost Center untuk BS dll.
  • Outstanding: (Yettie) Struktur Budget per account akan coba dialirkan ke tingkat Cost Center/ Profit Center yang lebih "operasional" (catatan 15 Maret 2022)
3 Agustus 2022
WA Chat YON - Yettie (10.30)
  • Hadir: YON, Yettie
  • Disepakati: Di APInvoice, pengenaan "sisa" WHTOut (setelah dikurangi WHTOut DP) bisa ke seluruh Regular Installment dalam AP Invoice tersebut. Aturan pengenaan WHTOut di Regular Installment terakhir dibatalkan
  • Outstanding: Determinasi Budget dan Cost Center untuk BS dll.
  • Outstanding: (Yettie) Struktur Budget per account akan coba dialirkan ke tingkat Cost Center/ Profit Center yang lebih "operasional" (catatan 15 Maret 2022)
9 Agustus 2022
Rapat Rutin ERP (10.30)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Prima, Darma, Andika, Irwan, Tria, Novi, Lintang
  • Disampaikan (DAN): Perubahan dan update dari catatan tanggal 1 Agustus 2022 sampai tanggal 3 Agustus sudah diselesaikan, siap diuji.
  • Disampaikan (PRIMA): Format ebupot dan inventaris kolom2 excel untuk upload.
  • Disepakati: Nama party yang akan dicantumkan ke Giro bisa diubah oleh Petugas AP sebelum PD di approve. Default Name: holder name di bank account
  • Disepakati: Angka Netto (Downpayment + VAT) ditampilkan di Invoice Down Paymenyt.Detail dan Add Edit
  • Disepakati: Angka Netto dari DP yang diambil untuk installment AP Invoice
  • Disepakati: Kolom Tax Number di AP Invoice harus diisi jika VAT tidak sama dengan 0. Beberapa Invoice boleh memiliki Tax Number yang sama.
  • Disepakati: Ditambahkan kontrol untuk "add" dan "delete" AP Invoice di layar VAT In
  • Disepakati: Nama penyusun ebupot/ penandatangan dipilih waktu add/edit WHT Out (Wapu), default employee yang associated dengan user
  • Disepakati: AP dan DP Invoice, pilihan jenis VAT otomatis di set 0 untuk party Non PKP (pengusaha kena pajak)
  • Outstanding: Format dan ujicoba bukti potong unifikasi untuk ebupot
  • Outstanding: Determinasi Budget dan Cost Center untuk BS dll.
  • Outstanding: (Yettie) Struktur Budget per account akan coba dialirkan ke tingkat Cost Center/ Profit Center yang lebih "operasional" (catatan 15 Maret 2022)
12 Agustus 2022
Rapat IT Media - SysDev (R. Labuhan Bajo Tribun Palbar 10.30 - 11.35)
  • Hadir: DAN, AHA, RAM, Sumani, Wid, Ryan, Yudi, Aulia, Zahra
  • Disampaikan (RAM):
    • Progress pengembangan modul HR sampai di mana
    • Sysdev sudah masuk dalam tim ERP, diharapkan dapat bekerja bersama, jika ada kendala/ kesulitan bisa dipecahkan bersama.
    • Memperkenalkan AHA sebagai bagian dari tim ERP HR yang sudah berpengalaman membuat sistem menggunakan teknologi yang digunakan oleh Sysdev.
  • Disampaikan (Sumani):
    • Software development bukan area Mbak Sumani. Dalam proses pengembangan biasanya berperan dalam test (UAT).
    • Ada Mas Agus dan IT Media yang bisa mengarahkan dan membantu pengembangan software oleh SysDev.
  • Disampaikan (Aulia):
    • Ada kendala untuk hadir dalam pertemuan selasa karena persyaratan "Peduli Lindungi"
    • Sudah bertemu dengan user, ada perbedaan kebutuhan antar PT (Tribun, KCM, Kompas)
  • Disampaikan (DAN): Mengingatkan kembali kesepakatan-kesepakatan sebelumnya (IT Media - FSD - SysDev - SMO)
    • HR Core seharusnya sudah selesai bulan Juli 2022
    • Setelah melalui 5 kali pertemuan antara SysDev dan IT Media, desain HR Core sudah disepakati 30 Juni 2022 dan tidak ada perubahan sejak 7 Juli 2022
    • Pembagian kerja internal SysDev untuk pengembangan dan support yang lebih tegas sehingga dua fungsi tersebut dapat berjalan bersama.
    • Tidak mengadakan pertemuan "requirement gathering" dengan calon pengguna sebelum modul Core HR jadi sesuai desain agar ada "base" untuk membangun kesepakatan dengan calon user (30 Juni 2022).
      HR Core + Training sudah bisa menjawab kebutuhan yang disampaikan HR KCM kepada AHA, kemungkinan implementasi awal di KCM
    • Site https://hr.kgmedia.id (production) dan repo https://git.kgmedia.id/es/hr-kgmedia sudah disediakan oleh tim infrastriktur dan AHA.
    • Pertemuan 1 Agustus 2022 karena DAN, AHA sulit memantau progress penyelesaian modul HR Core.
  • Disampaikan (DAN): HR Core belum jadi, tidak memenuhi "KPI" sbb:
    1. Fitur-fitur sudah berfungsi sesuai desain
    2. Sudah dideploy ke site development sehingga bisa di review bersama
    3. Source code sudah di push ke repo
    4. Dokumentasi terkumpul dan bisa diakses bersama
  • Disampaikan (DAN): Tanggapan modul HR Core di hr.kgmedia.id per 12 Agustus 2022
    • Employee Master sudah ada, sudah bisa ditunjukkan
    • Organisasi belum menunjukkan hirarki nya
    • Banyak "mockup" UI yang tidak masuk dalam delivery HR Core perlu dihilangkan. Potensi: Mengaburkan fokus (fitur, hasil), mengajak user untuk "mimpi bersama", menunjukkan ketidaksiapan.
    • Efektivitas UI: side menu, tombol edit/ hapus (technical)
  • Disepakati: Akan dipersiapkan site development modul HR karena proses ftp ke cloud lama.
  • Disepakati: Timeline akan disusun ulang bersama SMO
  • Disepakati (ulang): Sinkronisasi jadwal SysDev dengan tim ERP, pertemuan mingguan
16 Agustus 2022
Rapat Rutin ERP (10.30)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Prima, Andika, Irwan, Tria, Novi, Lintang, Mukhlis, Rohimam, Nuel
  • Disampaikan (Yettie): Kemungkinan perubahan dan update WHT Out (WAPU) untuk merujuk installment dalam invoice AP
  • Disampaikan (Yettie): Dasar pengenaan pajak (DPP) untuk perhitungan WHT Out (WAPU) diambil [IncomeTax]/[IncomeTaxPct].
  • Disampaikan (DAN): Progress pengembangan HR as of 12 Agustus 2022.
  • Disepakati: Dasar pengenaan pajak (DPP) ditampilkan di layar WHT Out (WAPU).
  • Disepakati: Struktur WFT Out (WAPU) 1 bukti potong 1 invoice tetap dipertahankan (seperti versi 16 Agustus 2022)
  • Outstanding: Format dan ujicoba bukti potong unifikasi untuk ebupot, hasil percobaan upload excel.
  • Outstanding: Determinasi Budget dan Cost Center untuk BS dll.
  • Outstanding: (Yettie) Struktur Budget per account akan coba dialirkan ke tingkat Cost Center/ Profit Center yang lebih "operasional" (catatan 15 Maret 2022)
22 Agustus 2022
Rapat IT Media - SysDev Tribun (10.00 - 12.00 di O2)
  • Hadir: AHA, Aulia, Zahra, Yudthi, Ryan
  • Diskusi : Organisasi dan Position
  • Disepakati Form Organisasi Detail
    1. Hide Associated BP
    2. Hide Approval Hierarchy
    3. Penambahan Required data, yang wajib diisi hanya Nama Organisasi dan Parent Id
    4. Hide Menu Hierarchy di drop down Organisasi
  • Disepakati pada Form Position
    1. Penambahan Field Jobdesk
    2. Pada isian Organisasi dibuat Select To
  • Disepakati: Pembahasan selanjutnya, Hari Kamis, 25 Agustus 2022 after makan siang
    1. Pembahasan Position dan penambahan data
    2. Input data employee
  • Outstanding: Modul HR Core
23 Agustus 2022
Rapat IT Media - FSD (10.00 - 12.00 di O2)
  • Hadir: DAN, YON, Rohimam, Lintang, Novi, WIK, Yettie, Prima, Darma, Andika, Tria, Irwan
  • Disampaikan (FSD): Skenario jurnal untuk account addressing
  • Diskusi: Tentang Closing DP Invoice
    • Pembatalan DP sebagian/ total sangat jarang sampai terjadi pengembalian dana oleh Supplier
    • Jika nilai DP Invoice lebih besar dari nilai barang/ jasa yang diterima maka harus diterbitkan CI atas DP Invoice tsb. CI DP kemudian di clearing dengan penerimaan (bank/ cash)
    • DP otomatis di "close" jika nilainya sudah 0 pada saat AP Invoice yang memuat DP tersebut di posting
  • Disepakati: Paid to Party di DP Invoice hanya Supplier.
  • Disampaikan (FSD): Rujukan skenario A/R yang telah disampaikan dan disepakati bersama IT Media ternyata tidak lengkap sehingga menyebabkan modul A/R Fina yang sudah jadi tidak sesuai ekspektasi. Modul A/R yang lebih sesuai adalah "mirror" modul A/P.
  • Disepakati: Modul A/R di Fina yang ada sekarang dianggap sudah selesai, tidak ada lagi pengembangan pada modul tersebut.
  • Disepakati: Disepakati akan dibangun modul A/R yang baru dan akan dimulai pengembangannya setelah modul A/P yang dijadikan rujukan selesai diuji.
  • Diskusi: Pengalihan pembayaran BS dari Bank ke Kas melalui voucher tanpa mengubah cash balance
    • Metode yang sudah dipikirkan Create CR dan CP di Cash Counter khusus BS
    • Metode lain melalui Voucher Bank dan Voucher Cash
  • Outstanding: AP Memo Type (reason memo) di Memo A/P.
  • Outstanding: Flag eksternal dan internal (KG dan Non KG) di Customer dan Supplier.
  • Outstanding: Metode pengalihan pembayaran BS dari Bank ke Kas.
  • Outstanding: Waktu yang diperlukan untuk membuat modul A/R yang baru.
30 Agustus 2022
Rapat IT Media - FSD (14.47 - )
  • Hadir: YON, RDY, WIK, Yettie, Dharma, Andika, Lintang, Novi
  • Disampaikan (FSD): DP Invoice
    • DP Amount=500,000.00
    • VAT = 10% = 50,000.00
    • PPH = 6% = 30,000.00
    • Amount = 520,000.00

    DP Balance yang diinginkan Mbak Yettie:

      Desciption Debit Credit Balance
    DP Invoice.Confirmed Confirmed 500,000.00 0.00 500,000.00
    Payment Requisition di Paid Paid 0.00 0.00 500,000.00
    AP Invoice.Posting   0.00 100,000.00 400,000.00
    AP Invoice.Posting   0.00 200,000.00 200,000.00

    Di A/P Balance urutannya:

    DPAP Invoice DP 4,440,000 
    BPMPayment Supplier4,440,000  
  • Penanganan AP Invoice dan DP Invoice menggunakan Kasus 1 simulasi tim mbak Yettie : Untuk pembayaran termin, maka buat DP Invoice sampai termin selesai. Setelah pembayaran termin selesai maka baru dibuat AP Invoicenya yang merujuk ke beberapa DP Invoice tersebut. VAT dan Income Tax dimasukkan di DP Invoice, sedangkan AP Invoice yang direlasikan dg DP Invoice diset VAT 0, Income Tax 0. AP Invoice jika Installment mengandung Installment Type = DP maka tidak boleh ada installment dg type lain. Bagaimana efek dg Tax In Number mandatory cek jika VAT > 0 ?
    1. Ap Inv Turunan untuk menandakan VAT tidak perlu diinput
    2. Ditambahkan flag dummy supaya no nya tidak dilaporkan
  • Menambahkan Transaction Type untuk Alloctaion DP
    Keterangan DP Balance  AP Balance
    (AP Balance = Gross + VAT)    		 PPN Balance(VAT In) PPh Balance(WHT Out)
    DP Invoice1.DP Amount = 400,000DP Invoice1.VAT = 10% = 40,000DP Invoice1.IncomeTax = 6% = 24,000    
    DP Invoice1.Confirm 440,000Debit 400,000Credit 440,000Debit 40,000Credit 24,000
    DP Invoice1.Paid 440,000 Debit 440,000  
    DP Invoice2.DP Amount = 600,000DP Invoice2.VAT = 10% = 60,000DP Invoice2.IncomeTax = 6% = 36,000    
    DP Invoice2.Confirm 440,000Debit 600,000Credit 660,000Debit 60,000Credit 36,000
    DP Invoice2.Paid 440,000 Debit 660,000  
    AP Invoice.Amount dari Invoice AP Asli = 1,000,000AP Invoice.VAT = 0%AP Invoice.Installment DP1 400,000AP Invoice.Installment DP2 600,000    
    AP Invoice.Posting  Credit 400,000Credit 600,000AP Inv  Credit 1,000,000 Alloc DP 1  Debit 400.000Alloc DP 2 Debut 600.000  
  • VAT In
    • Saat ini mengambil dari AP Invoice tidak dari DP Invoice
    • AP Invoice1.Tax In Number diedit dari 100 ke 200 maka seharusnya VAT In.Tax In Number = 100 dihapus, VAT In.Tax In Number = 200 diinsert AP Invoice1. Jadi masih BUG.
  • DP Invoice
    • Due Date minta direname menjadi Base Date
    • Tambah field: PO, TOP, Tax In Number, Tax In Date
    Mbak Yettie : Neraca tidak butuh profit center sehingga di DP Invoice tidak perlu ditambahkan Profit Center
  • AP Invoice
    • AP Invoice.Installment AddEdit.VAT ditambahkan
    • AP Invoice.Installment AddEdit.VAT nilai proporsi dari DP Invoice.Balance
    • AP Invoice.Installment AddEdit.DownPayment Amount default terisi dari DP Invoice.Balance selanjutnya bisa diubah
    • AP Invoice.Installment AddEdit.VAT dan AP Invoice.Installment AddEdit.Income Tax dihitung proporsi dari AP Invoice.Installment AddEdit.DownPayment Amount
  • Appdev.kompas.com/spskxt/ Invoice/AddEdit/0
    RUMUS
    Gross = Unit Cost x Quantity
    Discount = Unit Cost x Quantity x Persen Discount
    Net After Tax = Gross - Discount
    Net Before Tax = Net After Tax / (100 % + Persentase PPN)
    PPN = Net Before Tax x Persentase PPN

    Seharusnya nilai seperti di bawah:
    Net After Tax = 4,830,000
6 September 2022
Rapat IT Media - FSD (10.00 - 12.00)
  • Hadir: Mas Daniel, Mas Yono, Mas Rudy, Mbak Wiwik, Novi, Lintang, Mbak Yettie, Mbak Prima, Mas Andika, Mas Irwan
  • Ketika Down Payment dikonfirmasi atau Post DP menghasilkan 2 proses yaitu Payment Requisition atau Pesanan Dana (PD) yang nantinya akan memproses payment melalui Bank Payment maupun Cash Payment, dan Down Payment Balance. Saat Down Payment Balance sudah dapat dilihat proses confirmed dan paidnya, dilanjutkan dengan AP Invoicing yang nantinya mengarah ke AP Invoice.
20 September 2022
Rapat IT Media - FSD (14.00 - )
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Lintang, Novi, Irwan, Yettie, Prima, Darma, Andika
  • Disampaikan (DAN): Seluruh perubahan yang disepakati sejak 1 Agustus sampai 20 September 2022 sudah diselesaikan, 1 request (minor) lupa belum dikerjakan.
  • Diskusi: VAT In di AP Invoice, DP Invoice (partial)
  • Disepakati: Penambahan flag "IN", "OUT", "CORP" di bank account. Pilihan tersebut diset dari registrasi di Organization. Untuk Customer, Supplier, Employee otomatis diset: IN, OUT, not CORP.
  • Disepakati: VAT In yang dikirimkan dari AP Invoice adalah penjumlahan (sum) dari VAT installment regular/ reimburse (non DP) dalam AP Invoice tersebut
  • Disepakati: Input "VAT In Number" di header AP Invoice diisi dengan nomor VAT IN atas sum (penjumlahan) regular/ reimburse (non DP) installment
  • Disepakati: Jika di dalam AP Invoice seluruhnya atas installment DP, maka AP Invoice tidak mengirimankan VAT IN, isian "VAT IN NUMBER" di disabled (dikosongkan)
4 October 2022
Rapat EPR Media (10.00 - )
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Irwan, Tria, Prima, Andika
  • Disampaikan (SM): Sedang menyusun laporan ke manajemen, status proyek ERP Media termasuk yang akan dilaporkan. Disampaikan kerangka laporan, diharapkan tidak terjadi perbedaan pendapat antara laporan IT, laporan SM, dan laporan FSD.
  • Disampaikan (DAN): Perlu dilaporkan juga "challenges" dan "constraints" dalam penyelesaian proyek sehingga tidak selalu "timeline" yang menjadi sorotan (tambahan waktu blm tentu menyelesaikan masalah).
  • Diskusi: Status penyelesaian fungsi-fungsi FINA
  • Disepakati: Bank Payment perlu dimasukkan ke Payment List. Karena Payment List adalah "mirror" dari Receipt List maka akan masuk pada tingkat transaksi terkecil (PAYC, PAYS) --> tingkat installment
  • Disepakati: Input AP Invoice Installment untuk item-item yang beda PPN sudah benar seperti sekarang hanya perlu dibuka input amount nya dan dibuka validasinya.
  • Disepakati: Akan dilengkapi skenario testing oleh FSD, sehingga proses testing bisa dilanjutkan oleh teman-teman lain (IT Media, dll).
  • Disepakati: VAT In edit akan ditambahkan masa pajak
11 October 2022
Rapat EPR Media (10.00 - )
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Irwan, Prima, Andika, Darma, AHA, Aulia, Ryan, Yutdhi
  • Disepakati: Balance BS nilai pemotong adalah AP Invoice installment amount + VAT (Netto)
  • Disepakati: BS validate tetap menggunakan UI yang sama, akan dibatasi hak akses.
  • Disepakati: BS validate melakukan posting ke AP Balance
  • Disepakati: Penambahan kalkulator untuk menghitung nilai installment amount berdasarkan netto dan ppn
  • Diskusi: Timeline modul2 HR (Irwan)
  • Disepakati: BS kekuarangan dana akan dibuat otomatis (tanpa approval) jika atribut2 BS bisa disupply
  • Disampaikan (DARMA): Pengiriman BS ke cash counter, memunculkan transaksi (KM) di Bank dan di Cash.
  • Disampaikan (DARMA): Nama di Slip (Bank Account Holder) seharusnya ambil dari Bank Account, akalau ada beberapa seharusnya disediakan pilihan.
  • Diskusi:
    • Transaksi2 KM jika masuk sebagai transaksi akan masuk ke Payment List dan Receipt List, dan perlu dilanjutkan prosesnya.
    • Transaksi2 KM di Cash membutuhkan "virtual cashier" login ke cash counter, atribut2 seperti: Sales Org, Purchasing Org, Source App, dll.
    • Usulan: masuk sebagai transaksi KM sejajar dengan Bal In, BalOut → hanya tentang amount saja
  • Outstanding (DARMA): Atribut2 BS otomatis untuk menambal kekurangan dana
  • Outstanding (DARMA): Konfirmasi pemindahan BS ke cash counter.
28 November 2022
Rapat EPR Media (13.30 - 17.00)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Andika, Darma, Putri, Sumani, Aulia, Sahra
  • Disampaikan (Yettie, Sumani): Ada keperluan untuk menghitung kebutuhan dan waktu pengembangan modul G/L FINA
  • Disepakati: Tidak ada perubahan skenario untuk implementasi di Tribun bulan Feb 2023
  • Disampaikan (DAN): Perlu detail mapping/ translasi Transaksi FINA ke Akun2
  • Disepakati: Template excell mapping Transaksi FINA ke COA (Account Addressing)
  • Disepakati: Spesifikasi GL Windows dan GL SAP akan dibahas Selasa, 29 November 2022
  • Disepakati: Produk FINA ditambah flag "Apply Income Tax", Invoice AR (item) menyesuaikan flag "Income Tax" sesuai produk yang dipilih. (selesai 28 Nov 2022)
  • Disampaikan (Sumani): Minta fasilitas cetak faktur pajak tanpa QR
  • Outstanding (DARMA): Mapping transaction ke akun (Account Addressing)
29 November 2022
Rapat EPR Media (10.50 - )
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Andika, Darma, Putri, Irwan, Prima (nyusul)
  • Disampaikan (Yettie): Master GL --> Account, Company, LE, dll
  • Disepakati: Akun khusus "Retained Earning" akan disimpan sebagai setting, akan dibaca saat proses closing tahunan
  • Disepakati: COA Category ditambah Planning Category (Revenue/ Expense/ None)
  • Disepakati: Untuk list/ input "Planing" menggunakan cara batch, filter: Company, Tahun, Planning Category. Cost Center dan Profit Center ada di row.
  • Disepakati: Hasil account addressing masuk ke jurnal langsung dengan status "New" (atau setara). Perlu konfirmasi dari petugas accounting sebelum entry journal menjadi "Fixed"
  • Disepakati: Cash Receipt setara dengan Cash Receipt Voucher akan menjadi source doc di GL
  • Outstanding (DARMA): Mapping transaction ke akun (Account Addressing)
2 Desember 2022
Rapat EPR Media (10.50 - )
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Andika, Darma, Putri, Prima, Sumani, Aulia, Zahra
  • Disepakati: Tambah field "Cash Code" di Journal Entry
  • Disepakati: Ditutup fungsi untuk menginput jurnal "Single line"
  • Diskusi: Pembulatan (rounding) sejak dari AP/ AR/ Bank/ Cash sampai ke GL
  • Disepakati: Product Master Fina akan dikaitkan dengan [ProductCategory] dan [ProductType] yang di sync dari GMMS.
  • Disepakati: Saat penyusunan AP Invoice/ AR Invoice harus memilih produk dari daftar [Product] dalam master tersebut.
  • Disepakati: Master Product di FINA perlu ditambah flag "for AP" dan "for AR".
  • Disepakati: Master Product FINA akan dikelola oleh Finance team
  • Diskusi: Account addressing, penambahan cash code, mekanisme pencarian addressing
  • Outstanding: Policy tentang pembulatan (rounding)
  • Outstanding (IT): Sync Product Category, Product Type, dan Product Usage dari GMMS, Penyesuaian AP Invoice, AR Invoice, dan Receiving.
  • Outstanding (DARMA): Mapping transaction ke akun (Account Addressing)
6 Desember 2022
Rapat EPR Media (11.00 - 17.30)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Andika, Darma, Putri, Gilang, Prima, Rohiman, Mukhlis, Rudyanto
  • Disepakati: Security (hak akses) diterapkan pada partition data terlebih dahulu. Jika memungkinkan (waktu/ performance) akan dilekatkan ke alat bantu pengisian (filter, selector, dll/ non data).
  • Disepakati: Pengikatan periode di jurnal, mengikuti [Periode] open yang dipilih saat posting
  • Disepakati: Journal entry list mencantumkan [EntryDate] karena [PostingDate] baru diperoleh ketika posting dilakukan
  • Disepakati: Periode tidak ditentukan saat transaction/ entry, baru ditentukan saat posting (bisa rombongan).
  • Diskusi: Pembatasan account yang available untuk Journal Entry kiriman (non Manual). Salah satu usulan: bisa di edit account nya dengan account lain dari Sub Ledger yang sama.
  • Disepakati: Ditambahkan info di COA Master untuk mengatur enable/ disable atribut2 dalam jurnal, misalnya CC, PC, BA.
  • Disepakati: Pilihan2 Business Area (BA), Profit Center (PC), dan Cost Center (CC) di Journal entry harus sesuai dengan pilihan Company nya.
  • Outstanding: Policy tentang pembulatan (rounding)
  • Outstanding (IT): Sync Product Category, Product Type, dan Product Usage dari GMMS, Penyesuaian AP Invoice, AR Invoice, dan Receiving.
  • Outstanding (DARMA): Mapping transaction ke akun (Account Addressing), ditambah "Account Number", Master Amount, Cash Code (y/n)
9 Desember 2022
Account addressing scenario (excel, status: unfinishe) dikirimkan oleh Darma dan Andika via WA Chat (10.06)
  • Outstanding: Policy tentang pembulatan (rounding)
  • Outstanding (IT): Sync Product Category, Product Type, dan Product Usage dari GMMS, Penyesuaian AP Invoice, AR Invoice, dan Receiving.
  • Outstanding (DARMA): Mapping transaction ke akun (Account Addressing), ditambah "Account Number", Master Amount, Cash Code (y/n)
20 Desember 2022
Rapat EPR Media (14.20 - )
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Andika, Darma, Putri, Gilang, Prima, Aulia, Sumani, Sahra, Riska
  • Disepakati: Income Tax tidak tergantung pada Tax Type, Tax Type hanya untuk PPN --> dihilangkan
  • Diusulkan (IT): Penyederhanaan Product mapping ke COA --> ditolak
  • Disepakati: Setiap FINA Product memiliki attribute Product Category dan Product Type
  • Disepakati: Pemilihan product di A/R Invoice dan A/P Invoice: FINA Product, Product Usage
  • Disampaikan (YETTIE): Konsep penerapan "Cash Code" saat pembayaran
  • Diskusi: Penerapan Cash Code
  • Disampaikan (DAN): Konsep Transaction ke COA Addressing
  • Disampaikan (DAN): Draft Layar COA Template
  • Disampaikan (DAN): Draft Layar COA Template Addressing
  • Disepakati: Layar COA Template, COA Template Addressing
  • Disepakati: Pertemuan 21, 22 Des 2022 untuk membahas Cash Code
  • Outstanding: Policy tentang pembulatan (rounding)
  • Outstanding (IT): Sync Product Category, Product Type, dan Product Usage dari GMMS, Penyesuaian AP Invoice, AR Invoice, dan Receiving.
  • Outstanding (DARMA): Mapping transaction ke akun (Account Addressing), ditambah "Account Number", Master Amount, Cash Code (y/n)
21 Desember 2022
Rapat EPR Media (14.20 - 18.00)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Andika, Darma, Putri, Gilang, Prima, Aulia, Sahra, Riska
  • Disepakati: Modul budget di copy dari GMMS ke FINA, pengembangan selanjutnya masih menunggu kepusan berikutnya.
  • Disampaikan (IT): Usulan untuk menghasilkan report Cash Flow management menggunakan tabel khusus (Cash/Bank sub ledger) tanpa menerapkan CASH CODE di jurnal
  • Disampaikan (FSD): Konsep penerapan CASH CODE untuk menghasilkan report Cash Flow (management)
  • Disepakati: Terbuka cara selain menggunakan CASH CODE di COA untuk menghasilkan report Cash Flow (operational) yang diharapkan.
  • Outstanding: Metode untuk menghasilan report cash flow manajemen --> dipelajari oleh FSD
  • Outstanding: Policy tentang pembulatan (rounding)
  • Outstanding (IT): Sync Product Category, Product Type, dan Product Usage dari GMMS, Penyesuaian AP Invoice, AR Invoice, dan Receiving.
  • Outstanding (DARMA): Mapping transaction ke akun (Account Addressing), ditambah "Account Number", Master Amount, Cash Code (y/n)
3 Januari 2023
Rapat EPR Media (14.20 - 18.00)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Andika, Darma, Putri, Gilang, Prima, Aulia, Sumani, Sahra, Riska
  • Disepakati: "Tanggal posting transaksi" dari sistem pengumpan (AR/ AP/..) menjadi "tanggal posting" di G/L Journal.
  • Disepakati: Periode yang sudah di tutup masih bisa dibuka lagi untuk jurnal baru pada periode tersebut. Dengan ini perlu dihindari penerapan "running balance" dalam kalkulasi2.
  • Disepakati: Planning sudah bisa dibuat, input model matrix (account x bulan), level Cost Center dan Profit Center, per tahun.
  • Disepakati: Metode C (tanpa CASH CODE) dipilih untuk menghasilkan report Cash Flow (operasional). Dengan keputusan ini:
    • Cash Flow Code di Jurnal (List, Detail,..) --> di hapus
    • Cash Flow Code COA (List, Detail,..) --> di hapus
  • Outstanding: Policy tentang pembulatan (rounding)
  • Outstanding (IT): Sync Product Category, Product Type, dan Product Usage dari GMMS, Penyesuaian AP Invoice, AR Invoice, dan Receiving.
  • Outstanding (DARMA): Mapping transaction ke akun (Account Addressing), ditambah "Account Number", Master Amount, Cash Code (y/n)
4 Januari 2023
Rapat EPR Media (14.20 - 18.00)
  • Hadir: DAN, YON, WIK, Yettie, Andika, Darma, Prima, Sumani
  • Disepakati: Variasi kolom di Balance Sheet:
    1. Current
    2. Last Year
  • Disepakati: Variasi kolom di Income Statement (contoh Feb 2022):
    1. Actual Current Period (Feb 2022)
    2. Year to Date (Jan 2022 - Feb 2022)
    3. Actual Last Period (February 2021)
    4. Year to Date Last Year (Jan 2021 - Feb 2021)
    5. Planned/ Budget (Feb 2022)
    6. Planned/ Budget Year to Date (Jan 2022 - Feb 2022)
    7. Variance Current Period (Planned - Actual Current Period)
    8. Variance YTD (Planned YTD - Actual YTD)
    9. Variance Last Period (Actual Period - Actual Last Period)
    10. Variance Last Period YTD (Actual YTD - Last Period YTD)
    11. Outlook (YTD Jan-Feb 2022, Planning Mar-Des 2022)
  • Disepakati: Variasi rangkaian report Report Sequence setiap "Company" berbeda-beda. Level variasi: Company level.
  • Disepakati: Angka-angka yang muncul di "Balance Sheet" adalah selisih Debit dan Credit, tergantung jenis accountnya. Angka2 tersebut ditambah dengan saldo awal tahun
    Saldo Awal Tahun Jan Debit Jan Credit Feb Debit Feb Credit NetChange Feb Saldo Akhir Feb ... Dec Debit Dec Credit
    Feb Debit - Feb Credit Saldo Awal Feb + NetChange Feb ...
  • Disepakati: Report Trial Balance tidak dihasilkan dari Layout spt Report Balance Sheet
    • Input Range Account yang akan ditampilkan
    • Range Date yang diinginkan (bukan period)
    • Tidak disediakan pilihan Before/ After Posting (G/L Posting/ Journal Posting), FINA hanya menyediakan AFTER posting
    • Pilihan Summary/ Detail, summary = account, detail = berikut transaksinya.
  • Disepakati: Untuk report income statement pengambilan data sampai ke level Cost Center
  • Disepakati: Selector untuk report-report:
    • Balance Sheet: Group - Legal Entity - Company - Business Area
    • Income Statement: Group - Legal Entity - Company - Business Area
    • Trial Balance: Group - Legal Entity - Company - Business Area - Profit Center - Cost Center
  • Outstanding: Policy tentang pembulatan (rounding)
  • Outstanding (IT): Sync Product Category, Product Type, dan Product Usage dari GMMS, Penyesuaian AP Invoice, AR Invoice, dan Receiving.
  • Outstanding (DARMA): Mapping transaction ke akun (Account Addressing), ditambah "Account Number", Master Amount, Cash Code (y/n)
10 Januari 2023
Rapat EPR Media (14.20 - 18.00)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Andika, Darma, Putri, Gilang, Prima
  • Disepakati: Proses-proses mapping dari Transaction menuju ke Journal, meliputi:
    • COA Template
    • COA Template Addressing
    • Journal Staging
    • Journal
  • Outstanding: Policy tentang pembulatan (rounding)
  • Outstanding (IT): Sync Product Category, Product Type, dan Product Usage dari GMMS, Penyesuaian AP Invoice, AR Invoice, dan Receiving.
  • Outstanding (DARMA): Mapping transaction ke akun (Account Addressing), ditambah "Account Number", Master Amount, Cash Code (y/n)
17 Januari 2023
Rapat EPR Media (11.00 - )
  • Hadir: DAN, YON, WIK, Andika, Darma, Putri, Gilang, Prima
  • Disepakati: Tanggal untuk memilih periode yang digunakan dari COA Addressing ke Jurnal adalah tanggal posting transaction.
  • Disepakati: Tambah criteria: Memo, InstallmentType
  • Outstanding: Policy tentang pembulatan (rounding)
  • Outstanding (IT): Sync Product Category, Product Type, dan Product Usage dari GMMS, Penyesuaian AP Invoice, AR Invoice, dan Receiving.
  • Outstanding (DARMA): Mapping transaction ke akun (Account Addressing), ditambah "Account Number", Master Amount, Cash Code (y/n)
20 Januari 2023
Rapat Persiapan Implementasi EPR Media Tribun (13.30 - 14.38)
  • Hadir: Pak CIP, Sumani, Ninik, Ledya, Yuniati, Ryan, Darma, Yettie, Ramdhani, Daniel, Sisil
  • Disampaikan (Ramdhani, Sumani, Yettie): Skenario Implementasi, ada perubahan, akan menggunakan FINA G/L bukan G/L Windows
  • Diskusi:
    • Tentang konsolidasi report/ data dari multi company
    • Tentang laporan cash flow (detail dari Piutang dan Hutang) --> seperti G/L Windows
    • Tentang setting proses sudah disederhanakan terutama untuk unit kecil, misalnya tidak mengimplementasikan GMMS, bisa direct AP/ AR
    • Tentang migrasi data, tentang pengelolaan aset
    • Tentang timeline yang ketat apakah realistis
    • Timelione perlu ditambah kegiatan (evaluasi) yang melibatkan pengguna langsung untuk mengumpulkan masukan sebanyak mungkin
  • Disepakati: Area implementasi, skenario Implementasi, timeline tidak ada perubahan, hanya ditambah satu untuk evaluasi go/ no go
30 Januari 2023
Rapat Rutin EPR Media (13.30 - 14.38)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma, Andika, Gilang, Putri, Sumani
  • Disampaikan (DAN)
    • COA Balance untuk digunakan saat migrasi
    • COA Planning untuk planning
  • Disepakati: COA Planning table ditambah Profit Center (PC), Cost Center (CC).
  • Disepakati: Penambahan Variabel untuk digunakan dalam COA Template Addressing
    • VATINCOA
    • VATOUTCOA
    • WHTINCOA
    • WHTOUTCOA
  • Disepakati: Penambahan field COA di TaxType (VAT) dan IncomeTaxType (WHT).
  • Diskusi: Pembulatan amount dalam transaksi, pending menunggu Mas Yono dan Prima
  • Disepakati: Tabel Journal SUM tidak perlu field Cash Flow ID
  • Outstanding: Policy tentang pembulatan (rounding)
  • Outstanding (IT): Sync Product Category, Product Type, dan Product Usage dari GMMS, Penyesuaian AP Invoice, AR Invoice, dan Receiving.
31 Januari 2023
Rapat Rutin EPR Media (10.00 - 19.00)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Darma, Andika, Gilang, Putri, Sumani, Aulia
  • Disampaikan (DAN)
    • FINA tetap memelihara data bertipe decimal, 5 digit di belakang koma. Tingkat presisi yang bisa di capai: 2 digit. Tingkat presisi 2 digit ini harus bisa dipertahankan sampai laporan akhir.
    • Pembulatan rencananya akan dilakukan pada output akhir jika dibutuhkan (disediakan setting report)
  • Disepakati: Kode Organisasi tetap bersifat unik, akan ditambahkan kolom untuk pengelompokan report. Penambahan kolom dilakukan saat pengembangan report (tidak sekarang)
  • Disepakati: BS tidak perlu ditambah Business Area, business area tidak dibutuhkan untuk addressing account2 Neraca
  • Disepakati: Business Area (BA), Profit Center (PC), Cost Center (CC) perlu di disable di seluruh account2 Neraca
  • Diskusi: Pembulatan di Invoice, diinginkan NETTO level item bulat (tidak ada pecahan).
  • Diskusi: Faktur Pajak (pembatalan) untuk Balance Forward (Sirkulasi) --> I + CI, Sales
  • Diskusi: Reversed receipt --> masih belum diputuskan untuk reversed karena kesalahan alokasi invoice, karena CI tidak bisa dilakukan.
  • Outstanding: Pembulatan di Invoice (termasuk CI, PDD, dll), akan diinvestigasi (DARMA, YON, MUKHLIS)
  • Outstanding (IT): Sync Product Category, Product Type, dan Product Usage dari GMMS, Penyesuaian AP Invoice, AR Invoice, dan Receiving.
7 Feb 2023
Rapat Rutin EPR Media (10.00 - 19.00)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Prima, Darma, Andika, Gilang, Putri, Aulia, Zahra, Riska
  • Disepakati: Transaksi penyertaan modal, sementara akan dicatat menggunakan AP/ AR sebelum modul Treasury diselesaikan.
  • Disepakati: Transaksi penyertaan modal akan dibedakan dari transaksi AP/ AR normal berdasarkan "Produk" atau "Product Usage".
  • Disepakati: Transaksi Mutasi AP untuk pengalihan hutang dari satu party ke party lain. Pengembangan akan dilakukan setelah G/L selesai. Sementara jika ada kebutuhan akan dijurnal manual/ menggunakan memo.
  • Outstanding: Pembulatan di Invoice (termasuk CI, PDD, dll), akan diinvestigasi (DARMA, YON, MUKHLIS)
  • Outstanding (IT): Sync Product Category, Product Type, dan Product Usage dari GMMS, Penyesuaian AP Invoice, AR Invoice, dan Receiving.
8 Feb 2023
Rapat "Balance" IT Media & FSD (14.00 - 20.00)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Prima, Darma, Andika, Gilang, Putri
  • Disepakati: Bank Import proses di jurnal berdasarkan SUM per transaction type, DocumentType: Bank Import (doctype baru).
  • Disepakati: Cash Slip, di jurnal saat PROCESS dan CONFIRM, document type: slip. Proses ini akan dilakukan setelah COA Addressing selesai.
  • Disepakati: Transaksi cash reversed receipt yang sekarang dimasukkan melalui Cash Receipt (CR) akan mendapat voucher CP (Cash Payment)
  • Disepakati: Balance-In dan Balance-Out yang terjadi di Cashier dilaporkan menjadi "Dokumen RK Cash". Dokumen tersebut akan diposting ke GL melalui addressing. Nantinya, setelah modul treasury ada maka dokumen tersebut akan masuk menjadi "RK Sub Ledger".
    Disepakati ulang via WA Call (DAN-Yettie) Feb 10, 2023: Report tidak diposting melalui addressing, karena belum ada dukungan subledger. Sementara Subledger RK belum ada, jurnal dilakukan secara manual.
  • Outstanding: Pembahasan tentang saldo Deposit, sisa saldo BS karena mekanisme yang sekarang tidak mengakomodir keinginan keuangan.
  • Outstanding: Pembulatan di Invoice (termasuk CI, PDD, dll), akan diinvestigasi (DARMA, YON, MUKHLIS)
  • Outstanding (IT): Sync Product Category, Product Type, dan Product Usage dari GMMS, Penyesuaian AP Invoice, AR Invoice, dan Receiving.
14 Feb 2023
Rapat Implementasi FINA untuk FastKom (14.00 - 16.45)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Prima, Andika, Pak Edi, Wahyu
  • Agenda:
    1. Implementasi FINA untuk penerimaan pembayaran (Receipt) FASTKOM
    2. Export Invoice dari FASTKOM ke SAP agar dapat dibedakan jenis revenue nya: pendapatan iklan, revenue, buku, dll.
  • Diskusi: Ada 2 skenario untuk agenda no.1:
    • Memindahkan jalur "Receipt" dari SAP ke FINA
    • Membangun jalur "Revenue" dari FASTKOM ke FINA dan memindahkan jalur "Receipt" dari SAP ke FINA
  • Disepakati: Untuk quick-win, tahap pertama hanya memindahkan jalur "Receipt" dari SAP ke FINA.
    • Nomor Invoice dan nilai yang dibayar tidak di lookup tapi diinput oleh kasir/ petugas
    • Info penerimaan pembayaran dikembalikan ke FASTKOM untuk mengupdate A/R FASTKOM
    • Info penerimaan pembayaran diposting ke SAP FICO mengikuti jalur yang sudah ada untuk SPSK
    • Usulan pembagian kerja: customer credit ditangani oleh Steven (inkaso), non-credit ditangani oleh Wahyu
    • Target 1 Maret 2023 receipt sudah dilakukan menggunakan FINA
  • Kegiatan agar 1 Maret 2023 receipt sudah pindah ke FINA:
    • Sosialisasi perubahan kepada Finance KG Media (inkaso - Steven) --> akan diundang oleh Accounting Kompas
    • Transisi: Tanggal terima pembayaran 1 Maret langsung dilakukan di FINA, penerimaan pembayaran sebelum 1 Maret (jan, feb) tetap dilakukan di collecting
    • Training: untuk operator
    • Persiapan Data: Daftar Bank (penerimaan), Customer, Employee (of operator, termasuk hirarki)
    • Pengembangan aplikasi: Modul di FASTKOM untuk menerima pembayaran dari FINA
    • Koordinator persiapan menuju 1 Maret 2023: Wahyu, Rudyanto, Andika
  • Diskusi: Agenda no.2, ada 2 skenario dan kendala
    • Invoice FASTKOM di split sampai ke tingkat component --> sesuai dengan struktur invoice-produk FASTKOM --> kendala: nilai per component
    • Invoice FASTKOM di split sampai ke tingkat produk (SO) --> syaratnya:
      • 1 Produk 1 Component
      • 1 Invoice 1 ComponentType
    • Untuk memutuskan perlu dicoba mulai cara membuat SO, mana yang paling bisa diterima. Skenario split sampai level product sudah dikerjakan oleh TI sudah di apply ke production. Mapping GL Account di Product sedang dikerjakan
  • Tambahan catatan 15 Feb 2023:

    Disepakati: Tidak ada penambahan criteria untuk COA Addressing, pengembangan modul G/L bisa dilanjutkan. Jika nantinya ditemukan kriteria baru maka akan ditambahkan setelah modul G/L diselesaikan (update/ upgrade system)
    (Sebelumnya, tanggal 13 Feb 2023 melalui WAG "IT Media & FSD" IT-Media memutuskan menutup penambahan kriteria baru karena isu tentang kriteria COA Addressing sudah terlalu lama terbuka. Hal ini terpaksa dilakukan agar pengembangan modul-modul terkait G/L bisa dilanjutkan)

21 Feb 2023
Rapat Rutin ERP Media (14.30 - )
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Prima, Darma, Andika, Gilang, Sumani, Putri, Aulia, Zahra, Rizka
  • Disepakati: Seluruh nilai (amount) Debit ditampilkan positif, Credit ditampilkan negatif
  • Disampaikan (Yettie): Hasil rapat persiapan implementasi Tribun antara FSD dengan SysDev Tribun
    • Sosialisasi dan Training difokuskan untuk kegiatan implementasi Maret 2023 sehingga user yang (akan) diundang hanya dari 6 company yang go-live Maret.
    • User-user dari Company lain yang diusulkan untuk memberi masukan akan diberikan slot waktu yang berbeda.
  • Disampaikan (DAN): Saat ini hanya ada 2 environment server: DEVELOPMENT dan PRODUCTION. Dan tidak ada mekanisme "staging" dalam framework pengembangan. Konfigurasi (master, data awal) di server DEV harus diulang di server PRODUCTION.
  • Disepakati: Penggunaan server DEVELOPMENT untuk development dan training (sosialisasi). Data di development akan disesuaikan semirip mungkin dengan kebutuhan implementasi.
  • Diskusi: Tentang pengelolaan hak akses
  • Disepakati: Penambahan report (cetakan)
    • AP Invoice Rekap
    • Bank Payment Voucher/ Cash Payment Voucher
    Spesifikasi report: Darma, Gilang (22 Feb 2023)
  • Disepakati: Pertemuan 22 Feb 2023 untuk membahas voucher.
  • Outstanding: Pembahasan tentang saldo Deposit, sisa saldo BS karena mekanisme yang sekarang tidak mengakomodir keinginan keuangan.
  • Outstanding: Pembulatan di Invoice (termasuk CI, PDD, dll), akan diinvestigasi (DARMA, YON, MUKHLIS)
  • Outstanding (IT): Sync Product Category, Product Type, dan Product Usage dari GMMS, Penyesuaian AP Invoice, AR Invoice, dan Receiving.
22 Feb 2023
Rapat Rutin EPR Media (09.00 - 14.00)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Darma, Andika, Gilang, Putri
  • Disepakati: BPV, CPV (Payment Voucher) tidak mencantumkan skenario jurnal. Reason: Journal baru diproses saat posting ke G/L dan langsung masuk ke staging.
  • Disepakati: BPV, CPV (Payment Voucher) dibuat per Pesanan Dana (PD, Payment Requisition). Jadi 1 BPV = 1 PD, 1 CPV = 1 PD.
  • Disepakati: Posting ke G/L akan di lakukan dari BPV/ CPV bukan dari BPM/ CP
  • Disepakati: Journal Sum Cash Flow tidak butuh PC dan CC
  • Outstanding: Pembulatan di Invoice (termasuk CI, PDD, dll), akan diinvestigasi (DARMA, YON, MUKHLIS)
  • Outstanding (IT): Sync Product Category, Product Type, dan Product Usage dari GMMS, Penyesuaian AP Invoice, AR Invoice, dan Receiving.
22 Feb 2023
Rapat Implementasi FINA untuk FastKom (14.00 - 17.00)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Darma, Andika, Prima, Edi, Ari, Wahyu, Steven, Dedi, Syeni, Ledya
  • Disampaikan (Yettie): Histori aliran data dari FastKom ke keuangan (SAP), 2 Proposal aliran data dari FastKom ke FINA
  • Disampaikan (Yettie): Skenario aliran data dari FastKom ke FINA, SAP, Collecting yang bisa diimplementasikan mulai 1 Maret 2023
    • Invoice FastKom tidak dikirimkan ke FINA, tetap dikirimkan ke SAP seperti sekarang
    • Pembayaran diterima di FINA melalui modul Bank dan Cash
    • Pembayaran yang diterima dari FINA dipasangkan Invoice di A/R FastKom
    • Pembayaran yang diterima oleh FINA akan diposting ke SAP seperti yang sudah berjalan di sirkulasi (SPSK)
  • Diskusi: Penerimaan pembayaran dengan BG/ CQ
  • Disepakati: BG/ CQ yang diterima diinput di FINA
  • Disepakati: Akan dibuatkan Cash Counter khusus Collection (Fin KG Media).
  • Disepakati: Akan dibuatkan Cash Counter khusus Kompas (Wahyu)
  • Disepakati: Yang ditagih oleh Collecting akan diinput di 3 tempat: di Collecting, FINA, dan SAP
  • Disepakati: Yang ditagih oleh Kompas akan hanya di input di FINA, kemudian diupload ke SAP menggunakan fasilitas upload yang baru
  • Disampaikan: Perlu dibuat upload receipt ke SAP yang bisa memuat informasi Invoice. Waktu untuk membuat report tersebut tidak mempengaruhi rencana 1 Maret 2023
  • Disepakati: Jumat 24 Feb 2023 akan diadakan pertemuan perkenalan FINA di r.rapat Project Lt.4 Unit 2
3 Mar 2023
Training User Kompas (10.00 - 17.00)
  • Hadir:
  • (Notulen belum ada)
7 Mar 2023
Rapat Rutin ERP (10.00 - 17.00)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Prima, Darma, Andika, Gilang, Putri
  • Diskusi: Penerimaan pembayaran di depan. Konteks: Rencana implementasi di Kompas
    1. Penerimaan digantung sebagai penerimaan yang belum teralokasi
    2. Dicatat sebagai DP (Invoice DP) --> tidak bisa diimplementasikan karena rencana terdekat FastKom belum mengirimkan invoice ke FINA
    3. Dicatat Deposit --> proses belum lengkap
  • Diskusi: Proses-proses Deposit (A.K.A TTT)
    • Harus diterima bersama transaksi alokasi di kas dan di bank. Tidak boleh diterima sebagai deposit sendirian (alone)
    • Deposit BUKAN alat bayar, sehingga dapat digunakan sebagai pengurang nilai transaksi (implementasi spt diskon).
    • Jika Deposit (TTT) ingin dicairkan menjadi alat bayar, maka harus dibuat PD untuk pencairan dana depositnya.
    • Pencairan Deposit (TTT) tidak boleh ke bank, hanya boleh ke Kas atau menjadi Memo A/R setara dengan pembayaran.
  • Disepakati: Tentang laporan keuangan
    • Akan dibuat "Spec" untuk menyimpan atribut-atribut kolom yang akan ditampilkan dalam report, pembulatan angka, dll.
    • Setiap "Spec" merujuk ke "jenis report" (Report Type) dan "Layout" tertentu.
  • Disepakati (ulang): kolom-kolom yang bisa dipilih dari "Spec"
    1. Current Period (Period)
    2. Current Period YTD (PeriodYTD)
    3. Current Planning (Planning)
    4. Variance Planning (PlanningDelta)
    5. Variance Planning Ratio (PlanningRatio)
    6. Current Planning YTD (PlanningYTD)
    7. Variance Planning YTD (PlanningYTDDelta)
    8. Variance Planning YTD Ratio (PlanningYTDRatio)
    9. Last Year Period (LastYear)
    10. Variance Last Year (LastYearDelta)
    11. Variance Last Year Ratio (LastYearRatio)
    12. Last Year Period YTD (LastYearYTD)
    13. Variance Last Year YTD (LastYearYTDDelta)
    14. Variance Last Year YTD Ratio (LastYearYTDRatio)
    15. Outlook
  • Disepakati: Akan dibuat Installment Type Deposit, untuk selanjutnya dibuat menjadi Pesanan Dana (PD) dan dieksekusi pembayarannya secara normal.
  • Disepakati: Ditambahkan field "Auto Credit Code" di Bank Account untuk menyimpan kode auto credit dari bank.
  • Disampaikan: Perlu disusun skenario "Clearing" untuk transaksi "Bank Transfer", setoran kasir ke bank, dll.
14 Mar 2023
Tidak ada Rapat Rutin
  • Event: Training hari ke-1 untuk calon user Tribun by FSD dan SysDev di Tribun
  • Disampaikan (DAN via WA Chat): Disampaikan ke Yettie, tentang penyelesaian deposit di FINA
    • Deposit --> Deposit A/R Allocation --> Memo A/R (done)
    • Deposit --> Deposit Refund --> Deposit Installment --> Payment Requisition (PD) --> Payment Process (done)
  • Disepakati: COA Planning menggunakan notasi plus (+) untuk menyatakan Debit dan notasi minus (-) untuk menyatakan Credit. Account di "planning" secara debit atau credit tergantung COA Category nya.
15 Mar 2023
Emang bukan jadwal Rapat Rutin
  • Event: Training hari ke-2 untuk calon user Tribun by FSD dan SysDev di Tribun
  • Disampaikan (Yettie via WA Call): Tentang penggunaan angka2 Trial Balance di laporan2 keuangan, menjawab pertanyaan DAN.
    • Laporan Posisi Keuangan (Neraca/ Balance Sheet) mengambil angka "Balance" dari Trial Balance
    • Laporan Laba Rugi (Income Statement) mengambil angka "NetChange" dan "YTD" dari Trial Balance
    • Laporan Arus Kas (Cash Flow) mengambil angka "NetChange" dan "YTD" dari Trial Balance
  • Disepakati: Ditambahkan field "Increased By" di master Cash Flow.
  • Disepakati: Cash Flow Planning menggunakan notasi plus (+) untuk menyatakan Debit dan notasi minus (-) untuk menyatakan Credit. Cash Flow di "planning" secara debit atau credit sesuai jenisnya: Pendapatan, Biaya, dll.
21 Mar 2023
Rapat Rutin ERP (14.00 - 19.00)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Prima, Darma, Andika, Gilang, Putri, Aulia, Zahra, Riska, Ryan
  • Disampaikan (Darma, Andika): Catatan training Tribun 14-17 Mar 2023
  • Diskusi: Tentang pre payment supaya penyelesaian tidak perlu menunggu PD BS baru dibayar
    • Saat ini hanya BS yang sudah dibayar saja yang bisa dilekatkan ke AP Invoice. Kontrol ini memang diperlukan.
    • Dalam hak ini BS otomatis tidak dapat menolong karena pelekatan BS ke AP Invoice harus menunggu pembayaran.
    • FSD akan memikirkan agar kontrol tetap ada namun proses kerja bisa dipercepat.
  • Diskusi: Transaksi "clearing" pembayaran secara manual. Diskusi tidak sekesai, belum ada keputusan.
    • Menambahkan "jenis transaksi baru" untuk dialokasi dengan layar Bank Statement yang sekarang berpotensi membongkar modul bank secara besar-besaran.
    • Layar alokasi di Bank Statement yang sekarang dibangun untuk alokasi menuju ke A/R (belum ada kesepakatan baru saat pengembangan AP - Maret 2022)
    • Perubahan terlalu riskan karena modul sudah digunakan dan ada beban implementasi dalam waktu dekat.
  • Diskusi: Tentang pemindahan saldo (KM) khususnya antar Bank
  • Disepakati: Modul pemindahan saldo (mutasi/ RK) akan dibuat
    • Akan dibuat jenis installment baru "Balance Mutation Installment"
    • Akan dibuat layar baru untuk melakukan pemindahan saldo
    • Satu sumber dana (rekening bank/ fund) bisa dipindahkan ke beberapa rekening bank (One-to-Many)
    • Saat "Pemindahan Saldo" di posting, secara otomatis akan menciptakan installment bertipe "Balance Mutation" dan juga PD dalam status "Approved" (untuk bypass proses approve PD)
    • Proses "clearing" di sisi pengirim dan penerima perlu dilakukan, termasuk auto-credit nya. Proses "clearing" belum selesai dibahas.
    • Pengembangan akan dilakukan setelah seluruh beban pengembangan yang sudah disepakati selesai (termasuk G/L), paling cepat bulan April jika tidak tertunda cuti2 Paskah, Lebaran.
  • Disampaikan (Rudyanto): Sample file (spesifikasi) autocredit dan MT940 yang diserahkan oleh FSD tidak sesuai dengan format yang sekarang berlaku sekarang sehingga modul pembayaran bank dan auto credit FINA bermasalah. Sample-sample juga sangat terlambat diterima oleh TI Media.
  • Disampaikan (Daniel): Beberapa bug dan tambahan yang ditemukan/ diminta saat training sudah diselesaikan
    • Seharusnya update yang dilakukan TI segera diperiksa
    • Catatan bugs atau penambahan fitur yang disusun oleh FSD perlu diperbarui sebagai bentuk tanggungjawab atas laporan/ permintaan perubahan. Feedback (FSD) perlu lebih cepat (sample, data, skenario, keputusan).
    • Persiapan data untuk implementasi belum diselesaikan. TI Media mempertanyakan kapan data difinalisasi: COA, terkait pajak, user, hierarchy, dll.
    • Terkait "kesalahan data" setelah implementasi, TI Media bersedia membantu jika data lebih banyak dari line of code yang harus dibuat, namun TI tidak bersedia bertanggungjawab atas perintah "main kayu" pada data. Tanggung jawab tetap melekat pada pemilik data bukan pihak yang membantu.
    • Paskah, Puasa, Lebaran, akan membuat bulan April menjadi kurang (tidak) efektif
  • Disampaikan (Daniel): Demo tambahan 2 proses penyelesaian Deposit: Allocate dan Refund yang sudah diselesaikan, menunggu di test.
  • Outstanding: Data-data untuk implementasi
  • Outstanding: Skenario Clearing pembayaran manual
  • Outstanding: Test update modul Deposit, Voucher (v3)
29 Mar 2023
Rapat Mendadak TI - FSD WA Call, Chat, Zoom (18.00 - 19.40)
  • Hadir: DAN, Yettie, Prima, Darma
  • Disampaikan (Yettie): FSD tidak hadir dalam pertemuan rutin hari Selasa 28 Maret 2023 karena banyak pekerjaan
    • Training sehubungan dengan go-live HR Corp.
    • Persiapan data untuk go-live FastKom Kompas - FINA
  • Diskusi: Tentang persiapan go-live Tribun
    • TI Media menanyakan status persiapan setelah training dilakukan. Tidak ada modul yang belum diselesaikan kecuali G/L dan Modul Pemindahan Saldo antar Bank yang baru disepakati 21 Maret 2023.
    • TI Media menilai data dan konfigurasi untuk go-live belum dipersiapkan (COA, CashFlow, PPh, master-master lainnya).
    • FSD sedang mencari cara agar penyelesaian BS tidak harus menunggu pembayaran tanpa mengorbankan sisi kontrol.
    • Disampaikan oleh FSD (Yettie) Tribun (Mbak Sumani) sedang menyusun masukan-masukan yang disampaikan selama dan setelah training. Akan segera disampaikan.
    • FSD (Yettie) belum sempat memeriksa modul G/L yang sudah selesai (all minus Financial Statement)
  • Disampaikan/ Demo (DAN): Status pengembangan dan update aplikasi
    • Deposit Allocation (done)
    • Deposit Refund (done)
    • Upload CSV Bank Statement, Paste Area CSV untuk BCA, Mandiri, BRI (done)
    • Penambahan Report Spec (done)
    • Penambahan atribut-atribut data: COACategory.[HasPlanning], CashFlow.[HasPlanning], CashFlow.[IncreasedBy] (done)
    • Modul G/L yang seharusnya sudah selesai 18 Maret 2023 masih dikerjakan karena terpotong pengembangan poin2 di atas. Test dan spesifikasi belum lengkap disampaikan
  • Outstanding: Data-data untuk implementasi
  • Outstanding: Skenario Clearing pembayaran manual
  • Outstanding: Test update modul Deposit, Voucher (v3)
11 April 2023
Rapat Rutin ERP Media (14.30 - 16.00)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Prima, Darma, Andika, Putri, Gilang, Sumani, Aulia, Riska, Zahra, Hamzah, Ryan.
  • Disepakati: BS yang sudah di approve tapi belum dibayar sudah bisa dilekatkan ke AP Invoice. Ini hanya solusi sementara, sebelum skenario yang lebih baik disepakati.
  • Diskusi: Migrasi saldo piutang ke FINA
    • Disampaikan ulang (DAN): Skenario migrasi saldo piutang (A/R) ke FINA harus melalui transaksi (invoice). Tidak dimungkinkan memasukkan saldo nya saja karena informasi-informasi yang menyertai saldo tersebut tidak bisa di bypass.
    • Disampaikan (Sumani): Tribun keberatan jika saldo piutang harus diinput secara manual karena banyak pekerjaan.
    • Disampaikan (Sumani): Jumlah data saldo piutang yang harus di entry masih dalam proses oleh audit (belum ada per 13 April 2023).
    • Disampaikan ulang (DAN): TI media hanya bersedia membantu jika data cukup massive melebihi line of code yang harus dibuat, baik itu berupa modul migrasi maupun modul screen robot (tuyul). Lihat catatan: 21 Maret 2023.
    • Diusulkan: Saldo piutang dibuat invoice di CAS kemudian di sync ke FINA melalui jalur API yang sudah tersedia.
    • Disampaikan (Sysdev): Invoice migrasi berpotensi mengganggu report analisa sales (??)
    • Disampaikan (DAN): Jika terpaksa harus diimport maka lebih baik masuk dari sisi CAS karena:
      • Modul import adalah bagian dari support, bukan bagian dari pengembangan, support data Tribun sebaiknya dilakukan oleh Tribun.
      • Setiap saldo piutang harus berelasi dengan Customer yang harus sudah ada di CAS (untuk ID to ID relationship)
      • Spesifikasi data, tanggung jawab data harus tetap di Tribun kecuali yang sudah masuk dan dikelola FINA. Dalam kasus import data belum masuk ke FINA tapi sudah berpotensi mem=bypass rule-rule yang ada di FINA (siapa akan bertanggungjawab?)
  • Disepakati: Skenario migrasi saldo piutang A/R
    • Saldo piutang masuk sebagai A/R Invoice di FINA
    • Saldo piutang akan masuk melalui jalur API yang sudah disediakan oleh FINA.
    • Sysdev akan membuat modul kecil atau memanfaatkan modul-modul CAS untuk membaca data Excel ke data yang siap dikirimkan ke API.
  • Outstanding: Data-data untuk implementasi
  • Outstanding: Skenario Clearing pembayaran manual
  • Outstanding: Test update modul Deposit, Voucher (v3)
12 April 2023
Rapat Khusus G/L Reporting (15.10 - 19.40)
  • Hadir: DAN, WIK, Yettie, Prima, Darma, Andika, Putri, Gilang.
  • Disampaikan (DAN):
    • Penjelasan tentang konsep 12column layouting system, perintah-perintah layout: COL_*, ROW_*
    • Penjelasan tentang Kolom-Kolom data, bagaimana mengatur judul masing-masing kolom
    • Penjelasan tentang data teks: TEXT_*, UL_*, DL_*
    • Penjelasan tentang data retrieval: RANGE, ACCOUNT, SUM_*, BREAK_*, CALC_*
  • Disepakati: Kebutuhan dan standar laporan keuangan
    • Pembatasan organisasi (Legal Entity, Company, Business Area, Profit Center, Cost Center) saat data retrieval: RANGE dan ACCOUNT
    • SUM perlu 10 level dari SUM_1, SUM_2 sampai SUM_10.
    • Kolom SUM bisa cascade (10 level), bisa merge menjadi 1 kolom
    • Bug "Text Padding" tidak berfungsi saat render akan diperbaiki
    • Kolom ratio antar SUM_* data, tidak akan tersedia dalam jangka pendek, akan diusahakan dalam pengembangan lanjutan.
  • Outstanding: Data-data untuk implementasi
  • Outstanding: Skenario Clearing pembayaran manual
  • Outstanding: Test update modul Deposit, Voucher (v3)
2 Mei 2023
Rapat Rutin ERP (10.40 - 16.45)
  • Hadir: DAN, Rohimam, Nuel, Novi, Yettie, Prima, Putri, Gilang, Vincent
  • Disampaikan (Yettie):
    • Jurnal closing
    • Proses Tahunan
  • Outstanding: Data-data untuk implementasi
  • Outstanding: Skenario Clearing pembayaran manual
  • Outstanding: Test update modul Deposit, Voucher (v3)
3, 4 Mei 2023
Rapat Rutin ERP (10.40 - 16.45)
  • Hadir: DAN, YON, Yettie, Prima, Putri, Gilang
  • Disampaikan (Yettie), Diskusi:
    • Penjelasan proses dan jurnal closing tahunan
    • Kolom-kolom dan layar closing tahunan di SAP
    • Kolom-kolom data di Trial Balance GL Windows
    • Ekspektasi: Angka akun-akun Rugi/ Laba tidak di reset menjadi 0 saat closing tahunan dilakukan
    • Ekspektasi: Closing Tahunan dapat diulang-ulang untuk menghasilkan laporan Neraca dengan angka Retained Earning sementara
    • Angka kalkulasi RATIO... RATIO_END belum sesuai ekspektasi, cara kalkulasi berbeda dengan yang sudah dibuat di FINA. Diskusi tidak dilanjutkan karena bukan topik pertemuan (Closing Tahunan)
  • Disampaikan (DAN):
    • Perintah-perintah baru di Report Layout: LEGEND, NOTE, TEXT_TITLE, dll.
    • Penggunaan: RATIO dan RATIO_END
  • Disepakati:
    • Kolom-kolom dalam Trial Balance COA sudah benar, organisasi: Company, Business Area, Profit Center, Cost Center
    • Kolom-kolom dalam Trial Balance Cash Flow sudah benar, organisasi: Company, Business Area.
  • Outstanding: Data-data untuk implementasi
  • Outstanding: Skenario Clearing pembayaran manual
  • Outstanding: Test update modul Deposit, Voucher (v3)
4 Mei 2023
Rapat Evaluasi Implementasi FINA Kompas (13.15 - 14.30)
  • Hadir: Novi, Atok, DAN, YON, RDY, Edi, Wahyu, Yettie, Prima, Gilang, Darma
  • Disampaikan (Wahyu):
    • Sudah berjalan sejak tanggal 2 Mei 2023
    • Ada beberapa rekening bank yang digunakan bersama oleh Iklan dan Sirkulasi
    • Pertanyaan: Ada pembayaran kartu kredit dari unit lain (non Kompas), bagaimana refund?
  • Disampaikan (Pak Edi):
    • Perlu dievaluasi penggunaan rekening2 bank yang digunakan bersama (BRI dan Mandiri)
    • Kemungkinan akan dibuka rekening bank baru untuk transaksi non Sirkulasi (Iklan)
    • Ada rekening Bank (yang digunakan untuk EDC) Kompas dimanfaatkan oleh unit lain (Konnan, dll). Menjadi beban Wahyu yang saat ini juga menjalankan fungsi kasir.
  • Disampaikan (Yettie):
    • Tentang fungsi kasir dan bank sehubungan implementasi FINA perlu ditata ulang.
    • Sudah disampaikan ke Mbak Ninik, masih harus menunggu keputusan Pak Gatot
  • Disepakati:
    • Untuk rekening2 bank yang digunakan bersama (BRI dan Mandiri) akan disepakati salah satu dari Iklan atau Sirkulasi saja yang melakukan upload.
    • Pengembangan aplikasi selanjutnya setelah implementasi FINA kasir di Iklan: otomatisasi status bayar ke FastKom, integrasi AR.
    • Proyek solusi jangka pendek untuk iklan dianggap selesai, support/ dukungan selanjutnya masuk ke ranah operasional.
11 Mei 2023
Rapat Rutin ERP (14.00 -)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, Yettie, Prima, Andika, Darma, Putri, Rohimam
  • Diskusi tentang Retained Earning:
    Lap.Posisi Keuangan Mei 2023
    Kas5.000Hutang3.500
    L/R Tahun2 Lalu1.000
    L/R Tahun ini500
  • L/R Tahun2 Lalu:
    • Trial Balance COA sampai Mei 2023, ditambah (+)
    • Trial Balance Closing sampai Desember 2022
  • L/R Tahun Ini:
    • Trial Balance COA (akun Pendapatan - Biaya) Januari 2023 - Mei 2023 (YTD), atau
    • Trial Balance Closing (akun RE) Januari 2023 - Mei 2023 (YTD)
  • Sedang dipertimbangkan untuk efisiensi proses, dibuat perintah RANGE khusus kalkukasi Retained Earning (RE), misalnya RE_PAST dan RE_CURRENT
    • Untuk menghidari penambahan option di perintah RANGE yang sudah ada
    • Supaya tidak terjadi kalkulasi besar2an pada akun-akun L/R sedangkan angka2 yang dibutuhkan sudah tersimpan di Trial Balance Closing
  • Diputuskan: Tentang implementasi FINA di Iklan Kompas
    • Transaksi dengan kartu kredit akan didorong menjadi penerimaan pembayaran bank, tidak ditunggu sampai cair di bank dan diperlakukan sebagai penerimaan pembayaran bank.
    • Bank Statement untuk transaksi kartu kredit tidak perlu di alokasi.
    • Refund deposit customer diselesaikan sampai SAVE saja, metode pembayaran diarahkan menggunakan CASH. Proses dilanjutkan di SAP untuk payment-nya.
  • Outstanding:
    • Data-data untuk implementasi
    • Skenario Clearing pembayaran manual
    • Test update modul Deposit, Voucher (v3)
    • Contoh laporan Cash Flow, test layout Cash Flow (Darma)
    • Template posting Receipt dengan invoice ke SAP (Darma)
24 Mei 2023
Rapat Rencana Implementasi di Tribun (14.00 - 15.30)
  • Zoom Meeting, hadir: Pak Cip, Pak Dahlan, DAN, RAM, Yettie, Andika, Darma, Ledya, ...
  • Disampaikan (Yettie, Sumani, RAM):
    • Status persiapan implementasi
    • Status kesiapan sistem (FINA): Mutasi antar Bank belum ada, GL belum teruji.
    • Siap jalan Juni 2023
  • Disampaikan (Pak Cip):
    • Implementasi lebih baik ditunda sampai Juli 2023 setelah semua modul FINA selesai dan diuji
    • Ingin pengguna sudah bisa mengenal dulu FINA, bisa menguji dari awal sampai akhir.
  • Disepakati: Go live mulai bulan Juli 2023.
Rapat Lanjutan FSD + IT Media (15.30 - 18.30)
  • Hadir: DAN, WIK, Rohimam, Yettie, Andika, Darma, Gilang
  • Disampaikan (DAN): Balance Sheet, Income Statment sudah bisa dikeluarkan menggunakan kalkulasi Retained Earning yang baru.
  • Disampaikan (Andika, Gilang): Berdasarkan data-data yang di "paste" ke dalam sistem (Tribun Lombok, Des 2022, Jan 2023) sudah menghasilkan angka Laba/ Rugi dan Balance Sheet yang benar.
  • Diskusi: Layout dan angka-angka di dalam laporan Cash Flow
    • Disampaikan (DAN): Angka-angka yang muncul di kolom-kolom data yang sudah dikirimkan tanggal 16 Mei 2023.
    • Disampaikan (Yettie): perlu angka-angka "Last Month" untuk menyusun laporan Cash Flow
    • Disampaikan (Yettie): Laporan Cash Flow tidak hanya mengambil data dari Trial Balance Cash Flow, tapi perlu mengambil data dari Trial Balance COA juga
    • Men-diversifikasi perintah RANGE dan ACCOUNT menjadi RANGE, ACCOUNT, CF_RANGE, CF_ACCOUNT untuk keperluan layout laporan Cash Flow
    • Membahas dan merevisi tabel kolom-kolom data
    • Disampaikan (Yettie): Masih ada 2 laporan lagi yang harus dikeluarkan menggunakan report render: Laporan Perubahan Modal, Laporan Perubahan Posisi Keuangan
    • Disampaikan (DAN): Data "Last Month" yang dibutuhkan akan merombak modul reporting secara masive karena kolom tersebut selama ini tidak di maintain
    • Jika kolom "Last Month" terpaksa dikeluarkan untuk kepentingan report Cash Flow, maka lebih baik sekaligus ditambahkan ke kolom-kolom data yang bisa dipilih untuk dimunculkan (Report Spec). Meliputi: LastMonth, LastMonthDelta, LastMonthRatio, LastMonthYTD, LastMonthYTDDelta, LastMonthYTDRatio, LastMonthPlanning??
  • Disepakati
    • Tentang pembatasan jumlah item di Jurnal (max 50 item) tetap diberlakukan. TI akan memeriksa jumlah item dan menampilkan kesalahan jika jumlah item melampaui 50 (langsung di eksekusi).
    • Tabel spesifikasi angka-angka yang muncul dalam kolom2 data laporan keuangan akan diperiksa lagi oleh Yettie, excel terbaru sudah dikirimkan via WA Chat.
    • Penambahan perintah CF_RANGE dan CF_Account dan juga update perintah RANGE dan ACCOUNT existing akan dilakukan setelah seluruh kebutuhan data teridentifikasi dengan menyusun layout Laporan Perubahan Modal dan Laporan Perubahan Posisi Keuangan.
    • Layout Laporan Perubahan Modal dan Laporan Perubahan Posisi Keuangan akan disusun oleh Yettie dan Wiwik hari Kamis 25 Mei 2023 atau paling lambat Jumat 26 Mei 2023.
  • Outstanding:
    • Data-data untuk implementasi
    • Skenario Clearing pembayaran manual
    • Test update modul Deposit, Voucher (v3)
    • Contoh laporan Cash Flow, test layout Cash Flow (Darma)
    • Template posting Receipt dengan invoice ke SAP (Darma)
    • Contoh dan test laporan Perubahan modal, laporan perubahan posisi keuangan (Yettie, WIK)
    • Verifikasi angka-angka yang muncul dalam kolom2 data laporan keuangan akan diperiksa lagi oleh Yettie
26 Mei 2023
Test Financial Reporting (15.30 - 18.30)
  • Hadir: DAN, Rohimam, Yettie, Andika, Darma, Gilang
  • Disampaikan (Yettie): Dari data ujicoba yang diinput ke sistem sudah menghasilkan laporan keuangan dengan angka-angka yang benar:
    • Laporan Posisi Keuangan (Balance Type)
    • Laporan Laba/ Rugi (Period Type)
    • Laporan Perubahan Modal (Balance Type)
    • Laporan Perubahan Posisi Keuangan (Period Type)
  • Disampaikan (Yettie): Laporan outlook (dalam pivot 1 tahun)
  • Disepakati: Tentang laporan Outlook dalam format pivot 1 tahun:
    • Karena baru ditunjukkan, TI tidak bisa mengantisipasi kolom2 yang dibutuhkan dalam laporan Outlook pivot
    • Report Outlook akan masuk dalam report yang "custom" layout
    • FSD akan mengirimkan contoh laporan lengkap dengan kolom2nya.
  • Disampaikan (Yettie): Laporan cash flow belum bisa dihasilkan karena membutuhkan data "Last Month" yang saat ini belum tersedia (belum pernah di request juga)
  • Disepakati:
    • Update tag ACCOUNT dan RANGE supaya tetap mengambil angka dari Trial Balance COA meskipun dieksekusi dari laporan Cash Flow.
    • New tag CF_ACCOUNT dan CF_RANGE untuk mengambil angka-angka dari Trial Balance Cash Flow
    • Tambahan kolom-kolom "Last Month": LastMonth, LastMonthDelta, LastMonthRatio, LastMonthYTD, LastMonthYTDDelta, LastMonthYTDRatio.
    • Nilai-nilai kolom-kolom data akan diperiksa oleh Yettie
  • Outstanding:
    • Data-data untuk implementasi
    • Skenario Clearing pembayaran manual
    • Test update modul Deposit, Voucher (v3)
    • Contoh laporan Cash Flow, test layout Cash Flow (Darma)
    • Contoh laporan Outlook format pivot 1 tahun (Darma) --> sudah dikirimkan oleh Andhika 31 Mei 2023 via WAG "IT Media - FSD"
    • Template posting Receipt dengan invoice ke SAP (Darma)
    • Contoh dan test laporan Perubahan modal, laporan perubahan posisi keuangan (Yettie, WIK)
    • Verifikasi angka-angka yang muncul dalam kolom2 data laporan keuangan akan diperiksa lagi oleh Yettie
31 Mei 2023
Rapat Evaluasi Implementasi Integrasi FINA dengan FastKom (15.00 - 16.15)
  • Hadir: Novi Eastiyanto, Wahyu, Yettie, Andhika, Darma, Gilang, DAN, YON, RDY, WIK
  • Disampaikan (Wahyu):
    • Informasi penerimaan pembayaran dari FINA sudah mengalir ke FastKom
    • Menunggu keputusan kapan Invoice FastKom dialirkan ke FINA supaya fitur "Lookup" invoice bisa digunakan.
    • Deposit BGCQ tanpa invoice belum bisa dijalankan.
  • Disampaikan (Yettie): Ada selisih antara laporan edit list pembayaran di FastKom dengan laporan Receipt yang dikirimkan oleh FINA.
    (as per 31 Mei 2023 17.00, penyebab selisih antar laporan sudah dapat dijelaskan, karena tarikan data dari sisi FastKom tidak lengkap)
  • Diskusi: Deposit BGCQ seharusnya bisa dilakukan karena fasilitas sudah digunakan oleh SPSK.
  • Diskusi: Peluang2 terjadinya selisih
    • Salah input nomor invoice
    • Salah input nilai invoice
    • Saat perubahan URL FastKom dari http ke https server lupa dihidupkan
  • Disampaikan (Yettie): Prima (FSD) lupa mengirimkan template upload untuk integrasi FINA dengan SAP sehingga per 31 Mei 2023 integrasi SAP - FINA untuk invoice open-item belum tersedia.
  • Disepakati:
    • Invoice FastKom akan dialirkan ke FINA mulai Juni 2023 (tidak menunggu tanggal 1)
    • Invoice yang dialirkan ke FINA adalah semua Invoice outstanding di FASTKOM.
    • Produk-produk FastKom akan di map ke produk FINA: Migrasi Iklan
    • Sales FastKom akan di map ke sales FINA: Iklan Kompas
    • Billing/ Invoice baru FastKom juga dialirkan ke produk: Migrasi Iklan, sales: Iklan Kompas.
    • Data dari FastKom akan dialirkan sampai ke G/L. TI akan membantu menghapus data A/R balance dan G/L jika suatu saat perlu dibersihkan.
    • Selisih angka kiriman FINA dengan penerimaan FastKom harus dicari dulu karena diperlukan untuk memisahkan antara invoice yang outstanding dan invoice yang sudah selesai.
      (as per 31 Mei 2023 17.00, penyebab selisih antar laporan sudah dapat dijelaskan, karena tarikan data dari sisi FastKom tidak lengkap)
    • Mulai 2 Juni 2023, TI Media (Rudyanto) dan FSD akan meng-konfigurasi master-master data di FINA live server
  • Disampaikan (Yettie): Fungsi kasir setelah KGMedia menggunakan FINA akan diputuskan bulan Agustus 2023. Bp. Gatot sedang melakukan restrukturisasi. Sementara menunggu hasilnya, Wahyu dan tim menjalankan fungsi kasir.
  • Disepakati: Proses refund masih di SAP karena FINA AP belum goLive. Penyelesaian AP masih harus dilakukan di SAP
    • Modul FINA A/P sudah siap digunakan tapi tim FSD (Yettie) kehabisan waktu karena banyak pekerjaan lain
    • Modul FINA A/P baru akan digunakan setelah restrukturisasi selesai.
  • Diskusi: Kelanjutan pengembangan modul-modul Sales dalam cakupan KGMedia ERP
    • DAN: Grand design sales system disampaikan sejak Januari 2023, sampai sekarang belum tim proyek dan koordinasi pada tingkat eksekusi belum pernah dilakukan.
    • Mas Novi: TI hanya perlu bertemu dengan Mbak Devi, Mas Wahyu, Mbak Sinta Ratnawati, dan Mas Patrice karena sudah mencukup semua nya.
  • Disepakati: Mas Novi akan mengadakan pertemuan yang melibatkan semua titik omzet membahas langkah ERP Media/ Sales selanjutnya.
6 Juni 2023
Rapat Rutin ERP Media (11.00 - )
  • Hadir: DAN, WIK, Yettie, Andhika, Darma, Gilang, Putri, Vincent
  • Diskusi: Alternatif2 alir mutasi dana (antar bank/cash)
    1. Cashier TOPUP: Create PD Top-Up --> lanjut ke aliran seperti Slip BC/CQ tapi jenis dananya: CASH, dana masuk ke kasir melalui layar konfirmasi
    2. Cashier TOPUP: Create transaksi Penerimaan Top Up --> lanjut seperti proses Receipt BG/ CQ, dana masuk ke kasir melalui transaksi RECEIPT.
    3. Cash to Cash: Review BALIN dan BALOUT Kasir, Report RC Intercompany
    4. Cash to Cash: Review Deposit BG/CQ Kasir
  • Kesepakatan: Diskusi lanjut hari Kamis
  • Outstanding:
    • Data-data untuk implementasi: COA, Org, Acc Addressing, ...
    • Skenario Clearing pembayaran manual
    • Test update modul Deposit, Voucher (v3)
    • Template posting Receipt dengan invoice ke SAP (Darma)
13 Juni 2023
Rapat Rutin ERP Media (10.00 - 17.50, terpotong makan2)
  • Hadir: DAN, WIK, YON, RDY, Yettie, Andhika, Darma, Gilang, Putri, Vincent
  • Disampaikan (DAN):
    • Jenis report baru berbasis layout: Outlook Type sudah selesai, siap diuji.
    • Penjelasan kolom-kolom tambahan penunjang report Outlook: EOY.[YTD], Period.[YTD], [PlanningTotal], [PlanningYTD]
  • Disepakati: Penambahan fitur "in-million" untuk menampilkan angka-angka dalam "jutaan" di Report Spec.
    (sudah langsung dikerjakan, sudah ditunjukkan 13 Juni 2023 13:15)
  • Diskusi: Transaction-transaksi Receipt dan Payment yang dialokasi (Kas/ Bank) tapi tidak mengalir ke A/R dan A/P: LBYR, KBYR, JASA GIRO, BUNGA BANK, dan transaction2 lain. Akan di bahas masing2. Keputusan sebelumnya: disediakan report untuk dijurnal manual di G/L.
  • Disepakati: Tentang Mutasi antar Bank
    • Akan dibuat layar baru "Clearing Mutasi Bank" untuk menginput mutasi dari rekening Bank Asal ke rekening Bank Tujuan termasuk proses clearing nya.
    • User bisa mengubah data dalam layar tersebut sampai di confirm
    • Saat di confirm:
      • Generate: Installment (type: Mutasi) sebanyak rekening bank tujuan
      • Generate: 1 Payment Requisition (PD) untuk masing-masing rekening bank tujuan
      • Generate: 1 Bank Payment (BPM)
      • Generate: Bank Payment Voucher (BPV) sebanyak rekening bank tujuan
      • Clearing: 1 baris RC di rekening bank asal
      • Clearing: 1 baris RC di masing-masing rekening bank tujuan
  • Diskusi: Pada sisi penerima seharusnya muncul Bank Receipt Voucher (BRV).
    • Kapan dan siapa yang akan menerbitkan voucher receipt belum diputuskan
    • Secara keseluruhan spesifikasi Receipt Voucher masih outstanding (2021)
  • Diskusi: CASH TOP-UP dan CASH WITHDRAWAL
    • Mengulang diskusi sebelumnya (6 Juni 2023)
    • Akan didiskusikan terlebih dahulu oleh FSD dan Finance tentang penanganan ke depannya
  • Disepakati: Setelah mutasi, seluruh fitur untuk implementasi Tribun bisa dikatakan "selesai". Penambahan atau perubahan fitur, jika ada, akan masuk ke "system update".
  • Outstanding:
    • Data-data untuk implementasi: COA, Org, Acc Addressing, ...
    • Skenario Clearing pembayaran manual
    • Test Report Outlook (Andhika)
    • Test update modul Deposit, Voucher (v3)
    • Template posting Receipt dengan invoice ke SAP (Darma)
    • Skenario CASH-TOPUP dan CASH-WITHDRAWAL (Yettie)
20 Juni 2023
Rapat Rutin ERP Media (14.50 - 18.30)
  • Hadir: DAN, WIK, YON, RDY, Yettie, Andhika, Darma, Gilang, Putri, Aulia, Zahra, Rizka
  • Diskusi: Cash Top Up (Bank to Cash), alir proses nya:
    • Cashier membuat "Balance Transfer" dengan tipe: "Bank to Cash", kemudian diproses. Saat proses, akan dihasilkan: Installment (processed) dan Payment Requisition/ PD (new).
    • Payment Requisition/ PD di approve oleh yang berwenang
    • Untuk pengisian kasir, Bank akan membuat slip untuk dicairkan oleh kasir di bank, bukan menyerahkan uang tunai. Petugas bank menentukan dari bank yang mana slip akan dibuat dan dilanjutkan dengan "Generate Slip". Slip yang baru kemudian di "Process". Fisik slip nya diserahkan ke kasir.
    • Kasir meng "Confirm" slip yang diterima. Ketika diterima, balance kasir akan naik senilai slip.
    • Kasir menjalankan "Cash to Cash" untuk mengubah "Slip" menjadi "Cash" setelah slip dicairkan ke bank
  • Disampaikan (DAN): Balance Transfer Bank to Bank (B2B) sudah selesai.
    • Demo Bank to Bank bisa dilakukan setelah transaksi di Bank Statement dari sisi pengirim maupun penerima sudah diimport masuk.
    • Baris2 Bank Statement di sisi bank penerima maupun bank pengirim harus dalam status belum dialokasi
    • Ditunjukkan: proses B2B meng-generate Installment, Payment Requisition, Bank Transfer, Bank Payment Voucher seperti keputusan tanggal 13 Juni 2023.
    Catatan: Status penyelesaian sudah disampaikan sebelumnya melalui WA Group IT Media n FSD tanggal 19 Juni 2023.
  • Disampaikan (Yettie): Belum bertanya kepada Finance (Dana) tentang proses-proses balance transfer.
  • Diskusi: Cash Withdrawal (Cash to Bank), alir proses nya:
    • Cashier membuat "Balance Transfer" dengan tipe: "Cash to Bank", kemudian diproses.
    • Saat setoran kasir muncul di Bank Statement. Petugas mengalokasi setoran kasir sebagai clearing "Balance".
    • Saat clearing di posting maka Balance Transfer C2B yang dibuat kasir akan berubah status menjadi selesai.
  • Diskusi tentang Voucher
    • Saat Slip.Process maunya tercreate BPV. Setelah dicek struktur tabel data, Slip ini tidak ready digenerate ke BPV, ada kolom yang kurang
    • BPV selama ini disiapkan hanya untuk Bank Payment, tidak disiapkan untuk ke Slip. Jika ingin bisa digunakan untuk slip, maka struktur tabel perlu dirombak. IT Media bersedia merombak, namun harus sudah difinalkan dari FSD maunya dibuat seperti apa.
      Catatan: Sudah ada 2 versi voucher dibuat di FINA, belum pernah direview secara utuh oleh FSD. Diskusi terakhir: 2021.
    • IT Media meminta FSD akan menyusun skenario dan lengkap dengan simulasinya: timing, grouping, dll.
  • Diskusi: Cash to Cash:
    • Cashier membuat "Balance Transfer" dengan tipe: "Cash to Cash", kemudian diproses.
    • Cash to Cash digunakan untuk memindahkan dana:
      • Antar Cash Counter
      • Dari alat bayar selain "Cash" menjadi "Cash" di satu Cash Counter.
    • Saat diproses, balance transfer akan mengubah balance alat bayar di cash counter yang bersangkutan. Prosesnya selesai di kasir.
    • Cash to Cash tidak dijurnalkan.
  • Disepakati:
    • Proses Bank to Bank sudah benar, ada issue penerbitan voucher
    • Proses Bank to Cash, Cash to Bank, dan Cash to Cash akan dibuat sesuai catatan diskusi di atas.
    Update: 3 proses B2C, C2B, C2C sudah selesai dan sudah dilaporkan melalui WA Group IT Media n FSD tanggal 23 Juni 2023.
  • Outstanding:
    • Skenario dan simulasi Voucher: timing, grouping, dll
    • Data-data untuk implementasi: COA, Org, Acc Addressing, ...
    • Skenario Clearing pembayaran manual
    • Test Report Outlook (Andhika)
    • Test update modul Deposit, Voucher (v3)
    • Template posting Receipt dengan invoice ke SAP (Darma)
    • Skenario CASH-TOPUP dan CASH-WITHDRAWAL (Yettie)
27 Juni 2023
Rapat Rutin ERP Media (15.00 - )
  • Hadir: DAN, WIK, YON, RDY, Yettie, Andhika, Darma, Gilang, Putri
  • Disampaikan (DAN): B2C, C2B, C2C sudah selesai (demo langsung di depan Yettie)
  • Disampaikan (DAN): Masih dicari cara way-around terbentuk BPV saat slip dibuat, pertimbangan2:
    • BPV membutuhkan "Bank Payment" sebagai inisiator dan itemnya
    • BPV yang sekarang tidak ada pengelompokan, karena diminta 1 PD 1 BPV
    • Voucher timing, proses, belum pernah didefinisikan secara utuh (Lihat outstanding)
  • Disepakati: Karena baru disampaikan minggu lalu (20 Juni 2023) maka Slip BPV tidak menjadi stopper implementasi Tribun. Slip BPV bisa menjadi proses yang cukup panjang karena proses sudah terkait ke mana-mana.
  • Disepakati: Setelah GL dan Balance Transfer maka pengembangan tahap ini selesai. IT Media berusaha agar slip BPV bisa segera diselesaikan.
  • Outstanding:
    • Skenario dan simulasi Voucher: timing, grouping, dll
    • Data-data untuk implementasi: COA, Org, Acc Addressing, ...
    • Skenario Clearing pembayaran manual
    • Test Report Outlook (Andhika)
    • Test update modul Deposit, Voucher (v3)
    • Template posting Receipt dengan invoice ke SAP (Darma)
28 Juni 2023
Persiapan Implementasi Tribun (13.00 - 14,30)
  • Hadir: RAM, DAN, YON, RDY, Yettie, Andhika, Darma, Sumani, Aulia, Ryan, ...
  • Disampaikan (RAM):
    • IT Media sudah menyelesaikan modul-modul yang ditunggu dari rapat sebelumnya.
    • Berharap implementasi bisa segera dilakukan
  • Disampaikan (SUMANI):
    • Sudah beberapa kali ditanya kapan implementasi FINA
    • Jadwal training bisa terkendala karena: Idul Adha, BPR, proses akhir bulan.
    • Perlu disusun materi training
    • Perlu menyusun presentasi kepada manajemen Tribun tentang fitur2 FINA
  • Diskusi:
    • Tim perlu menyampaikan status kesiapan kepada manajemen sesegera mungkin
    • Usulan agar presenter ke manajemen Tribun adalah personel dari Tribun (Aulia?)
    • Meskipun kapan training (ulang) dilaksanakan belum jelas, tim perlu segera mempersiapkan diri seandainya training dimulai minggu depan
    • Tentang COA baru yang belum selesai disusun, seharusnya tidak menjadi hambatan karena COA seharusnya dinamis (bisa berubah di masa mendatang) dan fasilitas untuk mengubahnya sudah tersedia.
  • Disepakati: Tim implementor akan bertemu hari Senin 3 Juli 2023 di r.rapat Proyek untuk menyusun presentasi dan menuntaskan persiapan2.
11 July 2023
Persiapan Implementasi Tribun (10.00 - 12.00)
  • Hadir: Pak Cip, Daniel, Dhanang, Amie, Sumanie, Ririen, Julia, Heru Kuncara, Regina, Ryan, Riska, Azzahra, Vinsensius Ghana, Michael Gilang, Prima, Putri, Dharma, Marina Napitupulu, Yettie, Agus Ramdhani, Rudyanto, Andhika, Yuyun
  • Disampaikan (RAM):
    • FINA bagian dari ERP Media, sebagian modul termasuk FINA sudah selesai, sebagian masih dibangun.
    • FINA sudah selesai, multi company, multi currency, sudah sebagian diimplementasikan, Tribun akan menggunakan all modules.
  • Diskusi:
    • Aulia: Penjelasan tentang proses di CAS dan FINA (dipotong, tidak dilanjutkan)
    • Heru: Diinginkan sistem yang inputnya tidak banyak, atau harus melalui proses yang panjang karena jumlah operator sedikit
    • Sumani: Kegiatan tetap dilanjutkan
Rapat Rutin ERP Media (14.00 - 19.00)
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Prima, Putri, Darma, Andhika, Vincent
  • Diskusi:
    • Darma: Ingin "transaction-type" dipindahkan ke posisi item dari COA Addressing
    • Darma, Andhika: Masih ada beberapa object yang perlu di assign ke addressing, sedang berlangsung dengan Mas Yono
    • DAN: Parameter addressing sudah diperiksa oleh FSD kenapa masih ada yang terlewat. Karena logic addressing sudah di roll-out, pemindahan "transaction-code" ke line item akan mengupdate banyak tempat, butuh waktu, butuh test ulang.
    • DAN: Sebaiknya keseluruhan addressing di skenariokan lengkap sebelum update dibuat jangan2 masih ada yang ketinggalan.
    • Diharapkan saat Giro/ Cheque "disbursing" system membuat "Cash Payment Voucher" (CPV).
  • Disepakati: Giro/ Cheque disbursing akan sekaligus:
    • Membuat Installment, tipe: Transfer, alat bayar: BG/CQ, Paid to Party: Organization pemilik bank, peminta: cashier.
    • Membuat Payment Requisition (PD) Status: Paid
    • Membuat tansaksi "Bal-Out" di kasir sehingga saldo Giro/ Cheque berkurang.
    Note: Aplikasi sudah diupdate 12 July 2023, sudah diinfo ke FSD via WA Group "IT Media n FSD".
  • Disepakati: Istilah "Balance Transfer" diubah menjadi "Disposition" dan akan diupdate ke seluruh object/ material di FINA.
  • Disepakati: Tim bertemu lagi besok, 12 Juli 2023, topik bahasan: Voucher
  • Outstanding:
    • Skenario dan simulasi Voucher: timing, grouping, dll
    • Data-data untuk implementasi: COA, Org, Acc Addressing, ...
    • Skenario Clearing pembayaran manual
    • Test Report Outlook (Andhika)
    • Test update modul Deposit, Voucher (v3)
    • Template posting Receipt dengan invoice ke SAP (Darma)
12 Juli 2023
Rapat Rutin ERP (13.30 - )
  • Hadir: DAN, YON, WIK, Yettie, Gilang
  • Disampaikan (DAN):
    • Update fungsi disbursing Giro/ Cheque sesuai kesepakatan tanggal 11 Juli sudah selesai
    • Disbursing Giro/ Cheque sudah menghasilkan Cash Payment Voucher
    • Diusulkan untuk membuat dokumen yang menyatakan Giro/ Cheque sedang dalam proses disbursing
    • Demo: disbursing Giro/ Cheque, sampai menghasilkan Installment, Payment Requisition (PD), Cash Payment Voucher.
    • Demo: Clearing Giro/ Cheque dari proses Bank Allocation, dan sudah mengubah status Giro/ Cheque menjadi disbursed.
  • Disampaikan (Yettie):
    • Setiap mutasi terhadap balance di Cash dan Bank harus menghasilkan voucher
    • Payment Voucher seluruhnya bertumpu pada PD 1:1. Tidak bisa di group lebih lanjut.
    • Receipt Voucher tetap harus dihasilkan, tapi perlu di group berdasarkan kriteria tertentu supaya mengurangi jumlah entry di GL dan jumlah cetakan (arsip).
  • Diskusi
    • Voucher grouping yang pernah disepakati sebelumnya (7 April 2021) dan sudah di-code menjadi Modul Voucher v.2:
      • Berasal dari Application (sistem sumber) yang sama
      • Diterima oleh Bank Account atau Cash Counter yang sama
      • Ditujukan kepada SalesOrg yang sama
      • Berasal dari Allocation Transaction Type yang sama
      • Posting date sama
      Modul tersebut belum pernah ditest secara lengkap oleh FSD sampai akhirnya dianggap tidak sesuai kebutuhan.
    • Masalah grouping perlu mempertimbangkan:
      • Satu transaksi penerimaan Cash (CR) atau satu baris Bank RC (RC) bisa dialokasi menjadi beberapa jenis transaksi/ Transaction Type.
      • Arsip dari satu transaksi (terutama CR) tidak boleh tercerai/ terpisah menjadi beberapa voucher penerimaan
      • Satu transaksi bisa melintas ke beberapa Sales Organization, ke beberapa Application, meskipun dalam satu Company.
    • Receipt Voucher grouping yang memungkinkan:
      • Berasal dari Company yang sama
      • Diterima oleh Bank Account atau Cash Counter yang sama
      • Posting date sama
      Diskusi tentang voucher belum final.
  • Disepakati:
    • PD hasil disbursing Giro/ Cheque akan berstatus "Cleared" untuk menghindari proses "Clearing". Sudah langsung diselesaikan.
    • Akan dibuat dokumen "disbursing" untuk menyatakan proses disbursing
    • Receipt Voucher akan langsung dikerjakan dengan kesepakatan sementara tentang grouping, pemindahan titik posting ke G/L akan diubah setelah modul Receipt Voucher selesai.
  • Outstanding:
    • Skenario dan simulasi Voucher: timing, grouping, dll
    • Data-data untuk implementasi: COA, Org, Acc Addressing, ...
    • Skenario Clearing pembayaran manual
    • Test Report Outlook (Andhika)
    • Test update modul Deposit, Voucher (v3)
    • Template posting Receipt dengan invoice ke SAP (Darma)
17 Juli 2023
Rapat Rutin ERP (Tidak jadi rapat karena kesibukan BPR)
  • Hadir: YON, Darma, Andhika, Gilang, Putri, Vincent
  • Diskusi:
    • Export Invoice ke SAP
    • Pertanyaan (DAN): jenis transaksi apa saja yang mengalir menjadi Voucher
    • Disampaikan (DAN): Dokumen "disbursing" belum dibuat karena malah akan memperpanjang informasi (ttg giro/ cheque). Apalagi dokumen semacam itu saat ini tidak ada. Pengurutan disbursing bisa berdasarkan tanggal disbursing.
    • Diskusi tentang Voucher harus menunggu keputusan FSD (Yettie)
  • Outstanding:
    • Skenario dan simulasi Voucher: timing, grouping, dll
    • Data-data untuk implementasi: COA, Org, Acc Addressing, ...
    • Skenario Clearing pembayaran manual
    • Test Report Outlook (Andhika)
    • Test update modul Deposit, Voucher (v3)
    • Template posting Receipt dengan invoice ke SAP (Darma)
26 Juli 2023
Rapat Pembahasan Masukan Bakal Calon User Tribun
  • Hadir: DAN, YON, RDY, WIK, Yettie, Darma, Andhika, Putri, Gilang, Vincent, Rohimam, Immanuel, Mukhlis.
  • Disepakati: Penambahan report baru "Buku Bantu Bank"
    • Filter: Bank Account, Tanggal Awal, Tanggal Akhir
    • Sort: Tanggal tua di atas (ascending)
    • Kolom: Sama seperti "Bank Statment", ditambah: Workstate (text), Bank Account Info, Beginning Balance
    Sudah langsung diselesaikan (26 Jul 2023).
  • Disepakati: Update report "Pre Payment Balance" ditambah: Requestor dan PIC. Historynya hanya "Paid", "BS Allocation", dan "Closed" saja yang ditampilkan. Update: Sudah langsung diselesaikan (26 Jul 2023).
  • Disepakati: Penambahan report baru "Deposit Balance". Bentuknya sama seperti Pre Payment Balance atau Down Payment Balance. Note: Sudah diselesaikan dan sudah dilaporkan tanggal 27 Jul 2023 melalui WAG "IT Media n FSD".
  • Disepakati: Sehubungan dengan peraturan pajak terbaru tentang Surat Keterangan Bebas (SKB) yang harus dibuat meskipun nilai nya nol
    • Master Supplier ditambah flag SKB dan nomor SKB, tanggal dibuat, tanggal berakhir (selalu 31 Des). Sudah diselesaikan dan sudah dilaporkan tanggal 27 Jul 2023 melalui WAG "IT Media n FSD".
    • Nilai WHT Out mengikuti informasi di APInvoice.[IncomeTaxAmount]. Jika SKB masih berlaku, APInvoice.[IncomeTaxPercentage] tetap ada nilainya, tapi APInvoice.[IncomeTaxAmount] = 0.0000
  • Disepakati: Sehubungan dengan peraturan pajak terbaru tentang Surat Keterangan Bebas (SKB) yang harus dibuat meskipun nilai nya nol
    • Master Supplier ditambah flag SKB dan nomor SKB, tanggal dibuat, tanggal berakhir (selalu 31 Des)
    • Nilai WHT Out mengikuti informasi di APInvoice.[IncomeTaxAmount]. Jika SKB masih berlaku, APInvoice.[IncomeTaxPercentage] tetap ada nilainya, tapi APInvoice.[IncomeTaxAmount] = 0.0000
  • Outstanding:
    • Skenario dan simulasi Voucher: timing, grouping, dll
    • Tambahan 27 Juli 2023: Test dan verifikasi Report Deposit Balance.
    • Data-data untuk implementasi: COA, Org, Acc Addressing, ...
    • Skenario Clearing pembayaran manual
    • Test Report Outlook (Andhika)
    • Test update modul Deposit, Voucher (v3)
    • Template posting Receipt dengan invoice ke SAP (Darma)
31 Juli 2023
Pertemuan mendadak karena ada permintaan 2 report baru "A/R Mutasi" dan "A/P Mutasi"
  • Hadir: DAN, RDY, Yettie, Darma, Andhika, Putri, Gilang, Vincent
  • Disepakati: Penambahan report baru "A/R Mutasi"
  • Disepakati: Penambahan report baru "A/P Mutasi"
  • Outstanding:
    • Skenario dan simulasi Voucher: timing, grouping, dll
    • Tambahan 27 Juli 2023: Test dan verifikasi Report Deposit Balance.
    • Tambahan 27 Juli 2023: Test dan verifikasi Report Buku Bantu Bank.
    • Data-data untuk implementasi: COA, Org, Acc Addressing, ...
    • Skenario Clearing pembayaran manual
    • Test Report Outlook (Andhika)
    • Test update modul Deposit, Voucher (v3)
    • Template posting Receipt dengan invoice ke SAP (Darma)
5 Sep 2023
Rapat rutin ERP IT Media - FSD (10.00 - )
  • Hadir: DAN, RDY, YON, WIK, ROH, Yettie, Darma, Andhika, Putri, Gilang, Vincent
  • Disampaikan (Darma): Masukan-masukan dari training user Tribun 28, 29, 30 Agustus 2023:
    • Ada kasus orang salah transfer, untuk pengembalian sudah bisa menggunakan deposit, user ingin lebih pendek --> ditampung
    • Belum ada transaction type "Bank Expense" untuk alokasi --> langsung ditambahkan
    • Memo type sekarang dikunci, berarti penambahan data harus oleh IT (Rudyanto)
    • Melaporkan bug: laporan VAT In (Pajak) jika "paid to" bertipe organization tidak muncul di eFactur
    • Minta bisa di export ke excel: VAT-In dan VAT-Out (langsung dikerjakan)
    • Biaya Bunga Pinjaman, dialokasi menjadi "Biaya Bunga Pinjaman", langsung di buat jurnal memo tanpa voucher. --> langsung dibuat.
  • Diskusi: Upload invoice ke SAP
    • Saat ini SIS masih digunakan untuk mencatat buku dan merchandise, terutama untuk update stock. Admin memelihara excel untuk mencegah double posting ke SAP dengan yang diinput ke FastKom --> terkonfirmasi
  • Outstanding:
    • Tambahan 27 Juli 2023: Test dan verifikasi Report Buku Bantu Bank.
    • Data-data untuk implementasi: Org, COA Addressing, ...
13 Sep 2023
Fina Project Dihentikan
  • Diskusi via WA Chat (21:30)
  • Disampaikan (RAM): Proyek pengembangan Fina dihentikan, selanjutnya peran Fina akan diambil alih oleh Odoo
    • Pengembangan sistem dihentikan
    • Implementasi di Tribun dihentikan
    • Lanjutan implementasi di Harian Kompas dihentikan, yang sudah masuk Fina menunggu kesiapan Odoo
    • Developer yang selama ini membantu pengembangan di ES KG Media akan di layoff. Sebagian akan diambil oleh CITIS
  • Aftermath:
    • 18 Sept 2023, assesment pada 14 orang programmer yang membantu ES KG Media (termasuk 3 programmer FINA dan 1 tester FINA) oleh CITIS dimulai.
    • 25 Sept 2023, dari 14 orang yang di asses, 3 bergabung ke CITIS (termasuk 2 programmer FINA), 11 lainnya di-layoff (termasuk 1 programmer FINA dan 1 tester FINA).
    • Per 1 Nov 2023, DAN, YON, RDY, WIK bergabung ke TPD (Teknology, Product, Data) harian Kompas.
    • Proses selanjutnya menunggu CITIS untuk implementasi KG ERP (Odoo) di KG Media.
— WE WERE HERE —
Sutekno Dev.Team